То нее самое с письменными рекомендациями. 6 страница

(Руперт Мердок)

...

● Способы решения, используемые на данный момент: составляю список выполнения работ с промежуточными этапами, вручаю ответственному сотруднику или партнеру и прошу проставить сроки выполнения. Если сроки меня не устраивают, задаю вопросы, способствующие нахождению более оптимального решения (экономит очень много времени, так как не надо каждый раз на пальцах объяснять, что надо сделать, если сотрудник или партнер вспомнил любимую отговорку «забыл»). Получились очень интересные результаты: у сотрудников появилась ответственность за выполнение поставленных задач, исчезло с лица выражение бессмысленности жизни, партнер стал больше интересоваться проектами, принимая в них деятельное участие.

(Из частных разговоров с руководителями)

И помните, контроль – это, в конце концов, одна из базовых функций руководителя.

...

Понимание того, что происходит в вашем бизнесе, – весьма прибыльная привычка.

(Джон Риз)

Что же касается формы контроля – устная или письменная – лично я больше склоняюсь ко второй. В этом случае у сотрудника меньше шансов «отвертеться» по принципу: «я говорил…» и свалить все на занятость и забывчивость директора.

...

Что написано пером – не вырубишь топором.

(Народная мудрость)

Конечно, во всем следует соблюдать меру. Я вовсе не призываю вас разводить в компании бумажную бюрократию. Но отчеты по ключевым направлениям деятельности каждого работника должны быть. Проверено многократно.

Два пишу – три в уме?

Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми имеет дело персонал в процессе выполнения своей работы, а именно: клиентская база, база бизнес-партнеров, подрядчиков, фирм и магазинов, в которых производится закупка расходных материалов или заказ услуг и пр.

Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:

* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;

* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;

* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;

* компания переплачивает там, где могла бы сэкономить (например, закупая более дорогие расходники или переплачивая на услугах курьерской доставки, ремонта офисной техники или заправки картриджей);

* при увольнении сотрудника теряется часть или вся информация, с которой он работал, а восстановление ее требует времени и дополнительных хлопот.

Так, в одной компании, занимающейся организацией праздников, ведение баз данных было не обязательным и опиралось на персональное желание сотрудника. Разумеется, большинство информации нигде не фиксировалось и хранилось в головах персонала. Стоит ли удивляться, что реализация каждого проекта проходила в этой фирме под лозунгом «И снова – в бой!» и редко обходилась без косяков и накладок?

...

● Например, зачастую бывало так, что по факту доставки декорации на площадку выяснялось, что она не проходит по габаритам в дверной проем. А ведь если бы ответственный сотрудник потрудился единожды измерить все имеющиеся в пользовании организации декорации и создать соответствующую базу данных, то такой ситуации не могло бы возникнуть в принципе. А так получается, что сами создали проблему – сами же ее героически и решили. И при этом еще потратили деньги фирмы на транспортировку инвентаря туда-сюда, время и нервы других сотрудников (которым наверняка было чем еще заняться).

...

Если знания человека не упорядочены, то чем больше он знает, тем большей будет путаница в его мыслях.

(Герберт Спенсер)

Или, например, выбор места для проведения праздника. Обычно по факту получения заказа сотрудники упомянутой фирмы «все хором» вспоминали и «гуглили» подходящие под концепцию мероприятия заведения. Потом начинали делать обзвон и уточнять различные детали (вместимость банкетного зала, расчет меню на i чел. и пр.). Разумеется, на все эти действия раз за разом уходило порядочно времени.

А ведь снизить временные издержки на сбор необходимой информации в данном случае можно довольно просто. Нужно лишь один раз создать максимально полную базу данных в Excel с удобной классификацией заведений (например, открытые/закрытые площадки, на какое количество человек рассчитаны, общая площадь, какая кухня и т. п.) и включить в должностные обязанности одного сотрудника ее регулярное ведение и обновление (что значительно проще и занимает гораздо меньше времени).

