Организация наличного денежного обращения. Правила ведения кассовых операций

Денежные средства любой организации являются обязательным объектом учета. Они могут находиться в виде:

• наличных денежных средств в кассе;

• денежных средств на расчетном счете и других счетах в банках.

Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств в настоящее время регламентируется документами, утвержденными ЦБ РФ: от 22.09.93 г. № 40 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации»(ред. от 26.02.96 г. №247) и от 05.01.98 г. № 14-П «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»(ред. от 22.01.99 г.).

Законодательная основа расчетов с населением, проводимых через контрольно-кассовые машины, определена в Законе РФ от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт»,«Положении по применению контрольно-кассовых машин»,утвержденном постановлением Правительства РФ от 30.07.93 г. №745 (вред, от 03.09.98 г. № 1027, от 07.01.99 г. № 24), «Методических рекомендациях по использованию данных учета выручки»,введенных Приказом Минфина РФ от 18.08.93 г., «Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин»,утвержденных письмом Минфина РФ от 30.08.93 г. № 104.

Согласно «Порядку ведения кассовых операций», руководитель фармацевтической организации обязан оборудовать кассу - изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. На практике, как правило, аптечная организация ограничивается хранением денег и ценных бумаг в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываю ключом и опечатывают печатью кассира.

Кассир несет ответственность за сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций. Данная ответственность вытекает из договора о материала ответственности, который заключается после издания приказа о назначении кассира на должность и ознакомления его под расписку с Порядком ведения кассовых операций Российской Федерации.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером другим работником по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с этим лицом договора о полной материальной ответственности.

Договор о материальной ответственности

(пример)

г. Иваново 19 июня 2003 г.

В целях обеспечения сохранности денежных средств ГП Аптека «Живая вода», действующее на основании Устава, в лице директора Добродеевой Любови Николаевны, с одной стороны, и кассира Рублевой Екатерины Сергеевны (паспорт 38 04 № 561439, выдан 18 о/м г.Иваново, прописан г.Иваново, ул. Пушкина, д. 7, кв.15), с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Кассир Рублева Е.С. принимает на себя полную материальную ответственность за сохранность вверенных ей денежных, средств и документов, находящихся в кассе, и несет ответственность в установленном законом порядке.

2.. Кассир обязуется:

• бережно относиться к переданным ему денежным средствам и документам;

• принимать меры по предотвращению ущерба;

• своевременно ставить в известность руководителя о наличии угрожающих сохранности средств и документов обстоятельств;

• производить прием и выдачу денежных средств по документам, подписанным руководителем и главным бухгалтером предприятия;

• участвовать в инвентаризации кассы;

• возместить материальный ущерб, нанесенный предприятию по вине кассира.

3. Руководитель обязуется:

• создать необходимые условия для работы кассира и обеспечения сохранности вверенных ему средств;

• проводить инвентаризацию кассы в установленном порядке.

4. В случае необеспечения кассиром сохранности средств в кассе, нарушения Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации определение ущерба, причиненного организации, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

5. Договор вступает в силу с момента его подписания.

6. Договор составлен в двух экземплярах, один из которых находится у ГП Аптека «Живая вода», другой - у материально ответственного лица.

ГП Аптека «Живая вода» Материально ответственное лицо
М.П. Рублева Е.С. (подпись)

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Кроме того, не допускается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником также заключают договор о материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и т.д.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитывает другой кассир, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

Согласно действующему законодательству, предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов.

Лимит - максимально возможный остаток наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение обслуживающего его банка расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации.

При наличии у предприятия нескольких счетов в разных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из них. После установления лимита организация должна уведомить об этом другие учреждения банков, в которых ей открыты счета.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

С учетом инфляции лимит остатка денег в кассе целесообразно согласовывать с банком ежеквартально для обеспечения нормальной работы предприятия с утра следующего дня с учетом среднедневной выручки и расхода наличными деньгами (кроме оплаты труда и выплаты пособий).

Фармацевтические организации, как и другие, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения их в банке.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку (розничные фармацевтические организации), по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории РФ, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России (например, на оплату труда, хозяйственные нужды, командировочные расходы, расчеты с поставщиками и др.).

