Обоснование проектных решений по автоматизированному решению экономико-информационных задач.

В планово-экономический отдел предприятия ИТЦСО практически ежедневно поступают новые акты и договора на будущие работы, для оплаты которых будут составлены новые акты. Возникает объективная необходимость учета всех актов, учет их соответствия договорам, отражения их в единой базе данных и планирования стоимости работ, которые обозначены в актах. Эти данные в свою очередь имею ценность в оценке финансовых показателей предприятия, что очевидно актуально для любого предприятия. На сегодняшний момент в ИТЦСО отсутствует удобная единая база хранения информации. Таким образом, автоматизация процесса планирования производственной деятельности предприятия в работе планово-экономического отдела представляет собой актуальную задачу, позволяющую ускорить весь процесс учета процесса актирования и вследствие планирования, а также разгрузить в некоторой мере экономистов и, следовательно, повысить эффективность и производительность работы предприятия в целом.

На первом этапе работы с предприятием были выявлены следующие недостатки в области процесса планирования и актирования:

§ Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи исходной информации;

§ Большая трудоемкость в части отслеживания выполнения плана каждой службы в отдельности;

§ Неудобство в быстром формировании отчётов анализа итоговой деятельности предприятия на заданный период времени (план-факт);

§ Разнообразие источников регистрации актов;

§ Чрезмерные объемы лишней информации вместо четко структурированных знаний;

§ Большая трудоемкость в части отслеживания актов на соответствия договорам.

Представленные недостатки приводят к увеличению трудоемкости обработки информации, а также невозможности в короткие сроки сформировать гибкие отчеты (например, по ожидаемым актам; по планированию доходов, представленных в актах; по выполнению графика работ; по закрытию себестоимости) и, как следствие, низкой оперативности деятельности.

Для решения поставленных задач разумно использовать вычислительную технику, призванную значительно ускорить процессы сбора и обработки информации, максимально исключить из процесса обработки информации человеческий фактор (тем самым значительно снизить риск недостоверности информации, возможный при осознанном или неосознанном искажении информации человеком).

С целью решения задачи целесообразно также создание автоматизированного рабочего места (АРМ) экономиста. АРМ – это персональный компьютер, оснащенный совокупностью персонально ориентированных, функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте. Обоснованность использования программного обеспечения очевидна, так как именно оно определяет основные возможности АРМ, широту и полноту выполнения функций сотрудника и возможность применения различных технических устройств. АРМ экономиста предполагает регистрацию актов в единой базе данных, в том числе соответствие каждого акта договору, запланированной работе и анализу закрытия себестоимости с помощью доходных актов, как и само формирование себестоимости.

Для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений, предназначено информационное обеспечение.

Для работы с файлами баз данных созданы специальные пакеты прикладных программ, называемые системой управления базами данных (СУБД). При решении данной задачи целесообразно выбрать СУБД, т.к. большинство комплексов программ, решающих экономические задачи, написаны на языках СУБД, обеспечивающих пользователю дружественный интерфейс.

Средствами СУБД любой пользователь может создать файлы БД, просматривать их, изменять, выполнять поиск, формировать отчеты произвольной формы. Кроме того, поскольку структура файлов БД записана на диске в его начале, можно открыть, просмотреть, выбрать данные и из чужого файла, созданного кем-то программно или средствами СУБД.

В настоящее время создано большое количество СУБД, имеющих приблизительно одинаковые возможности.

СУБД, с которой легче всего будет работать пользователям разрабатываемого проекта, является Microsoft Access. Все пользователи могут обращаться к одной базе данных, установленной на одном компьютере, который на данном предприятии является сервером, что очень удобно, т.к. не будет утери информации из-за использования приложения разными специалистами.

Главными особенностями Access среди других технологий создания баз данных является направленность на конечного пользователя (не программиста), сохранение общего подхода, принятого в построении всех продуктов Microsoft для Windows, массовость использования.

Автоматизация рутинных типовых операций выполняется с помощью готовых визуальных средств или макрокоманд, объединяемых в макросы. Таким образом, пользователи Access могут обратиться к созданию процедур и функций для работы с данными. При этом если недостает возможностей визуальных готовых средств, обращаются к макрокомандам, а если и их возможностей недостаточно, можно использовать язык программирования. Он позволяет создавать свои массивы типы данных, функции, приложения. Имеется возможность целиком создать базу данных с помощью программирования, когда в этом появляется необходимость.

