Створення підпорядкованого звіту.

Звіти, що створюються Access розподіляются на шість основних типів, так званих макетів.

· звіти в одну колонку являють собою один довгий стовпець тексту, що містить значення всіх полів кожного запису таблиці чи запиту. Напис вказує ім’я, а справа від неї вказується значення поля. Звіти в одну колонку використовуються рідко, оскільки такий формат представлен-ня даних призводить до зайвого використання паперу.

· в стрічкових звітах для кожного поля таблиці або запиту виділяється окремий стовпець, а значення всіх полів кожного запису виводяться по стрічкам, кожне в своєму стовпці. Якщо в запису більше полів, ніж може розміститись на сторінці, то додаткові сторінки будуть друкува-тись до тих пір, поки не будуть виведені всі дані; після цього почина-ється друкування наступної групи записів.

· багатоколоночні звіти створюються зі звітів в одну колонку при використанні колонок “газетного” типу або колонок “змійкою”, як це робиться в настольних видавничих системах і текстових прцесорах. Інформація, яка не поміщується в першому стовпці, переноситься в початок першого стовпця і т.д. Формат багатоколоночних таблиць дозволяє економити частину паперу, але може бути застосований не у всіх випадках, оскільки вирівнювання стовпцв не завжди відповідає бажанням користувача.

· групові/підсумковий звіти являють собою найрозповсюдженіший тип звітів. В них об’єднуються дані для груп записів, а в кінці звіту вказуються підсумкові значення

· поштові наліпки являють собою спеціальний тип багатоколоночних звітів, що призначені для друку імен та адрес (або інших даних з декількох полів) в групах. Структура паперу для поштових наліпок, на якому друкуються такі звіти, визначає кількість строк і стовпців на сторінці

· у незв’язаних звітах містяться підлеглі звіти, що засновані на незв’язаних джерелах даних, наприклад, таблицях чи запитах.

У звітах перших чотирьох типів, як і в формах, у якості джерел даних використовуються таблиці або запити. Звіти таких типів називають зв’язаними з джерелами даних. Основний звіт незв’язаного звіту не використовує у якості джерела таблицю або запит. Але підлеглі звіти, що містяться в незв’язаному, повинні посилатися на джерело даних. Незв’язані звіти дозволяють об’єднувати підлеглі звіти, що зв’язані з незалежними таблицями і запитами.

59. Cтворення розрахункових та підсумкових полів у звітах субд ms access.
Звіт — відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна. Створення розрахункових полів. У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Під час запису виразу треба дотримуватися певних правил:імена таблиць, запитів, звітів, полів та елементів управління повинні братися у квадратні дужки (наприклад, [назва матеріалу]). Якщо ім’я не містить пропусків та спеціальних символів, тоді дужки є необов’язковими;ім’я поля відокремлюється від імені таблиці (запита) крапкою;текст береться у лапки (наприклад, “мідь”);дата/час супроводжуються символом # (наприклад, #12.12.00#).

Для створення розрахункового поля потрібно встановити курсор у рядок ПОЛЕ порожнього стовпчика та увести назву поля, символ «:» і вираз. Для уведення виразу можна використовувати будівник виразів. Для цього треба натиснути на кнопку Построить на панелі інструментів або натиснути на праву кнопку миші та вибрати Построить. У вікні Построитель выражений (рис. 10.138) можна ввести вираз, використовуючи кнопки операцій, імена полів з таблиць та запитів, вбудовані та власні функції. Для кожного поля у запиті можна встановити формат виведення. Для цього необхідно встановити курсор миші у рядок Поле, натиснути на праву кнопку миші, вибрати Свойства і задати потрібний формат поля.

60. Форматування звітів та вивід на друк.
Функція автоформату дозволяє додати набір екранних параметрів до звіту; аналогічна функція для роботи з формами описана в розділі 13. Хоча Access поставляється з декількома зумовленими форматами, ви можете створити і власний стиль. Отже, приступимо до роботи. Для створення і форматування нового звіту ми задіюємо автоформат. 1. Виберіть таблицю Каталоги у розділі Таблиці вікна Рослини: база даних після чого виконаєте команду Вставка>Звіт. 2. У діалоговому вікні Новий звіт виконаєте подвійне клацання на опції Автозвіт: стрічковий.3. Уважно проглянете вікно звіту, що з'явився, щоб визначити, які зміни були внесені в результаті форматування. Режим конструктора має бути вибраний за умовчанням, але якщо це не так, клацніть для його відкриття на кнопці Вигляд на панелі інструментів. 4. Виконаєте команду Формат>автоформат. Виберіть один з форматів, вказаних в списку. В результаті вибору нового формату зміниться макет звіту, представлений в правій зоні вікна. Це дасть можливість побачити, як виглядатиме звіт із застосуванням нового формату ще до його створення. Майстер запропонує вибрати формат Діловий на мал. 14.1 заданий формат Строгий. Вибравши вподобаний формат, клацніть на кнопці ОК5. Клацніть на кнопці Вигляд на панелі інструментів для проглядання отриманого звіту. Якщо на попередньому кроці був вибраний формат Строгий, на екрані свого комп'ютера ви побачите такий же звіт, як показаний на мал. 14.2; інакше він виглядатиме по-іншому. Закрийте звіт і збережете його під ім'ям Каталоги. Використання автоформату — найшвидший спосіб застосування певного стилю до звіту

Якщо відомо, що звіт буде надруковано правильно, і потрібно надрукувати всі сторінки звіту без використання діалогового вікна Друк або команд на вкладці Друк, то можна надрукувати звіт безпосередньо з панелі швидкого доступу. Якщо виконати ці кроки, Access надрукує весь звіт із використанням полів, колонтитулів і орієнтації паперу (книжкової або альбомної), які для нього зазначено. Виконуючи кроки цього розділу, змінити будь-яку з цих властивостей не можна. Якщо перед друкуванням потрібно змінити розміри полів або інші параметри, то зробіть попередній перегляд звіту.

Дата добавления: 2015-07-16