Учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется следующими нормативно-законодательными актами:

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая);

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;

Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10. 2011г. № 373-П);

По­ложение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749.

К подотчетным лицам относятся работники предпри­ятия, получившие денежные суммы (аванс) или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, а также работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами - продавцы, заведую­щие столовыми, буфетчики и т.п. На предприятии дол­жен быть утвержденный список подотчетных лиц.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кас­совым ордером или платежным поручением на пере­числение денег за пределы организации. При этом сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

Расходование подотчетных сумм может осуществляться на хозяйственные расходы (ОС и МПЗ, канцелярские расходы, почтовые расходы, проездные документы и т.д.), представительские и командировочные расходы.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Для подтверждения командировочных расходов пред­ставляются командировочное удостоверение, проездные билеты, квитанции гостиниц, письменный отчет о ко­мандировке. Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 ТК РФ. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расче­та по ранее выданному авансу.

В бухгалтерии авансовые отчеты про­веряют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием
для списания израсходованных сумм.

Помимо денежных средств, работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

В соответствии с постановлением № 749 направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации - приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Размер суточных при командировках по России, и за рубежом определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ, однако существуют нормативы: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения необходимо уплачивать НДФЛ. В статье 264 НК РФ установлен открытый перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения. Суточные выплачи­ваются за каждый день нахождения в командировке, включая выход­ные дни и время в пути.

После составления, подписания и утверждения авансового отчета, данные о хозяйственных операциях необходимо отразить в регистрах бухгалтерского учета. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Синтетический учет расчетов ведут в журнале-ордере № 7. На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:

1. Дт 71 Кт 50 (51) – выданы под отчет денежные средства сотруднику.

2. Дт 20 (25,26,44) Кт 71 - учтены расходы, произведенные сотрудником в интересах организации.

3. Дт 08 (10,41) Кт 71 - оприходованы внеоборотные активы, МПЗ, товары.

4. Дт 60 (76) Кт 71 - сотрудником погашена задолженность перед контрагентами.

5. Дт 50 Кт 71 – сотрудником возвращены в кассу не использованные подотчетные суммы.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются со счета 71:

1. Дт 94 Кт 71 – не возвращенные своевременно работником подотчетные средства списаны на недостачи.

2. Дт 70 Кт 94 - если не возвращенные в срок подотчетные суммы могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

3. Дт 73 Кт 94 - если не возвращенные в срок подотчетные суммы не могут быть удержаны из зарплаты сотрудника.

Дата добавления: 2015-08-18