Несмотря на все многообразие, кассовые операции можно разделить на два вида: приходные и расходные.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств. Например, в аптеке к ним относятся:

• поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной к аптеке мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет;

• возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хозяйственных нужд и т.п.);

• поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения (например, выдача на прокат костылей, кислородных подушек и т.п.);

• поступление сумм в погашение недостач, выявленных по

результатам инвентаризации;

• возврат работником предприятия ранее выданной ссуды

(например, на покупку, строительство и ремонт жилья; приобретение предметов домашнего обихода и т.п.);

• другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег. Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. В число таких операций входят:

• сдача выручки, полученной аптекой от реализации товаров за наличный расчет, в банк;

• выплата заработной платы, пособий (например, оплата листка нетрудоспособности);

• оплата принятого у заготовителей лекарственного растительного сырья;

•приобретение стеклянной аптечной посуды у населения;

•выдача денег под отчет (на хозяйственные нужды, командировку и т.п.);

• расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита(с ноября 2001 г., согласно указаниямБанка России от 14.11.01 г. № 1050-У, предельный размер расчетов по одному платежу между юридическими лицами составляет 60 000 руб.);

•другие операции, связанные с расходованием наличных денег.

Один платеж - это расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.

Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 08.98 г. № 88. Этим регламентом предусмотрено использование следующих форм:

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

• КО-4 «Кассовая книга»;

• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

• наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки - приложенного к ордеру юридического основания, ипервичного документа для его составления;

• заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;

• приходные и расходные кассовые ордера должны подписываться главным бухгалтером, а РКО еще и руководителем предприятия;

• нумерация с начала года отдельно приходных и расходных кассовых ордеров;

• регистрация бухгалтером ПКО и РКО при составлениив «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

• регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в «Кассовой книге»;

• приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

Следует отметить, что выдача наличных денег может: производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.

Кроме перечисленных, проводят и другие приходные расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанны выше правила.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров (или заменяющих их надлежаще оформленных документов) кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по ГКО). Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовом ордеру,подписанная бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан документ и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в ГКО с указанием прописью полученной суммы).

Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, им по надлежаще оформленной доверенности.

Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ордер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый документ должен быть отражен в «Кассовой книге».

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись: «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера фармацевтической организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2 равных частей одна из них (с горизонтальными линейками) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листа нумеруют одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой сгори не неотрывной части листа после строки «Остаток на начат дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкидывая копирку.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток на начало следующего дня, используя формулу товарного баланса (О_к = О_н + Приход – Расход) и передает в бухгалтерию под расписку бухгалтера второй (копирка) отрывной лист «Кассовой книги» с приложением нему всех документов, по которым за день были выданы ил получены деньги.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств(форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный синтетический счет 50 «Касса». Дебетовое сальдосчета указывает на размер свободных денег в кассе организации на начало месяца (отчетного периода), а также на стоимость имеющихся денежных документов (путевки в дома отдыха и санатории, проездные билеты на транспорт и т.п.). Дебетовый оборототражает приходные кассовые операции, а кредитовый - расходные кассовые операции. К счету 50 в фармацевтической организации могут быть открыты субсчета: 1) «Касса в организации»; 2) «Денежные документы».

В соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Ревизия кассы - инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой всей других ценностей, находящихся в кассе (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.)

Ревизия кассы проводится периодически,а при смене кассиров обязательно.Проверку фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности производят по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а так же по каждому месту хранения и материально ответственны лицам. Кроме того, Порядком предусмотрены внезапныеревизии кассы.

Установленный фактический остаток денежной наличности сверяется с данными учета по «Кассовой книге».

Для проведения ревизии кассы руководитель предприятия назначает комиссию, которая по результатам ревизии составляет в 2 экземплярах «Акт инвентаризации наличных денежных средств».Один экземпляр акта остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира.

Выявленные недостачи (если они имеются) после предоставления комиссии письменного объяснения взыскиваются с кассира, излишки приходуются и перечисляются в бюджет.

Ревизию кассы могут проводить также учредители предприятия, аудиторские фирмы в соответствии с заключенными договорами. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возложен также на банки.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Закона РФ «О применении контрольно-кассовой техники...» наличные денежные расчеты с населением и расчеты с использованием платежных карт при осуществлении торговых операций и оказании услуг должны проводиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Контрольно-кассовая машина (ККМ) - это счетно-суммирующее, вычислительное и чекопечатающее устройство, являющееся инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом.

При денежных расчетах с покупателями применяют модели (типы) контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию на территории РФ и внесенные в Государственный реестр контрольно-кассовых машин. Информация об этих моделях публикуется в печати. Все ККМ имеют в своем составе общие элементы: БП – блок питания; БИ – блок индикации; БУ – блок управления; ПчУ – печатающее устройство; БК – блок клавиатуры; ОЗУ – оперативное запоминающее устройство; БФП – блок фискальной памяти; ДЯ – денежный ящик.

Фискальная память -это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой машины, обеспечивающий некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.

В соответствии с конструктивными особенностями ККМ подразделяются на автономные, пассивные и активные.Автономная ККМ - это кассовая машина, расширение функциональных возможностей которой достигается только:за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ по размещенным в ней программам. К автономным относятся и портативные ККМ, имеющие возможность работы без постоянного подключения к электросети.