И при получении нового заказа уже не нужно мучительно извлекать из памяти «что-то подходящее», «висеть на телефоне» или «серфить в Интернете». Достаточно лишь открыть заветный файл на компьютере и выставить необходимые фильтры. И – вуаля! – получить выборку из локаций на 100 % подходящих под требования. И, заметьте, со всем этим в силах справиться один человек. За 1 минуту времени. Неплохо, а?

13. Никогда не сдавайся

И последняя тема, которую я хотела бы раскрыть в рамках данной книги, – это правильное внедрение изменений в организации. К сожалению, нередко бывает, что управленцы из-за сопротивления персонала новшествам и их критики бросают давно назревшие в компании нововведения на полпути.

...

Что бы вы ни затевали, вам понадобится воодушевление. Вне зависимости от того, какую жизненную тропу вы выберите, обязательно найдутся люди, которые будут твердить вам, что вы заблуждаетесь. И на вашем пути к успеху обязательно возникнут трудности, под давлением которых возникнет искушение поверить в то, что ваши критики правы. Чтобы не сбиться с пути и не спасовать перед трудностями, вам понадобится примерно та же вера и примерно то же воодушевление, что испытывает солдат, сражающийся под своим флагом. Даже самый спокойный мир нуждается в бравых и бесстрашных мужчинах и женщинах, которые при необходимости смогли бы его защитить.

(Ральф Уолдо Эмерсон)

Для того, чтобы задуманная вами реформа внутри фирмы увенчалась успехом, полезно придерживаться двух ключевых моментов.

Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в компании изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону».

Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений).

Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.

Часто бывает, что после того, как ТОП-менеджмент компании разработал новую стратегию развития организации, назначил сроки и критерии успешности ее внедрения, он директивно «спускает» серию распоряжений персоналу фирмы и надеется, что «теперь они [сотрудники] заработают по-новому». Спешу вас огорчить: не заработают. Потому что вашим людям проще работать «по накатанной», «как привыкли», и они вовсе не испытывают потребности выходить из зоны комфорта и что-либо менять (помните, что мотивация собственника сильно отличается от мотивации наемного работника?). Отсюда и принципиальная позиция «а-баба-яга-против».

...

Долго ли ждать перемен к лучшему? – Если ждать – то долго!

(Автор неизвестен)

Именно поэтому важно провести общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично – это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.

Во время такого митинга расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.

По сути, вам нужно «продать» новую стратегию развития фирмы вашим работникам, чтобы она была лояльно ими воспринята и «прижилась» в максимально короткие сроки. Стратегия такой презентации очень похожа на ту, которую я описала в своей статье «Как убедить клиента сделать заказ?» (ее можно прочитать в моем блоге http://consult-plus.biz). При этом старайтесь говорить о том, что важно и ценно именно для ваших сотрудников, а не «физическому коню в вакууме». Скорее всего, ваш персонал больше вдохновит аргумент: «Теперь у вас появится возможность сделать карьеру в нашей компании», – нежели: «Благодаря этим нововведениям фирма существенно сэкономит на зарплатном фонде».

...

Лично я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Вот почему, когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба.

(Дейл Карнеги)

Если изменения, которые вы планируете, достаточно масштабны, хорошим решением будет установить «переходный период» для перестройки персонала на «новые рельсы». В зависимости от глобальности изменений вы можете определить срок от 2 недель до месяца.

В этот «переходный период» персонал уже должен будет действовать по-новому, в соответствии с вновь установленными правилами (соответственно, и спрос с него будет уже по новым меркам), но при этом меры наказания за допускаемые ошибки будут минимальны или же вообще отсутствовать.

Очень важно, чтобы наряду с этим вы позаботились об обучении сотрудников новым стандартам работы, чтобы ваши люди не были предоставлены сами себе, а своевременно получали подсказки и ответы на возникающие у них вопросы (это могут быть как аудиторные тренинги, так и ежедневные 10-минутные планерки перед началом рабочего дня).

