Организация сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Технологическое обеспечение задачи характеризует взаимосвязанную совокупность технологических операций обработки данных, реализующих цели функционирования системы. К таким технологическим операциям относятся:

- сбор данных;

- ввод и контроль правильности ввода данных;

- корректировка данных;

- обработка информации;

- формирование, просмотр и выдача выходных документов.

Данные для решения задачи по созданию автоматизированного рабочего места экономиста поступают из нескольких источников:

1) Акты в бумажной/электронной форме, поступающие от сторонних предприятий, либо в ИТЦСО, свидетельствующие о выполнении работ и оплате суммы за работу. Данные документы собираются на рабочем месте экономиста и информация, содержащаяся в актах, учитывается и записывается в электронном виде.

2) Информация о счетах, которые является затратами предприятия. Данная информация поступает в ПЭО как в электронном виде – в виде бухгалтерских проводок в программе SAP R/3, так и в бумажном виде – в форме актов.

Задача учета любого вида затрат, их анализа и контроля требует применения достоверных и своевременных данных, что в свою очередь предполагает оперативное внесение информации в систему, а также своевременное изменение записей.

3) Информация о договорах и решениях предприятия. Данная информация поступает в ПЭО от юридического отдела в бумажном виде – в отксерокопированной форме и в оригинале (решения с наряд-заказами).

Корректировка информации – процесс, позволяющий поддерживать базу данных в актуальном состоянии. При корректировке выполняются действия: добавление, исключение, изменение. При корректировке баз данных осуществляется автоматический контроль целостности связей, согласно правилам, установленным при проектировании базы данных. Обеспечение целостности данных имеет решающее значение для поддержания точности и согласованности данных.

Технология процесса обработки экономической информации можно разделить на следующие классы типовых операций:

§ сбор и регистрация информации;

§ перенос на машинные носители;

§ ввод, компоновка и контроль;

§ накопление;

§ сортировка;

§ обработка;

§ корректировка;

§ вывод;

§ реструктуризация.

Конкретно можно дать характеристику каждой типовой технологической операции в виде следующих определений:

Сбор и регистрация данных.

Сущность этого этапа заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта управления. При этом могут выполняться измерения, подсчет, взвешивание.

Этап сбора и регистрации информации отличается большей трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Эти операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники.

В реализуемом комплексе задач сбор и регистрация данных производится традиционным путем при помощи бумажных носителей, т.е. вся информация регистрируется в установленном порядке и после этого передается для ввода в базу данных.

Ввод данных.

Под вводом данных понимают совокупность операций, включающих:

§ перенос данных на машинный носитель;

§ ввод, компоновку и контроль данных.

При переносе данных на машинный носитель контролируется достоверность информации.

В разработанной программе ввод в базу производится при помощи экранных форм, которые обеспечивают удобство и наглядность ввода информации, а также сокращают вероятность возникновения ошибок при вводе, так как в каждое поле возможен ввод только соответствующего значения.

Отработка данных.

Операции внутримашинной обработки данных – сортировка, корректировка, накопление и собственно обработка являются основными в процессе функционирования системы.

Различают следующие виды сортировки при обработке:

§ упорядочение;

§ распределение (процесс разнесения записей сортируемого файла по группам);

§ объединение.

Сортировки подразделяют также на внутренние и внешние. Но с введением виртуальных систем такое деление теряет свою актуальность. Обычно сортировки входят в состав операционных систем.

Корректировка – процесс, позволяющий поддерживать файлы в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение.

Объектами корректировки могут быть записи файлов или отдельные поля записи. Корректировка автономных файлов существенно отличается от корректировки базы данных. Во втором случае корректировка идет по соответствующим связям файлов. Корректировка производится по принципу исходный файл и файл корректуры, и откорректированный файл. Защита информации от несанкционированного доступа производится путем введения системы паролей и ключей защиты.

Накопление данных включает в себя добавление новой информации.

Собственно обработка информации это выполнение арифметических операций.

При обработке информации наибольший удельный вес имеет таксировка и получение итогов.

Вывод информации

По способу отражения информации различают:

§ вывод данных на бумагу;

§ вывод данных на машинные носители;

§ вывод данных на видеотерминалы.

В настоящее время идет тенденция к переходу на безбумажную технологию, однако, отход от бумажных документов пока невозможен.

Технологический процесс сбора, передачи, обработки и выдачи информации применительно к актированию, поступлению счетов, договоров и решений представлен на рис. 2.13.

Дата добавления: 2015-07-25