Пассивная системная ККМ - это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, но не имеющая возможности управлять работой этой системы. Пассивная системная ККМ может использоваться как автономная.

Активная системная ККМ - это кассовая машина, имеющая возможность работать в компьютерно-кассовой системе, (управляя при этом работой системы. К активной системной относится также POS-терминал - ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображении информации. Активная системная ККМ может использоваться как пассивная системная или автономная.

Контрольно-кассовые машины, применяемые для расчет с населением, подлежат регистрации в налоговом органе по месту расположения предприятия и находятся на технически обслуживании в региональных центрах технического обемпечивания ККМ или непосредственно на предприятиях-изготовителях ККМ. Таким образом, на контрольно-кассовой машине должны быть размещены две объемные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание», которые являются средством визуального контроля.

В соответствии с п. 4 Положения документом, подтверждающим прием наличных денежных средств от физического лица, является чекили вкладной (подкладной) документ, напечатанныйККМ.Таким образом, выбивать чек и одновременно выписывать приходный кассовый ордер не следует, та как в этом случае на одну и ту же сумму будут оформлено два документа, подтверждающие прием наличных денег.

На выдаваемом покупателям чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

• наименование организации, идентификационный номер организации налогоплательщика (ИНН);

• заводской номер ККМ;

, • порядковый номер чека;

• дата и время покупки;

• признак фискального (контрольного) режима.

В нефискальном режиме функционируют все элементы [ККМ, включая накопление данных по продажам, формирование и печать чеков. Фискализацию ККМ проводят в специальном режиме, доступном только налоговому инспектору. Чек действителен только в день его выдачи покупателю и должен погашаться одновременно с выдачей товара (оказании

услуг) с помощью штампов или путем надрыва.

При работе на контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую ленту. Контрольная лента оформляется на начало и конец дня, при этом на ней проставляется число, время начала работы, номер контрольно-кассовой машины, клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителями администрации предприятия. Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляют время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи.

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин».

Перед началом рабочего дня кассир обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, при необходимости заправить чековую и контрольную ленты;

• иметь табличку со своей фамилией;

• разместить необходимый инвентарь (микрокалькулятор).

При расчетах с покупателями кассир осуществляет операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин, определяет общую сумму покупки (услуги) по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и называет ее покупателю. Получив от покупателя деньги за товар, кассир четко называет сумму полученных денег, кладет эти деньги отдельно на виду у покупателя, печатает чек, называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету необходимо выдавать одновременно).

Организации, осуществляющие расчеты с использованием контрольно-кассовых машин, ведут для учета поступающей выручки «Журнал кассира-операциониста»(по форме КМ-4), в котором обязательно указываются показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также суммапоступившей за день выручки. Записи в журнале производят в хронологическом порядке чернилами, без помарок и подчисток и неоговоренных исправлений, с подписями кассира представителей администрации предприятия.

«Журнал кассира-операциониста» должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписями руководителя главного (старшего) бухгалтера и печатью предприятия.

Если на предприятии несколько контрольно-кассовых машин, на каждую из них должен быть заведен отдельный журнал кассира-операциониста. Однако, согласно типовым правилам эксплуатации контрольно-кассовых машин, допускается ведение общего журнала на все машины. В этом случае записи производят в порядке нумерации касс с указанием числителя заводского номера кассовой машины. Кроме топ при установке кассовых машин в отделах аптеки «Журнал кассира-операциониста» может вестись по сокращенной форме. Показатели счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, ремонте, актируются и заверяются подписью представителя администрации.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку старшему кассиру или сразу в банк через инкассацию, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Операцию по передаче выручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительной ведомости. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой денежной наличности.

Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в сумку с денежной наличностью, после чего пломбирует ее. Данную сумку и второй экземпляр препроводительной ведомости, называемый накладной,кассир передает инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией. В « Журнале регистрации»кассир обозначает сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который фиксирует дату и время приема средств. В кассе остаются денежные средства только в пределах лимита.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет аптечной организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

В последнее время на практике часто используют такой порядок сдачи торговой выручки, при котором наличные средства сдаются непосредственно представителем организации в дневные и вечерние кассы банков, предприятиям связи.

Такую операцию оформляют в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы, и объявления на взнос наличными.

Представитель администрации в присутствии кассира-операциониста снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты опечатки, указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы. Выручка определяется по разнице показаний счетчиков на начало и конец дня.После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

За нарушения, связанные с применением контрольно-кассовой техники, устанавливается административная ответственность в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Дата добавления: 2015-07-16