Студопедия
Случайная страница | ТОМ-1 | ТОМ-2 | ТОМ-3
АрхитектураБиологияГеографияДругоеИностранные языки
ИнформатикаИсторияКультураЛитератураМатематика
МедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогика
ПолитикаПравоПрограммированиеПсихологияРелигия
СоциологияСпортСтроительствоФизикаФилософия
ФинансыХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника

Руководство пользователя

Аналитическая часть | Анализ экономико-финансовых показателей предприятия. Общие сведения о задачах | Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач. | Информационная модель и ее описание | Структура входной информации | Характеристика входной информации | Справочник затрат | Затраты | Характеристика выходной информации | Внутримашинная реализация комплекса задач. Формализация расчетов |


Читайте также:
  1. II. Руководство проведением
  2. III. Руководство и лидерство, стили руководства
  3. VII. Организация и руководство практикой
  4. В каких способах исполнительная власть района может руководствовать работой ГО?
  5. В условиях неопределенности менеджер при принятии решений может руководствоваться критерием Лапласа, который
  6. Ваши эмоции должны быть под руководством вашего духа
  7. Виды дидактических игр. Руководство ими в разных возрастных группах детского сада.

 

Введение

Данный документ предназначен для специалистов, ответственных за планирование и анализ финансовой устойчивости предприятия, т.е. применяется в планово-экономическом отделе. Целью внедрения программного комплекса является автоматизация работы по учету, контролю и анализа процесса актирования на предприятии.

Данная база данных реализована в СУБД MS Access, поэтому сложность работы с ней сводится к минимуму.

 

Назначение и условия применения программы

Автоматизируемые функции

Внедрение данного комплекса программных средств, предполагает автоматизацию функции ведения затратных и доходных актов с указанием итоговой прибыли по доходным актам и итоговых затрат по затратным актам и счетам.

Требования к аппаратному и программному обеспечению

Для того чтобы работа программы происходила без сбоев и ошибок необходимы следующие требования:

§ IBM-совместимый компьютер;

§ Операционная система Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7;

§ Установленный пакет MS Office 2000/XP, с компонентом MS Access, либо отдельно установленным MS Access 2000 и выше;

§ Манипуляторы;

§ Свободное дисковое пространство.

 

Уровень подготовки пользователя

Для работы с базой данных специальных знаний не требуется. Необходим начальный уровень знаний по владению компьютером, а также навык использования системы MS Windows 9x/Me/2000/XP/Vista/Windows 7.

 

Структура программы

Работа программы происходит поэтапно: заполнение базы данных и. затем формирование обращений и запросов, с целью получения отчётных форм-документов.

Логическая модель структуры базы данных и таблиц:

Рис. 2.14. Схема данных

 

Подготовка к работе

Данное приложение имеет имя «Arm экономиста по планированию.mdb». Приложение хранится на сервере в электронных папках планово-экономического отдела, и имеет следующий путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО. Экспортируемые из «Arm экономиста по планированию.mdb» таблицы и запрос имеют имена:

§ Информация, экспортируемая для программного комплекса SAP R/3 имеет имя «to.dbf», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО;

§ Информация, содержащая информацию о доходных и затратных актах, экспортируется в файл MS Excel, имеет имя «Реестр актов.xls», хранится на сервере и имеет путь доступа: W://Взаимодействие/ПЭО.

 

Описание операций

Автоматизация работы с процессом актирования позволит избежать ошибок, возникающих при заполнении вручную. Это снизит затраты на обнаружение и исправление ошибок. Кроме того, система позволит правильно и вовремя формировать выходные документы, необходимые для отчетности.

На информацию возлагаются следующие требования: достоверность, полнота, своевременность, точность.

Данные корректируются: при обнаружении ошибок; по мере поступления новой информации.

Открытие готовой базы данных производится двойным щелчком мыши на нужном файле. После открытия окна программа готова к работе.

Таблицы, формы, запросы, отчёты открываются с помощью пункта меню (рис. 2.15-2.18).

Рис. 2.15. Пункт меню «Таблицы»

 

Рис. 2.16. Пункт меню «Запросы»

 

Рис. 2.17. Пункт меню «Формы»

 

Рис. 2.18. Пункт меню «Отчеты»

 

1) Подменю «Таблицы» содержит:

§ Основную таблицу «Доходы»

Рис. 2.19. Таблица «Доходы»

 

§ Основную таблицу «Затраты»

Рис. 2.20. Таблица «Затраты»

§ Справочник «Справочник затрат»

Рис. 2.21. Таблица «Справочник затрат»

 

§ Справочник «Справочник работ»

Рис. 2.22. Таблица «Справочник работ»

 

§ Справочник «Реестр договоров»

Рис. 2.23. Таблица «Реестр договоров»

 

§ Справочник «Справочник контрагентов»

Рис. 2.24. Таблица «Справочник контрагентов»

 

§ Справочник «Справочник служб»

Рис. 2.25. Таблица «Справочник служб»

Справочники - пункт предназначен для просмотра и редактирования справочников. При выборе любого справочника из подменю «Таблицы», открывается окно, представленное на рисунках.

