Учет кассовой наличности

Свободные денежные средства, в том числе в иностранной валюте, организация, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, обязана хранить в учреждениях банков.

Неличные денежные средства в пределах согласованного с обслуживающим банком лимита организация хранит в своей кассе. Эта часть рабочего капитала предназначена на текущие повседневные расходы предприятия.

В странах с открытой экономикой организации кроме того могут иметь в кассе наличные денежные средства в виде так называемого «компенсационного остатка», которые нельзя свободно использовать. Это минимальная сумма по требованию банка в целях обеспечения договора о предоставлении кредита. Лимит остатка кассовой наличности устанавливается для следующих организаций:

- имеющих постоянную денежную выручку (предприятия торговли, бытового обслуживания и др.). Эта выручка сдается в банк в конце каждого рабочего дня с оставлением необходимых денежных средств для нормальной работы в начале следующего рабочего дня (на командировки, выдачу зарплаты, закупку тары у населения и т.п.). В отдаленных местностях, по согласованию с обслуживающими банками, одни организации могут передавать денежные средства из выручки другим на их неотложные нужды;

- обязанных сдавать такую выручку на следующий рабочий день. Размер лимита устанавливается в пределах среднедневной выручки;

- не обязанных сдавать выручку в банк ежедневно, что зависит в первую очередь от суммы выручки. Это положение распространяется на отдельные предприятия общественного питания, заготовительной деятельности и т.п.;

- не имеющих постоянной денежной выручки. Лимит остатка кассовой наличности в таких случаях определяется в пределах среднедневного расхода наличных денежных средств. В данный расход не подлежит включению расходы на выплату зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий. В организациях потребительской кооперации и в других структурах заготовительной деятельности за пределами сумм утвержденного лимита остаются также средства авансового кредита для расчетов со сдатчиками сельскохозяйственной продукции. Во всех других случаях превышение установленного лимита допускается только в дни выплаты зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности и стипендий и на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок установлен в пять дней.

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить с Порядком ведения кассовых операций. На крупных предприятиях, где допускается выплата зарплаты в структурных подразделениях, функции кассира могут выполняться другими лицами – общественными кассирами. Эти полномочия оформляются приказом руководителя предприятия с распространением на них такой же полной индивидуальной материальной ответственности. Общественные кассиры получают под расписку наличные денежные средства у главного кассира в соответствии с существующей потребностью с последующем предоставлением ему отчета об израсходованных суммах.

Все кассовые операции оформляются на бланках типовых межотраслевых форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ, МФ РФ и МЭ РФ. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Поступление денежных средств имеет место в результате оприходования выручки за реализованную продукцию, в виде платы за коммунальные услуги, перевода суммы с расчетного счета предприятия и пр.

Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств, из каких бы источников они не поступали, оформляются в организации, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, приходным кассовым ордером (ф.№ КО-1),состоящего из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему. Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «В том числе» – сумма НДС цифрами. Если операция не предусматривает обложение какого-либо наименования продукции (работ, услуг) данным налогом, то по указанной выше строке делается запись «без налога (НДС)». По строке «Приложение» указываются прилагаемые первичные и иные документы с указанием номеров и дат их составления.

Вторая часть приходного кассового ордера–квитанции является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, имеющим на это право второй подписи, заверена печатью (штампом) кассира или оттиска кассового аппарата и зарегистрирована в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3). После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «Оплачено» прилагается к документу, явившемуся основанием для хозяйственной операции по оприходованию денежных средств.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением должно осуществляться с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Не требуется применение контрольно-кассовых машин в расчетах с населением для определенных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физ лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юр. лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказание услуг) в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения. К таким видам деятельности отнесены:

- мелкорозничная торговля с ручных тележек, из цистерн;

- торговля сельскохозяйственной продукцией на колхозных, муниципальных и других приравненных к ним рынках;

- продажа газет, журналов и пр.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели:

- на выплату зарплаты;

- под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

- на командировочные расходы;

- в связи с оказанием материальной помощи работникам;

- в порядке возмещения расходов отдельным работникам, произведенных ими на производственные цели предприятия (по решению руководителя);

- на выплату пособий по временной нетрудоспособности;

- на выдачу ссуды;

- на другие цели.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) с учетом тех же требований, которые предъявляются к выписке приходного кассового ордера. Кроме того, расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем предприятия. Если на прилагаемых к указанным ордерам документах есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.

