Создание таблицы с помощью импорта внешних данных

В Access 2007 предусмотрена такая возможность как импорт информации из других источников, таких как электронных таблиц Excel, контактов Outlook, текстового редактора Word, либо из ранее созданной базы данных. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице; при этом исходный файл не изменяется. Причем можно импортировать как всю базу, так и отдельные ее объекты.

Рис. 3.19. Лист Excel со списком студентов факультета

Допустим, в деканате существует список всех студентов факультета, созданный в электронной таблице Excel (рис. 3.19).

Нам требуется перенести этот список в базу данных, то есть импортировать содержимое листа Excel в существующую или новую таблицу Access.

Для этого необходимо открыть исходный файл Excel и выделить лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, то нужно определить именованный диапазон, который содержит только те ячейки, которые требуется импортировать (в нашем случае мы выделяем диапазон с фамилиями и присваиваем ему имя FIO).

Открыть базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. На вкладке Внешние данные (рис. 3.20) в группе Импорт выберите команду Excel.

Рис. 3.20. Группа инструментов Импорт

В появившемся диалоговом окне в поле Имя файла с помощью кнопки Обзор необходимо указать имя файла Excel, который содержит данные для импорта и способ сохранения импортируемых данных:

· Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных – чтобы сохранить данные в новой таблице.

· Добавить копию записей в конец таблицы – чтобы добавить данные в существующую таблицу. Этот вариант недоступен, если база данных не содержит таблиц.

· Связанную таблицу для связи с источником данных,если требуется хранить данные в листах Excel, но иметь возможность использовать удобные функции запросов и отчетов Access.

Для нашего случая выберем первый пункт – Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных.

Затем будет открыт мастер импорта электронных таблиц, с помощью которого выполняется пошаговый процесс импорта (выбор необходимых листов, заголовков столбцов, просмотра свойств полей, имени таблицы и т. д.). Мастер предложит просмотреть свойства полей. Типы данных Access присваивает автоматически, анализируя вводимую информацию. При необходимости можно изменить тип данных. Если импорт удачно завершен, то в результате получим новую таблицу (рис. 3.21).

Аналогичным образом можно импортировать данные и из других источников.

3.6.6.

Рис.3.21. Импортированная из Excel таблица

Модификация структуры таблицы

Для изменения типа данных и их свойств используются раскрывающиеся меню, которые вызываются щелчком мыши на кнопке вызова списка соответствующего элемента таблицы.

Если при создании макета таблицы были допущены ошибки, то их можно исправить (используя контекстное меню, либо соответствующие кнопки), например:

• порядок расположения полей в таблице можно изменить переносят строку с помощью мыши на нужное место;

• удаление поля – используя клавишу «Del», либо используя контекстное меню.

3.7. Практическая работа
«Организация связей между таблицами»

Цель работы: Изучить реальные отношения между таблицами. Научиться устанавливать связи между таблицами.

Одной из целей создания хорошей структуры базы данных является устранение избыточности данных (повторяющихся данных). Это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы. Но чтобы корректно выполнить это действие, нужно сначала понять взаимосвязи между таблицами и описать эти взаимосвязи в базе данных Office Access 2007.

После создания макетов таблиц следует установить связи между таблицами. Access сможет использовать эти связи для поиска информации в разных таблицах БД.

Дата добавления: 2015-07-19