Запит на оновлення.

Запити на оновлення використовуються для додавання, змінення та видалення даних в одному або кількох наявних записах. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Потрібно ввести критерій відбору (приблизний еквівалент рядка пошуку) і критерій оновлення (приблизний еквівалент рядка заміни). На відміну від діалогового вікна Пошук і заміна, запити на оновлення можуть містити кілька критеріїв, дають змогу оновити велику кількість записів за один раз і одночасно змінити записи в кількох таблицях.

Для створення запитів на оновлення потрібно відкрити конструктор запитів, вибравши у вікні Добавление таблицы таблиці, що будуть брати участь в запиті. Причому, необхідно вибирати не лише таблиці, які містять поля, що потрібно змінити але й таблиці із полями, що використовуються у формулах для обчислення нового значення змінюваного поля (якщо такі використовуються).

Після відкриття вікна Добавление таблицы в пункты меню Запрос слід вибрати команду Обновление. В заголовку вікна конструктора запитів з'явиться повідомлення Запрос на обновления, а в самому бланку конструктора з'явиться рядок оновлення. Потім необхідно помістити курсор у відповідну потрібному полю комірку рядка Условие отбора і вказати формулу, за якою будуть змінюватись дані.

47. Призначення форм СУБД Access та засоби їх створення.Автоформи та майстер форм/

Інформація до баз даних звичайно вводиться за допомогою форм. Форми є зручними при введенні інформації через сво схожість на звичайний бланк, в якому містяться підказки. Крім того, форми застосовують для перегляду та коригування даних. Працюючи з формою, користувач може додавати або вилучати записи в таблицях, змінювати окремі значення в полях, здійснювати обчислення. Форми є зручними для здійснення контролю введення даних, установлення окремих шаблонів для значень. Форма — це об’єкт системи управління базами даних, призначений для зручності введення інформації в таблиці і відображення її на екрані. В СУБД Access форму для таблиці можна створити такими способами: · в режимі конструктора, який призначений для самостійної розробки форми;· за допомогою майстра, який створює форму на підставі обраних користувачем полів таблиць і стилю форми;· в режимі автоформи, який призначений для автоматичного створення форми до обраної таблиці.

За допомогою автоформи на основі таблиці або запиту. За допомогою автоформ можна створювати форми, в яких виводяться всі поля і записи базової таблиці або запиту. Якщо обраний джерело записів має пов'язані таблиці або запити, то у формі також будуть присутні всі поля та записи цих джерел записів.За допомогою майстра на основі однієї або декількох таблиць або запитів. Майстер задає детальні питання про джерела записів, полях, макеті, потрібних форматах і створює форму на підставі отриманих відповідей.

48. Вікно конструктора форм.

Даний режим дозволяє редагувати існуючі форми або створювати нові з чистого бланка. Для редагування форми викличте контекстне меню, клацнувши правою кнопкою миші по назві форми, і виберіть пункт Конструктор.Використовувані засоби Конструктора можна вибрати на Стрічці Конструктор.Деякі з них:Лінійка призначена для визначення геометричних розмірів елементів форм.Сітка визначає точки, до яких згодом йде прив'язка елементів.Панель елементів описує елементи, які можна розміщувати на формі.Для роботи з елементом форми його треба вибрати на формі клацанням по ньому лівою кнопкою миші, а потім розмістити його на формі. У кожного елемента є властивості, що викликаються правою кнопкою мишки. Властивості представляються у вигляді таблиці, яка містить такі значення як тип шрифту, розмір, колір і т.д.У режимі конструктора є доступ до наступних галузей:Тема / примітка.Колонтитули.Область даних.Включити або відключити показ перших двох областей можна через меню Вид. При друку колонтитули виводяться на кожній сторінці, заголовок - на першій, примітка - на останній.Всі елементи форми складаються з двох частин - написи і поля даних. У кожної частини є свій набір властивостей.

49. Призначення панелі елементів вікна конструктора форм.

Ще один важливий інструмент для створення форм, з яким потрібно познайомитися ближче, — це панель, використовувана для додавання на форму нових елементів управління (заголовків, текстових полів, кнопок прапорів і так далі). Елементи управління можуть бути пов'язані з даними (як текстове поле і кнопка прапора у формі Насадження) або ж залишатися незалежними від будь-яких даних (як заголовки, що містять підписи до елементів управління). У Access елемент управління, «прикріплений» до даних, називається зв'язаним, а елемент, незалежний від даних, — несвязанним.Більшість кнопок на панелі елементів використовуються для вибору елементу управління потрібного типу. Далі в розділі мова піде про застосування наступних шести елементів: Напис — використовується для відображення незв'язаного тексту;Поле — в цьому елементі відображається область введення даних, Прапорець — надає можливість вибору між логічними значеннями Так і ні;Список — вивід на екран списку з інформацією Поле з списком — є список, що розкривається, з даними;Кнопка — проводить додавання кнопки на форму.Три кнопки панелі елементів через виконувані ними функції мають особливе значення: кнопка Вибір об'єктів — призначена для вибору існуючих елементів управління для подальшої роботи з ними; кнопка Майстри — застосовується для включення і відключення майстрів; в даний момент кнопка має бути включена;кнопка Інші елементи — дає можливість додавати додаткові елементи на панель (ця кнопка в книзі не описується).