Наиболее значительны суммы выплат наличных денег из кассы по зарплате. Основным документом на выплату зарплаты является платежная (расчетно-платежная) ведомость.

На первом (титульном) листе ее делается разрешительная надпись на выплату денежных средств за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, на это уполномоченных.

В платежной (расчетно-платежной) ведомости каждый работник расписывается против своей фамилии. Если заработная плата осуществляется другому работнику, он должен предъявить кассиру доверенность, оформленную надлежащим образом. В таком случае в графе 5 «Расписка в получении» платежной ведомости или в графе 44 того же содержания расчетно-платежной ведомости работник должен записать: «по доверенности» с указанием даты и своей подписи. Доверенность кассир прилагает к ведомости в качестве оправдательного документа.

Операция по выплате зарплаты должна быть закончена в трехдневный срок, включая день получения денег в банке. Против невыплаченных сумм ставится штамп «Депонировано». Эта запись может быть сделана и от руки. На указанные суммы составляется реестр депонированных сумм.

В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости кассир указывает итог на сумму фактически выплаченных и подлежащих депонированию денежных средств. В кассовую книгу записывается фактически выплаченная сумма. Отдельный расходный кассовый ордер по операции выплаты денежных средств на зарплату не составляется.

Фактически выплаченная сумма подтверждается кассиром путем проставления на ведомости штампа: «Расходный кассовый ордер № ___». Эта же сумма указывается в кассовой книге. Депонированные суммы по расходному кассовому ордеру сдаются в банк.

Выдача наличных денег из кассы может производиться и по другим надлежащим оформлению документам: счетам, заявлениям на выплату денег и т.п. В таких случаях документы, явившиеся основанием для выдачи денег, должны быть погашены путем наложения на них штампа «Оплачено» или «Погашено» с указанием реквизитов расходного кассового ордера на общую сумму платежа по каждому документу. Такая процедура необходима с целью исключения повторного использования платежных документов.

Разовые выплаты денег из кассы отдельным лицам, как правило, осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Расчет между юридическими лицами может осуществляться наличными денежными средствами по каждому отдельному платежу в размере не свыше 100 000 руб. Вышеуказанное ограничение налично-денежных расчетов распространяется также и на предпринимателей, осуществляющих свою деятельность без образования юридического лица с привлечением наемного труда.

Первичными учетными документами, подтверждающими расход кассовой наличности, является копия товарного чека, счет, отчет подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег, договор (контракт) на отдельные сделки между юридическими лицами.

Свободные денежные средства сверх установленного лимита предприятие обязано сдать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним в договоре на расчетно-кассовое обслуживание. В противном случае кредитные организации не смогут осуществлять надлежащий контроль в сфере денежного обращения, в том числе и в части целевого использования денежных средств.

Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы обслуживающих банков, инкассаторами и в объединенные кассы, находящиеся на предприятиях, для следующей сдачи в банк. Предприятия могут сдавать наличные деньги в отделение связи с последующим переводом на счет в банк на основе заключенных с ними договоров.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам осуществляется только в день их составления. В этот же день кассир отчитывается перед бухгалтерией о движении кассовой наличности за текущий рабочий день.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3), который ведется в хронологическом порядке.

После записи в Журнале приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги (ф. № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности. Поэтому она должна быть пронумерована и прошнурована. Последняя ее страница заверяется печатью организации с указанием следующей записи: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» и подтверждением ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящей из двух частей, сгибается с вложенным внутрь листа копировальной бумаги и заполняется чернилами или шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложением к ней оправдательными документами по приходу и расходу денежных средств передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Затем осуществляются записи по приходу денежных средств с указанием номера документа, на основании которого делается запись, и от кого получено с указанием корреспондирующего счета, субсчета. Последняя графа заполняется бухгалтером, принимающим отчет кассира. После указания всех сумм по приходу за отчетный день приводятся номера расходных документов со ссылкой, кому выдано, с заполнением графы 5 «Расход, руб. коп.».подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием в том числе на зарплату, выплаты социального характера и стипендии.