При этом разъясните персоналу, что если у него в установленный срок не возникает вопросов и уточнений касательно нововведений, то по умолчанию считается, что сотрудникам все понятно. Поэтому по окончании «переходного периода» отмазки касательно ненадлежащего выполнения работы типа: «Я не понял, как это правильно делать», – не принимаются и засчитываются как ошибки и нарушения (со всеми вытекающими последствиями).

Следующий важный шаг – это убедиться, что каждый сотрудник в достаточной мере ознакомился с новыми «правилами игры». Распечатайте новые стандарты (или, на крайний случай, протокол собрания) и выдайте каждому присутствующему под подпись, а также назначьте срок, в который работники должны досконально изучить предоставленные документы.

Продумайте меры взыскания за недобросовестное отношение к поставленной задаче: от выговора с занесением в личное дело до штрафа. Обязательно проконтролируйте выполнение вашего распоряжения, иначе подчиненные быстро «просекут», что ваши наказы выполнять не обязательно и им за это ничего не будет. Соответственно, и работать они будут «по старинке», а ваши попытки провести в компании изменения канут в лету.

Так, вы можете к назначенной дате организовать тестирование персонала на знание новых стандартов работы и тем сотрудникам, которые не выполнили или плохо справились с задачей, установить «исправительный срок» в 1–2 дня. После этого проведите повторное тестирование и к тем, кто и в этот раз проигнорировал ваше распоряжение, примените соответствующие меры наказания, невзирая на былые заслуги «провинившихся».

Не поддавайтесь искушению ограничиться уговорами и/или просто «пожурить». Практика показывает, что убеждения «на словах» не помогают, и каждый раз люди будут надеяться, что «авось пронесет».

...

● Барин приезжает в свое имение. На следующий день идет с управляющим и осматривает свои владения. Идут тропой, которая неожиданно упирается в ручей.

– Слушай, Прохор, – говорит барин управляющему, – к следующему моему приезду в имение сделай так, чтобы мы могли этот ручей посуху перейти – ну, какой-нибудь мостик сделай, на худой конец, доску обыкновенную брось, чтобы не портить такой приятной прогулки.

Уехал барин. Через год опять приезжает, опять делают с управляющим обход, подходят к ручью, а там ничего нет. Барин вздыхает и молча бьет со всей дури управляющего в ухо. Тот падает, барин молча уходит.

На следующий день барин пошел на охоту, подходит к ручью в болотных сапогах – а там мост расписной. Подзывает управляющего:

– Послушай, Прохор, как так? Год не могли даже доску кинуть, а тут за ночь целый мост отстроили?

– Так, ить, раньше не было твердого указания, барин…

Доносите серьезность ваших намерений, наказывая рублем. Это могут быть разовые штрафы, понижение сотрудника в категории, уменьшение премиальной части оклада за «сумму» нарушений в течение месяца и пр. Или же и вовсе прощаясь с нелояльными сотрудниками. Часто 1–2 показательных увольнений бывает достаточно, чтобы у остальных вдруг все стало получаться и претензии испарились сами собой. Кроме того, в большинстве случаев научить нового человека «с нуля» гораздо легче, чем переучивать.

Если же оставить в фирме «непокорных» работников, то это, во-первых, будет «дурной пример» для остальных, а во-вторых, эти «троянцы» изнутри могут так разложить коллектив, что потом вы будете вынуждены заменить полностью весь персонал.

...

