Система внутреннего контроля над движением денежных средств

Система внутреннего контроля — это политика и процедуры разработанные чтобы:

− защитить активы,

− обеспечить соответствие с финансовой политикой компании,

− обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов.

Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

- отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.

- учет всех операций, произведенных за наличный расчет.

- хранение только необходимого остатка в кассе.

- периодические проверочные подсчеты остатков в кассе

- физический контроль денежных средств.

Виды контроля, применяемые для осуществления внутреннего контроля за движением денежных средств, можно классифицировать по следующим направлениям (рисунок 1):

Рисунок Виды контроля, используемы СВК за движением денежных средств

Цель предварительного контроля заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный), осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий), осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки.

Методы контроля за движением денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

1) ревизия - совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит - экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;

3) тематическая проверка - это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, относящейся к движению денежных средств.

Финансовый анализ представляет собой совокупность показателей отчетности, их структуру, качество управления финансами, деятельность на рынках денежных средств и капитала.

Методические приемы документального и фактического контроля, используемые при проведении внутреннего контроля, представляют собой совокупность различных организационных, экономических, финансовых, фактических и технических способов и процедур.

При грамотном сочетании различных способов и процедур контроля, используемых должностными лицами, осуществляющими функции внутреннего контроля в учреждении по проверке производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения, можно достигнуть максимальной эффективности и реальных результатов от проведения контрольных мероприятий.

При осуществлении внутрихозяйственного контроля могут использоваться различные контрольно-ревизионные процедуры [35]. Контрольные процедуры, применяемые при проведении внутреннего контроля денежных средств на предприятии (в организации) представлены в таблице 1 Приложения 1.Одним из наиболее существенных методов внутреннего контроля денежных средств предприятия является инвентаризация. В соответствии с п. 1 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», прежде чем, составлять годовую бухгалтерскую отчетность, в целях обеспечения ее достоверности организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств [4]. На практике очень часто должностные лица предприятий и организаций формально подходят к этой процедуре, ошибочно считая, что основная цель инвентаризации - выявление остатков. Однако это лишь одна из задач, которые решаются в ходе инвентаризации. С помощью инвентаризации осуществляется контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей, а также выявляются изменения в имущественном состоянии предприятия, которые документально не оформлены и, следовательно, не отражены в учете. Кроме того, процедура проведения инвентаризации в установленных законодательством случаях является обязательной, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Проводить инвентаризацию обязывают не только правила бухгалтерского учета, но и требования налогового законодательства [29]. При проведении инвентаризации и оформлении результатов инвентаризации должностные лица учреждения обязаны соблюдать требования Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые были утверждены приказом Минфина России от 13.06. 1995 № 49 [14]. Основными целями инвентаризации денежных средств являются:

· выявление фактического наличия денежных средств;

· сопоставление фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учета.

· проверка полноты отражения в учете.

Инвентаризация - один из фундаментальных приемов последующего фактического контроля, который необходимо четко определить во временных рамках и периодичности проведения, закрепить в локальных документах учреждения.

Таблица 1 Сроки проведения инвентаризаций денежных средств

Объекты инвентаризации	Рекомендуемые сроки проведения инвентаризации
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности	Не менее одного раза в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам)	По мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на 1-е число каждого месяца
Расчеты по платежам в бюджет и во внебюджетные фонды	Не менее одного раза в квартал

Инвентаризация - обязательный, но не дешевый методологический прием последующего контроля. Поэтому проводить ее надо именно тогда, когда в этом возникает необходимость, не раньше, но и не позже [25].

Руководитель предприятия (организации) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учете ее результатов.

Для повышения действенности инвентаризации руководитель предприятия (организации) должен практиковать контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге. В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля, таких, как осмотр, обследование и др., а также при помощи методологических приемов документального контроля, таких, как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др. [35].

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации и порядок их заполнения [15].

Документооборот инвентаризации начинается с издания приказа руководителя о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указываются состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дата начала и окончания инвентаризации. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску денежных средств и бланков строгой отчетности прекращаются. Денежные средства, которые поступили в ходе проведения инвентаризации, приходуются после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации в соответствии с законодательством подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий и отражению в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

В ходе проверки составляются инвентаризационные описи ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16), акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15). При этом в описи указывается все денежные средства, в том числе выявленные излишки.

Инвентаризационные описи являются первичными документами, поэтому они должны быть подписаны всеми членами комиссии, а также материально ответственными лицами.

Итоговые данные по всем видам денежных средств заносятся в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26). Однако этот документ не является основанием для внесения в учет соответствующих изменений, ведь окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель [14, п. 5.4]. Поэтому бухгалтер вправе внести соответствующие изменения в бухгалтерский учет только после того, как будет издан приказ руководителя по результатам инвентаризации.

Ревизия кассы может производиться внезапно, а также в обязательном порядке при смене кассира. И в том, и в другом случаях остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При осуществлении наличных расчетов с применением ККТ проверку следует начать с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

В случае если в ходе ревизии будет выявлена выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя, сумма выданных средств считается недостачей и взыскивается с кассира [15, п. 27]. В обратной ситуации, если будет выявлена денежная наличность, не подтвержденная приходными ордерами, то эта сумма рассматривается как излишки кассы с последующим зачислением в доход предприятия. Суммы выявленной недостачи (излишка) и причины их возникновения указываются в акте. При этом предприятие вправе воспользоваться формой акта, рекомендованной ЦБ РФ [15, Приложение № 4] или Госкомстатом (форма № ИНВ-15).

Кроме денежных средств комиссия проверяет наличие денежных документов - ценных бумаг, путевок, авиабилетов, марок - по их видам, местам хранения и ответственным лицам. Для отражения результатов такой проверки предусмотрена опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности (форма № ИНВ-16) [39].

Вопросы для самоконтроля

1. Определение текущих активов и их классификация

2. Документальное оформление кассовых операций

3. Синтетический учет операций в кассе

4. Аналитический учет операций в кассе

5. Документальное оформление операций на текущих банковских счетах

6. Формы безналичных расчетов и их характеристика

7. Синтетический учет операций на текущих банковских счетах

8. Аналитический учет операций на текущих банковских счетах

9. Деньги в аккредитивах

10.Деньги в чековых книжках

11.Каким документом нужно руководствоваться при ведении кассовых операций?

12.Несет ли кассир индивидуальную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей и как она оформляется?

13.Какие документы используются для оформления кассовых операций?

14.Должна ли стоять подпись распорядителя средств (кредитов) при выдаче наличных денег и на каких документах?

15.Можно ли вносить изменения в приходные и расходные кассовые ордера?

16.Как оформляется выдача из кассы денег лицу, не работающему на вашем предприятии?

17.Где регистрируются приходные и расходные кассовые ордера?

18.С какими предприятиями и организациями возникают расчетные отношения и по какому поводу?

19. Какие требования предъявляются к оформлению кассовой книги?

20. Сколько экземпляров записи должно быть сделано в кассовой книге?

21. Какова периодичность составления кассового отчета?

Задачи

Дата добавления: 2015-08-02