В условиях обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы при этом формируются в виде машинограммы «Вкладной лист Кассовой книги». Одновременно печатается машинограмма «Отчет кассира». Оба документа печатаются с одинаковой нумерацией автоматически в порядке возрастания с начала года. Обе машинограммы должны включать все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги, иметь одинаковое содержание и быть составленными к началу следующего рабочего дня. Другими словами, к ним предъявляются те же требования, что и при составлении отчета кассира в условиях ручной подготовки.

В машинограмме «Вкладной лист Кассовой книги» последним за каждый месяц автоматически печатается общее количество листов за отчетный месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов Кассовой книги за год.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги должен обеспечить главный бухгалтер организации.

Учет наличия и движения кассовой наличности в бухгалтерии ведется на счете 50 «Касса», к которому в соответствии с отраслевой спецификой (транспорт, связь и т.п.) могут быть открыты субсчета: «Касса предприятия (организации)», «Денежные документы» и «Операционная касса». На субсчете «Операционная касса» формируется информация о наличии и движении денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов и пр.

Если в организации имеют место операции с наличной иностранной валютой, к счету 50 «Касса» могут быть дополнительно открыты субсчета «Касса в рублях», «Касса в иностранной валюте», «Касса в иностранной валюте за границей».

Приход денежных средств осуществляется в ведомости № 1 по дебету счета 50 «Касса». В журнале-ордере № 1 накапливаются записи по кредиту счета 50 «Касса». В условиях автоматизированного учета учет кассовых операций производится в соответствующих машинограммах.

По дебету счет 50 «Касса» корреспондируется с кредитом следующих счетов:

51 «Расчетный счет» – на сумму поступивших из банка денег;

90 «Продажа» – на сумму выручки от реализации продукции, выполненных работ или оказанных услуг;

71 «Расчет с подотчетными лицами» – на сумму возврата в кассу подотчетным лицом неизрасходованного ранее полученного аванса;

75 «Расчеты с учредителями» – на сумму взноса наличными, внесенного учредителями в счет их вкладов в уставной капитал организации, и пр.

использование наличности отражается в учете по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов:

10 «Материалы» – в оплату приобретенных материалов через кассу (без использования счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»);

97 «Расходы будущих периодов» – в сумме подписки на периодическую печать;

51 «Расчетные счета» – на сумму возврата невыплаченной (депонированной) зарплаты.

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы.

На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке, форма которой приведена в Акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ -15). Комиссия сверяет сальдо по ведомости № 1 с данными Кассовой книги и фактической кассовой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. В случае смены материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один передается прежнему кассиру; второй экземпляр – материально-ответственному лицу, вступившему в должность кассира; третий – в бухгалтерию. Информация о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя организации, который принимает соответствующее решение.

Выявленный излишек кассовой наличности приходуется:

Дебет счета 50 «Касса»;

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Обнаруженная сумма недостачи предъявляется кассиру при установлении его вины:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кредит счета 50 «Касса».

Одновременно:

Дебет счета 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям»; субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если будут установлены обстоятельства, не дающие основания рассматривать выявленную недостачу как материальный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Банк не реже одного раза в год должен проверять состояние кассовой дисциплины клиента. При выявлении нарушений он направляет в налоговый орган представление с приложением копий справок по указанной проверке для принятия мер финансовой и административной ответственности. При несоблюдении кассовой дисциплины руководителем организации на него налагается штраф в сумме 50-кратного размера месячной оплаты труда. Имущественная ответственность:

- штраф в двукратном размере суммы производственного платежа в случае выявления расчетов наличными денежными средствами с другими экономическими субъектами, включая предпринимателей без образования юридического лица, в размерах, превышающих установленный лимит;

- штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности – несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств;

- штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов.

Сверхлимитная кассовая наличность – это средняя величина, рассчитанная с учетом суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.

Дата добавления: 2015-08-02