50. Основи створення та редагування форм СУБД Access у режимі конструктора.

Режим конструктора надає найбільші можливості по створенню і редагуванню форми.

Форма може бути розділена на 5 частин: Заголовок форми (Form Header), Верхній колонтитул (Page Header), Область даних (Detail), Нижній колонтитул (Form Footer) і Примітка форми (Form Header/Footer).

При виводі на друк багатосторінкової форми заголовок відображується лише на першій сторінці, а примітка внизу останньої сторінки. Можна не використовувати у формі заголовок, колонтитули і примітку. Ці розділи можуть не відображуватися при створенні форми. Аби включити їх у форму виберіть в меню Вигляд (View) команди Заголовок/прімечаніє форми (Form Header/Footer) і Колонтитули (Page Header/Footer).

Елементи управління форми розташовані в області даних. Ви можете переміщати вертикальну лінію, що показує розташування правого поля форми, і горизонтальну лінію, що відзначає положення нижнього поля форми.

У вікні конструктора форми видно лінії сітки, розташовані на відстані одного сантиметра один від одного. По лініях сітки зручно вирівнювати стовпці і рядки елементів управління. Для розташування по лініях сітки елементів управління виберіть в меню Формат (Format) команду Прив'язати до сітки (Snap to Grid) Команда По вузлах сітки (То Grid) у меню Формат (Format) змінює розміри елементів управління так, щоб вони відповідали кроку сітки. Для включення і виключення відображення сітки виберіть команду Сітка (Grid) у меню Вигляд (View).

У вікні створення форми в режимі конструктора видна Панель елементів (Toolbox). Для її відображення або утаєння можна використовувати команду Панель елементів (Toolbox) у меню Вигляд (View). На ній розміщені кнопки елементів управління. Процес введення у форму елементів управління спрощується, якщо натискує кнопка Майстер (Control Wizard).

Аби ввести кнопку у форму, клацніть її кнопкою миші, перемістите мишу на місце розташування у формі і, утримуючи такою, що натискує кнопку миші, задайте розміри кнопки. Якщо необхідно ввести одну і ту ж кнопку в декілька місць форми, то двічі клацніть кнопку на панелі елементів. Для припинення роботи з кнопкою натискуйте клавішу Esc.

Аби створити підлеглу форму, що відображується в режимі таблиці, перетягнете таблицю або запит з вікна бази даних у форму в режимі конструктора. При цьому автоматично запускається майстер створення підлеглих форм.

51. Створення та редагування підпорядкованих форм СУБД Access

Підпорядкована форма – це форма, яка знаходиться всередині іншої форми. Первинна форма або контейнер називається головною формою, а форма всередині цієї форми називається підпорядкованою або дочірньою формою. Комбінацію “форма/дочірня форма” називають ієрархічною формою, якщо дочірня форма є у свою чергу контейнером для іншої дочірньої форми.При використанні форми з дочірньою формою для вводу нових записів поточний запис в головній формі зберігається при вводі в дочірню форму. Це ґарантує, що записи з таблиці на стороні “багато” будуть мати зв’язаний запис на стороні “один”. Це також автоматично зберігає кожний запис, який додається в дочірню форму.Дочірня форма зручна для виводу даних з таблиць чи запитів, які представляють відношення “один-до-багатьох”.

Алгоритм створення ієрархічної і підпорядкованої форм З аналізу Схеми даних встановлюємо, яка з таблиць повинна бути головною, а яка першою, другою і т.д. дочірньою. Головною може бути лише таблиця на стороні один і відношенні один-до-багатьох.

Натискуємо кнопку Створити, вибираємо Майстер форм і натискуємо кнопку ОК.Вибираємо поля, які повинні бути відображені у формі, спочатку з головної таблиці, а потім з дочірніх форм. При цьому щоразу обов’язково дотримуватись правила – спочатку поля з головної, потім – з дочірньої форми.

52. Створення розрахункового поля у формі

досягається в режимі конструктора послідовністю дій:дктивізується кнопка Надпись на панелі об’єктів, встановлюється у потрібному місці форми і уводиться назва відповідного поля;активізується кнопка Поле і аналогічно попередньому створюється поле в розділі Область данных. При цьому автоматично створюється назва поля, яку потрібно вилучити і увести потрібну для розрахунку формулу, наприклад, = Реалізація – Витрати;

результати розрахунку переглядаються у режимі таблиці або у режимі форми.Створення розрахункового поля у вікні “Построитель выражения”. Тут повторюються попередні два пункти, але замість уведення формули потрібно клацнути правою клавішею миші у розрахунковому полі, вибрати у контекстовому меню команду Свойства і у вікні Поле активізують групу Данные і в цій групі натиснути кнопку з трьома крапками, тобто виконати послідовність команд:ПК/Свойства/Данные/...У результаті виконання цих дій на екрані дисплея з’являється вікно Построитель выражения. У його верхній частині за допомогою кнопок арифметичних дій, списків назв полів і математичних функцій формується потрібна формула.

