Вам необходимо

Внедрение обмена документами в электронном виде клиентом целиком и полностью ваша работа, и ваша ответственность. Ваша, а не клиента. Если клиент не использует ЭДО, значит это вы не доработали, а не клиент чего-то там недопонял или ленится.

Цель - презентация всех преимуществ программы M.E.Doc.

Шаг 1. ВСТРЕЧА И ПРЕЗЕНТАЦИЯ.

1 слайд.

Цель нашей встречи сегодня — ознакомить вас с одним из основных преимуществ системы M.E.Doc – обмен первичными документами с контрагентами или «Электронный документооборот).

Слайд.

Скажите мне, пожалуйста, с каким количеством контрагентов Вы постоянно ведете документооборот в бумажном виде? (получаем ответ, например 200 контрагентов, сколько документов в день/месяц, кто конкретно занимается рассылкой документов). Важно! Нас интересует именно количество документов, которое предприятие отправляет и получает в день. Количество контрагентов для нас практически ничего не значит – у предприятия их может быть 500, но обмениваются они документами с ними один раз в год! Как, например, с нами. Именно поэтому нас интересует ежедневное количество документов предприятия. Цель этой презентации – показать клиенту, КАК это будет работать! Не абстрактно, а на конкретных примерах! Ответы на все наши вопросы ЗАПИСЫВАЕМ – нам важно все – КТО именно занимается отправкой и получением документов, как организован сам процесс отправки и получения документов. Эта информация нам нужна для того, что бы определить сколько дополнительных станций будет необходимо установить на предприятии, сколько ключей ЭЦП нужно выдать дополнительно для того чтобы отправка и получение документов стала возможной.

Кроме того, очень важно донести до клиента информацию, что бизнес-процесс отправки и документов на предприятии останется прежним! Но зато контроль за этим процессом улучшиться в разы! Ведь теперь главному бухгалтеру будет достаточно просто посмотреть в программе состояние отправки и получения документов на предприятии. Помните, люди всегда очень осторожно относятся к любым новшествам, а наши клиенты принадлежат, возможно, к самой консервативной профессии – бухгалтерам! Поэтому действовать надо осторожно неоднократно подчеркивая, что все это максимально безопасно, законно и, главное, происходит параллельно с привычным ведением первичной документации в бумажном виде!

Мы с Вами можем конкретно посчитать затраты, например, на бумагу, конверты, марки, которые Вы тратите на обмен документами с контрагентами в бумажном виде… Но есть затраты, которые очень трудно оценить в денежном эквиваленте.

Я говорю о Вашем времени, которое Вы тратите на сверку и «выбивание» документов от Ваших контрагентов, и отсутствие уверенности в том, что документы от них придут правильные и вовремя! А еще добавим то огромное количество документов, которые необходимо Вам сформировать, проверить, зарегистрировать и отправить контрагентам.

Этот круговорот не заканчивается никогда. О какой своевременной подаче отчетности можно говорить? Постоянные проверки, отправки, корректировки...

Мы предлагаем Вам автоматизировать и систематизировать Вашу работу!

Мы не предлагаем Вам выбросить бумагу!

Слайд

Давайте разберемся, о каких процессах идет речь.

Процесс первый:

Вам необходимо

· Создать документ

· Проверить его

· Подписать

· Вовремя отправить

· Получить от контрагента подтверждение о правильности

· Хранить его

Процесс второй, и самый «тяжелый», поскольку в нем от Вас зависит очень мало:

· Собрать правильно оформленные документы от контрагентов

· Если речь идет о налоговой накладной, то убедиться в том, что она зарегистрирована

· Собрать ВЕСЬ комплект по операции

· Получить этот комплект СВОЕВРЕМЕННО, т.е. в строго определенные сроки

· Хранить его

Именно эти два процесса мы и будем автоматизировать:

- к себе

- от себя

Слайд

Самое замечательное заключается в том, что Вам для этого не нужно ничего докупать! Обмен первичными документами в электронном виде это новая, дополнительная и совершенно бесплатная возможность программы, в которой Вы уже работаете и ведете электронный документооборот с госорганами.

Теперь, наряду со сдачей отчетности в госорганы, вы можете обмениваться первичной документацией со своими контрагентами, хранить документы в электронном виде и вести электронный архив.

Дата добавления: 2015-08-26