● У меня есть команда менеджеров. Среди них есть человек, который хочет подмять под себя коллектив, но делает это не в открытую, а так, потихоньку… Когда у нее плохое настроение, она портит его другим менеджерам. Когда я присутствую в эти моменты, она замолкает и ничего не говорит, а любит за спиной говорить, втихую ходить жаловаться. Из-за этого менеджера убрали предыдущего начальника отдела продаж и трех менеджеров. Работает она здесь давно, около 4 лет. Соответственно, пока у нее сильный козырь в том, что она долго работает. Я делал анализ ее работы – все клиенты уволенных менеджеров были переданы ей, она справляется со своей работой, делает ее профессионально, но в личном плане разлагает коллектив, из-за нее беспорядок, постоянно приходится напрягаться по этому поводу и выпытывать некоторые рабочие моменты.

(Из частных разговоров с руководителями)

Запомните: раковую опухоль нужно удалять своевременно. Не бойтесь оказаться «плохим». Нет, я, конечно, не призываю вас становиться тираном. Я всего лишь ратую за одинаково справедливую требовательность к каждому сотруднику компании.

...

Можно любить тех, кому приказываешь, но нельзя говорить им об этом.

(Антуан де Сент-Экзюпери)

В конце концов, у вас здесь не клуб по интересам. Вы платите людям за то, что они работают по установленным вами правилам. Причем эти правила могут меняться в одностороннем порядке. И если вы позволите сотрудникам «продавить» вас и изменить правила «под себя» так, как удобно им, вы можете в итоге получить совсем не тот результат, который ожидали увидеть, когда затевали все эти перемены.

Это только кажется, что «ладно, вот тут чуть-чуть уступим», «здесь снизим требования», «а это, может, и вовсе не обязательно». На самом же деле только безукоризненное следование правилам – залог стабильного получения результата.

...

● Хочешь испечь вкусный торт – следуй правилам (рецепту): яйца нужно взбивать отдельно, муки класть ровно 200 г, выпекать ровно 6о минут и только при температуре 200 градусов.

Хочешь доехать из пункта А в пункт В – следуй правилам дорожного движения: держись правой полосы дороги, останавливайся на красный свет светофора, не обгоняй по сплошной.

Хочешь похудеть – следуй правилам здорового образа жизни: потребляй меньше калорий, чем расходуешь, занимайся спортом, ешь больше овощей и фруктов и меньше жирного и сладкого и т. д.

Представьте, какой начался бы бардак, если бы все автомобилисты ездили не так, как положено, а как им вздумается? А что будет, если вместо муки в торт положить соль? Или добавить не 200 г муки, а полкило? Или выпекать не 6о минут, а всего 6? Получите вы тот результат, который ожидаете?

Так и здесь. Если вы твердо решили внедрить изменения в компании, действуйте, несмотря ни на что, строго требуйте от персонала соблюдения всех пунктов, как задумано. И без сожалений прощайтесь с теми, кому оказалось с вами «не по пути». Иначе ваше время и прочие ресурсы, потраченные на разработку новой стратегии, будут использованы впустую, и воз так и останется на прежнем месте. А это значит, что вы по-прежнему будете терять прибыль.

● Поучительная история

...

В одной фирме настали тяжелые времена, когда собственник терпел существенные финансовые потери из-за царящих в компании хаоса, ошибок, несогласованности и непрозрачности действий персонала. Решив положить конец такому положению дел, владелец начал наводить порядки: вводить стандарты работы, внедрять новые модели зарплат и систему штрафов и пр. Среди коллектива, разумеется, начались волнения (что является вполне естественной реакцией), апофеозом чего стали саботаж работников, подготовленный управляющим и одним из менеджеров, а также заявления об увольнении этих двоих.

Самое печальное, что «возмутителей» (управляющего и менеджера) можно было смело отнести к категории «правая рука» собственника, которым всегда щедро платили, несмотря на убыточность бизнеса, и вообще одаривали всяческими почестями. И именно тогда, когда владелец больше всего нуждался в поддержке этих людей, они предпочли «бежать с корабля» при первой же попытке стабилизировать ситуацию.

