Построение запросов

Запросы и фильтры

Выше было рассмотрено, какие действия можно выполнять с таблицами Access, открытыми в режиме таблицы. Таких действий, на первый взгляд, достаточно, чтобы решить почти все задачи, которые требуются при обработке данных. Однако таблицы — это только один из семи основных объектов Access. И теперь мы познакомимся со следующим объектом — запросом. Запрос в какой-то степени аналогичен фильтру, так как одна из основных функций запроса найти и отобрать нужные данные в базе данных. Однако они позволяют выполнять и много других действий.

Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных одной или нескольких таблиц. Например, можно использовать запрос для отображения данных одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними операции. В Microsoft Office Access 2003 существует несколько видов запросов:

- запросы к серверу, позволяющие осуществлять выборку данных с сервера;

- запросы автоподстановки, позволяющие автоматически заполнять поля новой записи;

- запросы выборки, осуществляющие выборку данных из таблиц;

- запросы изменения, позволяющие модифицировать данные в таблицах (в том, числе удалять, обновлять и добавлять записи);

- запросы создания таблицы, позволяющие создать новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц:

- перекрестные запросы — аналог сводных таблиц Excel, позволяющие анализировать данные, содержащиеся в таблицах.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных, основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в том и другом случае производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса.

Рисунок 20 Запрос на выборку

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем:

- фильтры не позволяют отбирать данные одновременно из нескольких связанных таблиц - запрос главным образом для этого и используется;

- фильтры отображают все поля таблицы, из которой извлекаются данные в запросе можно указать, какие поля вы хотели бы видеть на экране в конечном результате;

- фильтры не являются отдельным объектом в окне базы данных, поэтому если мы хотим сохранить фильтр (то есть сохранить те условия, которые мы указывали в фильтре), он сохраняется в виде запроса;

- фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и проводить другие вычисления над группами записей;

- фильтры могут применяться к таблице, результатам запроса, к форме, но не могут быть источником записей для формы или отчета - запросы часто используются как источник записей форм и отчетов.

Уяснив, чем отличается новый объект от уже известных нам фильтров, приступим к его изучению.

Создание простого запроса с помощью мастера

Как всегда, проще всего познакомиться с объектом, создав его с помощью мастера. Первый запрос, который просто напрашивается, должен объединить таблицы Тип читателей и Читатели.

Использование конструктора для создания запроса

Второй способ создания запросов заключается в самостоятельном создании запроса в режиме конструктора. Этот способ позволяет создать более сложные запросы, но требует большей квалификации пользователя.

Дата добавления: 2015-07-20