Базы данных в Excel

Под базой данных понимают совокупность данных об объектах рассматриваемой предметной области, их свойствах и взаимосвязях. Например, базой данных можно считать библиотечные каталоги или же папки со сведениями о сотрудниках, лежащие в отделе кадров любого учреждения. Excel располагает развитыми средствами для работы с простыми базами данных – типа плоских таблиц (примером такой базы данных может служить телефонный справочник). Эти средства могут оказаться весьма полезными при работе с большими массивами структурированной информации. В соответствии с терминологией баз данных столбцы таблицы будем называть полями, а строки – записями. Названия полей должны быть уникальными. Строка с названиями полей должна предшествовать данным, причем оставлять пустую строку между названиями и данными недопустимо. Следует избегать размещения других данных или формул на листе с базой данных – чтобы не уничтожить их при вводе или сортировке данных.

Вводить данные можно и непосредственно в таблицу Excel, однако удобнее воспользоваться командой «Форма» из меню «Данные». В появившемся диалоговом окне, или форме, с помощью соответствующих кнопок можно внести новую запись, отредактировать или удалить уже существующую.

В форме есть также кнопка «Критерии», которая позволяет найти записи, удовлетворяющие простым условиям. После щелчка на кнопке «Критерии» все поля формы станут пустыми, а на месте кнопки «Критерии» появится кнопка «Правка». После ввода условий в те поля, по которым будет проводиться поиск, следует ее нажать. Для перехода между выбранными записями используются кнопки «Назад» и «Далее». В условиях можно использовать операторы сравнения (<, <=, >, >=, =, <>), а также символы подстановки? и *, где? обозначает любой символ, а * – последовательность любых символов.

Если поиск или ввод нужно выполнить по строкам (не по столбцам) таблицы, ее следует транспонировать, т.е. поменять местами столбцы и строки. Для этого нужно скопировать таблицу, а затем воспользоваться командой «Специальная вставка» из меню «Правка», включив соответствующую опцию.

Для ускорения поиска информации существующую базу данных можно преобразовать, расположив данные в нужном Вам порядке (например, в алфавитном порядке, в порядке возрастания или убывания числовых значений и т.д.). Для этого нужно поместить курсор в любую ячейку базы данных и воспользоваться командой «Сортировка» из меню «Данные». Можно отсортировать лишь часть записей – тогда их следует выделить. Чтобы строка, в которой содержатся названия полей, не участвовала в сортировке, следует активизировать опцию «Идентифицировать поля по подписям».

Часто требуется представлять данные, содержащиеся в таблице, различными способами. Для этого служат команды меню «Данные» Þ «Итоги» и «Данные» Þ «Сводная таблица». Выполнение команды «Итоги» приводит к созданию таблицы специальной структуры, подобной вложенному списку, отдельные элементы которой могут быть ради удобства скрыты или вновь показаны. Чтобы изменить представление данных на экране, требуется изменить исходную таблицу. Сводные таблицы являются динамическими, т.е. содержимое сводной таблицы и ее вид на экране могут быть изменены без внесения каких-либо изменений в исходную таблицу.

Дата добавления: 2015-08-20