При этом «намылившие лыжи» работники знали, что являются в какой-то мере незаменимыми для фирмы. Они трудились в компании с момента ее основания, знали много тонкостей и нюансов, которые не были зафиксированы на бумаге, и их увольнение, а также поиск и обучение новичков, неизменно привели бы к простоям, ошибкам и серьезным накладкам в работе организации, что посеяло бы еще больший хаос и принесло бы дополнительные финансовые потери.

Впрочем, всерьез никто и не собирался увольняться, это была чистой воды бутафория. Шантаж. Попытка «припугнуть» собственника и заставить его оставить все как есть, без изменений, а значит, вынудить владельца и дальше терять прибыль. Собственно, своего они добились – дальнейшее внедрение изменений в компании после этого случая было приостановлено, а «бунтари» никуда не ушли и остались дальше работать.

Стоит ли говорить, что, помимо поддержания убыточности бизнеса, сложившаяся ситуация еще и подорвала авторитет руководителя, продемонстрировала его слабую позицию, зависимость от конкретных людей, а также послужила примером всему персоналу, что владельцем можно манипулировать и «пугать» увольнениями и впредь.

Примечания

Опросник Томаса Килмана: http://www.test-tomasa.ru/; о методике «Дом, дерево, человек» можно почитать тут: http://branner.kgu.edu. ua/index.php/psy-metodiks/projective/52-dd4

Референция – рекомендация, отзыв о ком-нибудь, чем-нибудь.

Аутсорсинг – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

«Холодные» звонки – это звонки, цель которых – привлечение клиентов из числа тех, с кем вы ранее никогда не контактировали, в отличие от «теплых» звонков, которые совершаются знакомым клиентам.

Оглавление

· Оксана ОсадчукОтжимать – это нормально. Как получать максимум от сотрудников

· От автора

· 1. О «тертых воробьях», «стреляных калачах» и «людях-гейзерах»

· Не сотвори себе кумира

· Кесарю – кесарево

· 2. От каждого – по способности

· Можно ли зайца научить курить?

· 3. Я Вам звоню…

· Фейс-контроль и дресс-код

· Нанимая – выбирай!

· Кто в доме хозяин?

· Главное – чтобы костюмчик сидел

· – Я ходил! – И я ходила! – Я вас ждал! – И я ждала!

· 4. Очная ставка

· Первое впечатление – обманчиво?

· Я Вам пишу…

· Если можешь – докажи!

· Игра в провокации и «подсмотрелки»

· 5. Проверка рекомендаций

· Доверяй, но проверяй?

· Думайте сами, решайте сами: просить или не просить?

· 6. Как одна компания сэкономила на персонале 7,6 тысяч у. е

· Миссия выполнима!

· А что на «выходе»?

· 7. Лебедь, рак и щука

· Делегируй или умри?

· Человеки-оркестры

· Мы делили апельсин…

· 8. О должностных инструкциях и обязанностях

· В чужой монастырь со своим уставом…

· Я знаю кунг-фу!

· 9. Раз дощечка, два дощечка…

· Приложение 1 Фрагмент Рабочего процесса продавца-консультанта магазина сантехники

· Приложение 2 Фрагмент Сценария работы с покупателями продавца-консультанта магазина сантехники

· 10. Есть ли у вас план, мистер Фикс?

· Блок 1: Инструктаж о компании, сотрудниках, клиентах и условиях работы с клиентами

· Блок 2: Ознакомление сотрудника с рабочим процессом

· Блок 3: Ознакомление с планами/нормативами, критериями оценки работы сотрудника

· Блок 4: Ознакомление с системой отчетности сотрудника

· Блок 5: Ознакомление с ассортиментом услуг/товаров, реализуемых компанией

· Блок 6: Обучение техникам продаж/переговоров с клиентами

· 11. Ученье – свет?

· В ожидании «ЧУДА»…

· И снова о некурящих зайцах…

· Ап! И тигры у ног моих сели…

· 12. Контрольная работа

· Я тебе доверяю!

· Два пишу – три в уме?

· 13. Никогда не сдавайся

Дата добавления: 2015-08-17