Создания новой базы данных начинается с запуска Access и появления диалогового окна. Выбор опции Запуск мастера приводит в окно Создание. Далее для создания базы можно использовать шаблоны. Чтобы обратиться к списку шаблонов, необходимо перейти на вкладку Базы данных. Создаются базы данных выбором из определенного списка. При этом возможен выбор таблиц, а в таблицах – нужных полей. После этого пользователь получает базу данных с таблицами, формами ввода и вывода.

Работа с базой данных начинается с создания таблиц. Недостатком технологии Access является замедление скорости работы с данными при увеличении размеров таблиц.

Пользователь непосредственно участвует в формировании запросов, не прибегая к услугам программиста.

Пользователь может направлять запросы в базу данных для добавления, удаления, обновления, создания таблиц. Запросы можно составить и программным путем. Одна из сильных сторон технологии Access – фильтры, которые позволяют выбирать информацию с помощью запросов или установкой критериев.

Наряду с формами для каждой таблицы могут быть созданы отчеты с помощью меню клавиатуры или программным путем, что более трудоемко.

Для каждой таблицы можно создать Автоотчет с выводом данных в столбец. Мастер отчетов помимо выбора полей группирует данные по какому-либо полю, устанавливает интервал группировки, порядок сортировки, диаграммы, макет отчета и его стиль. Для построения еще более сложных отчетов используется Конструктор отчетов.

Технологии создания баз данных для персональных компьютеров ориентированы на решение несложных задач с ограниченными объемами информации.

При эксплуатации разрабатываемого пакета применяется традиционный способ сбора исходной информации. Ввод данных осуществляется с первичных документов вручную. До ввода информации производится ее визуальный контроль для обеспечения достоверности информации.

Одним из основных принципов конструирования данного пакета, его функционального и программного обеспечения, является так называемая «дружественность» взаимодействия пользователя с программным обеспечением, которая складывается из следующего:

1) минимум знаний и навыков для ввода информации;

2) вывод и ввод всей информации производится на русском языке;

3) осуществляется контроль за правильностью ввода информации с клавиатуры и выводится подсказка в затруднительных ситуациях.

В данном пакете можно выделить следующие пункты:

1. таблицы,

2. запросы,

3. формы,

4. отчеты,

5. сервис.

Входную информацию, хранящуюся в таблицах, в первичных документах можно представить в виде следующего вида документации:

1. Данные о доходных актах;

2. Данные о затратных актах;

3. Данные о запланированных работах;

4. Данные о заключенных договорах и решениях;

5. Данные о контрагентах;

6. Данные о службах на предприятии.

«Данные о доходных актах» - содержится вся информация об актах на оплату предприятию за выполненную работу.

«Данные о затратных актах» - содержится информация об актах на оплату предприятием за оказанные услуги и бухгалтерские счета, которые также формируют себестоимость.

«Данные о запланированных работах» - содержит информацию о запланированных на 2011 год работ, оказываемых филиалам ОАО «ТГК-9». При этом стоимость работ рассчитана поквартально и сумма выплаты оказанных услуг должна быть не более чем запланирована. Но при этом рассматривается возможность учета резерва за весь запланированный год с помощью письменного разрешения филиала ОАО «ТГК-9», для которого оказываются услуги.

«Данные о заключенных договорах и решениях» - содержит информацию об подписанных с обеих сторон договорах и решениях на работы, оказываемые предприятием, либо оказываемых предприятию. На основании этих документов составляются акты об оплате и уже на основании актов переводятся денежные средства на банковский счет.

«Данные о контрагентах» - содержит информацию обо всех предприятиях или филиалов, с которыми предприятие имеет сотрудничество.

«Данные о службах на предприятии» - содержит данные о службах, находящихся в составе предприятия.

Пункт «Запросы» содержит базовые запросы по реестрам доходных и затратных актов, а также итоговые запросы, информация из которых помогает анализировать финансовый аспект деятельности предприятия. Также имеются запросы, в котором пользователь формирует данные отчетности для последующего экспорта запроса:

§ в файл dBASE IV, для следующего отображения информации в программном комплексе SAP R/3, что необходимо для отчетности предприятия перед исполнительным аппаратом в соответствии с положением «Учетная политика ОАО «ТГК-9»;

§ в электронную таблицу MS Excel, что необходимо для внутренней отчетности предприятия.

Пункт «Формы» содержит экранные формы ввода - вывода информации для всех таблиц и запросов.

Пункт «Отчеты» содержит отчеты по анализу по всем запросам и таблицам, пользователь может сам дополнить отчеты своими с данными, нужными ему.

Пункт «Сервис» содержит в себе:

- информацию о программе,

- справку (HELP).

Дата добавления: 2015-07-25