53. Створення звітів у середовищі СУБД Access. Побудова табличного звіту за допомогою засобу «Автоотчет»

Звіти – представлення інформації у друкованому вигляді. Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:

- Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт на основі відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.

- Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляє потрібний із заданими властивостями.

- Автозвіт: стрічковий, який дозволяє автоматично створювати найпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.

- Автозвіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт з полями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.

- Майстер діаграм;

- Поштові наклейки.

Для створення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:

1) Відкрити базу даних.

2) У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопку “Создать”.

3) У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибрати один з можливих засобів формування звіту.

Створення найпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”.Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані з’явиться готовий до використання звіт.У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння.

54. Створення звітів у середовищі СУБД Access. Побудова звіту з використанням майстра звітів.

Для точнішого вибору полів, які слід відображати в звіті, можна скористатися майстром звітів. Також можна визначити спосіб групування й сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено.

На вкладці Створити у групі Звіти клацніть елемент Майстер звітів.

Дотримуйтесь вказівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі.. ПРИМІТКА Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.

55. Вікно конструктора звітів.

Якщо звіти, що створюються за замовчуванням або за допомогою майстра звітів користувача не задовольняють, то слід створити звіт вручну за допомогою конструктора звітів.Для реалізації цієї можливості потрібно в головному вікні БД вибрати розділ Отчеты, а в ньому командну кнопку Создать. При цьому відкривається вікно Новый отчет, де необхідно вибрати режим Конструктор, а тоді, у випадаючому списку, в нижній частині вікна вибрати назву таблиці БД, запиту або фільтра по формі і натиснути OK. Відкривається вікно конструктора звітів, зображене на малюнку:Якщо дані потрібні для звіту знаходяться в кількох таблицях, то спочатку потрібно створити реляційний запит, який буде включати ці поля, а тоді вибрати його ім'я у випадаючому списку вікна Новый отчет.Звіт в Access складається з кількох розділів, тобто тут прийнято структурний стиль розробки звітів (кожен звіт складається з декількох структурних одиниць - розділів). Звіт може складатися з наступних розділів:

- розділ верхнього колонтитула - з'являється на початку кожної сторінки звіту. Він може містити заголовки колонок табличного звіту;

- розділ заголовка звіту - є не обов'язковим розділом, який містить інформацію, що з'являється лише один раз - на початку звіту;

- розділ ділянки даних - містить основну частину даних, які потрібно представити в звіті. Саме в цьому розділі знаходяться поля даних, та назви полів;

- розділ приміток до звіту - є не обов'язковим розділом, який містить інформацію, що з'являється лише один раз - в кінці звіту. Як правило, він використовується для розміщення підсумовуючих даних;

- розділ заголовка групи - не обов'язків розділ, який з'являється на початку кожної групи записів згрупованих по певному полю;

- розділ нижнього колонтитула - з'являється в кінці кожної сторінки звіту.

Якщо певні розділи у вікні конструктора не відображаються, то для їх встановлення потрібно в пункті меню Вид вибрати команду Колонтитулы або Заголовок/Примечание отчета.Створення об'єктів та полів у розділах конструктора звітів нічим не відрізняється від створення аналогічних об'єктів для форм.При цьому використовується та ж панель інструментів із піктограмами об'єктів. Для розміщення у звіті полів таблиць можна використати вікно із списком полів, так само як воно виконується при створенні форм.

56. Групування та сортування даних у звіті.

Дані у звіті можна групувати не більш ніж по трьом полям. Змінити рівень групування дозволяє кнопка Рівень. Щоб вибрати засіб групування, натисніть кнопку Угруповання.Вікно Інтервали групування, що відкриється, служить для зміни інтервалів групування даних у звіті. При використанні стандартного значення.Звичайний в одну групу об'єднуються записи з однаковими значеннями в заданому полі. Обравши інтервал, виконайте щиголь на кнопці ОК. Перейдіть у наступне діалогове вікно майстра, у якому визначається спосіб сортування даних.Access автоматично сортує дані по тим же полям, за якими виконується групування. Якщо записи в групі повинні бути розсортовані і за іншими полями, їх необхідно зазначити в чотирьох спеціально відведених для цього полях, обравши їх у полі списку першого рівня сортування. Порядок

сортування встановлюється за допомогою кнопки, розташованої справа від поля.

Дата добавления: 2015-07-16