 

2) Подменю «Формы» содержит:

§ Форма «Реестр доходных актов»

Рис. 2.26. Форма «Реестр доходных актов»

 

§ Форма «Реестр затратных актов»

Рис. 2.27. Форма «Реестр затратных актов»

 

§ Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.»

 

Рис. 2.28. Форма «Реестр проведенных работ за 2011 г.»

 

 

§ Форма «Отклонение факта от плана за квартал»

Рис. 2.29. Условие отбора записей

 

Рис. 2.30. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011г.»

 

Информация представленная в данной форме свидетельствует о выполнении работ в соответствии с утвержденным наряд-заказом, либо об отклонении от плана. В представленной форме выводится анализ отклонения:

 

Рис. 2.31. Форма «Отклонение факта от плана за квартал 2011г.»

 

§ Форма «Выполнение плана службой за месяц»

Рис. 2.32. Форма «Выполнение плана службой за месяц»

 

§ Форма «План-фактный анализ службы по видам работ»

Рис. 2.33. Форма «План-фактный анализ службы по видам работ»

 

§ Форма «Главная форма»

Рис. 2.34. «Главная форма»

 

§ Форма «Справочник контрагентов»

Рис. 2.35. Форма «Справочник контрагентов»

 

§ Форма «Реестр договоров»

Рис. 2.36. Форма «Реестр договоров»

§ Форма «Итоги прибыли предприятия»

Рис. 2.37. Форма «Итоги прибыли предприятия»

 

§ Форма «Справочник служб»

Рис. 2.38. Форма «Справочник служб»

 

Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде.

3) Подменю «Запросы» содержит:

Базовые запросы

§ «Базовый запрос – Доходы»

Рис. 2.39. Запрос «Базовой запрос - Доходы»

§ «Базовый запрос – Расходы»

Рис. 2.40. Запрос «Базовый запрос - Расходы»

 

Запрос является средством для извлечения информации из таблицы, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В представленном случае запрос на выборку используется для группировки записей и вычисления сумм (суммарное число надбавок к зарплате и оклад).

 

Итоговые запросы

§ «Данные для отчета»

Рис. 2.41. Условие отбора записей

Рис. 2.42. Запрос «Данные для отчета»

 

§ «Доходы предприятия по месяцам»

Рис. 2.43. Запрос «Доходы предприятия по месяцам»

 

§ «Остаток запланированных средств на 2011 год»

Рис. 2.44. Запрос «Остаток запланированных средств на 2011 год»

 

§ «Отклонение факта от плана за квартал»

Рис. 2.45. Условие отбора записей

Рис. 2.46. Запрос «Отклонение факта от плана за квартал»

 

§ «Выполнение плана службой за месяц»

Рис. 2.47. Условие отбора записей

Рис. 2.48. Запрос «Выполнение плана службой за месяц»

 

§ «План-фактный анализ службы по видам работ»

Рис. 2.49. Условие отбора записей

Рис. 2.50. Запрос «План-фактный анализ службы по видам работ»

 

§ «Прибыль предприятия»

Рис. 2.51. Запрос «Прибыль предприятия»

 

Итоговый запрос с группировкой формирует запрос из групп с одинаковыми значениями полей группировки. От каждой группы в результирующий набор выводится не более одной записи.

4) Подменю «Отчеты» содержит следующие отчеты:

 

§ «Отчет по доходным актам»

Рис. 2.52. Отчет «Отчет по доходным актам»

 

 

§ «Отчет по затратным актам»

Рис. 2.53. Отчет «Отчет по затратным актам»

 

 

§ «Отчет по остатку резервов с итогами»

Рис. 2.54. Отчет «Отчет по остатку резервов на 2011г. с итогами»

 

§ «Диаграмма доходов предприятия»

Рис. 2.55. Отчет «Диаграмма доходов предприятия»

§ «Диаграмма себестоимости предприятия»

Рис. 2.56. Отчет «Диаграмма себестоимости предприятия»

 

§ «Выполнение плана службой за месяц»

 

Рис. 2.57. Условие отбора записей

 

Рис. 2.58. Отчет «Выполнение плана службой за месяц»

 

Аварийные ситуации

Аварийные ситуации возникают вследствие сбоя системы, при несанкционированном доступе к данным, при сбое с электроэнергией.

В случае сбоя системы, рекомендуется закрыть все работающие приложения и произвести перезагрузку компьютера. После перезагрузки можно произвести запуск программы и продолжить работу с базой. Для того чтобы потери данных были минимальными, необходимо периодически сохранять базу данных. Такое же решение существует при проблемах с электроэнергией, а также установить блок бесперебойного питания.

 

Рекомендации по освоению

Рекомендуется начать заполнение со справочников, переходя к основным таблицам. Для более наглядного принятия информации, отображённой в таблицах, можно перейти сразу на формы, т.к. формы позволяют ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в более наглядном виде. Относительно запросов: рекомендуется начать освоение с базового запроса, заканчивая итоговым запросом. И далее - перейти к отчёту. Более подробная информация - в руководстве пользователя.

 


Дата добавления: 2015-07-25; просмотров: 68 | Нарушение авторских прав


<== предыдущая страница | следующая страница ==>
Организация сбора, передачи, обработки и выдачи информации| Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта

mybiblioteka.su - 2015-2024 год. (0.023 сек.)