Окно Microsoft Office Access 2007

Вверху окна (рис. 3.3) располагается лента инструментов, а над ней панель быстрого доступа.

Рис. 3.3. Окно базы данных

Центральную часть занимает окно открытой базы данных с ее элементами. Внизу располагается строка состояния.

На ленте инструментов располагаются следующие вкладки:

Главная – данная вкладка доступна по умолчанию и содержит команды, позволяющие выбрать режим представления базы данных (режим таблицы или конструктора), вырезать/вставить/скопировать данные с одного места на другое, задать шрифтовое оформление, произвести некоторые основные операции с записями в базе данных, а также фильтрацию и сортировку данных (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Вкладка Главная

Создание – на этой вкладке размещены команды создания всевозможных элементов/объектов базы данных – таблиц, форм, отчетов и т.п. (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Вкладка Создание

Внешние данные – команды данной вкладки призваны обеспечить преобразование данных из базы данных в, например, таблицы Excel, и наоборот – импорта данных из источников различного происхождения (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Вкладка Внешние данные

Работа с базами данных – предназначена для производства команд различного рода общих работ с объектами базы данных, такие как команды отображения схемы данных, показа зависимостей между объектами, анализа данных и т.п. (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Вкладка Работа с базами данных

Может присутствовать вкладка Режим таблицы, появляющаяся при создании таблицы базы данных, а также другие всевозможные контекстные вкладки, в зависимости от того, с каким объектом базы данных вы в данный момент работаете.

Рис. 3.8. Вкладка Режим таблицы

Над лентой располагается панель быстрого доступа. На ней располагаются инструменты, доступные в любой момент и видимые в окне независимо от того, на какие вкладки ленты вы переходите. По умолчанию на данной панели размещено всего три инструмента: Сохранить, Отменить и Вернуть. Однако можно добавить на нее и другие инструменты. Для этого, используют, расположенную справа стрелку, и в раскрывшемся списке выбирают необходимый инструмент (рис. 3.9).

Рис. 3.9. Настройка панели быстрого доступа

На строке состояния имеются кнопки перехода между режимами отображения базы данных (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Строка состояния

По левому краю окна Access 2007 имеется один специфический элемент, называемый Область переходов. По умолчанию Область перехода находится в свернутом виде – видно одно ее название. Чтобы раскрыть ее необходимо щелкнуть мышкой по двойной стрелочке вверху. В результате станет доступен список объектов текущей базы данных. С помощью Области переходов можно открывать объекты, переименовывать, копировать и удалять (рис. 3.11).

Кнопка свертывания/развертывания Области переходов

Область переходов

Рис. 3.11. Область переходов

Отображаемый в области переходов список объектов может быть отсортирован по различным критериям: по дате создания, дате изменения, типу и т.п.

3.6. Практическая работа
«Создание таблиц базы данных»

Цель работы: Изучить назначение составных элементов таблицы: полей, записей, ключей. Научиться определять тип данных полей и их свойства. Освоить способы создания таблиц в разных режимах (таблицы, конструктора, на основе шаблона, с помощью импорта внешних данных).

БД MS Access состоит из взаимосвязанных реляционных таблиц. Реляционная таблица является двумерной таблицей и содержит информацию об отдельном объекте БД. Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, формируя таблицу с помощью шаблона, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга MS Office Excel 2007, документ MS Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных.

Элементы объекта Таблица

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице. В простой базе данных, такой как «Информация о студентах», можно использовать всего одну таблицу Студент, где будет храниться номер зачетной книжки, фамилия студента, год поступления в вуз, номер группы, бюджетное обучение, дата рождения, фотография, мобильный телефон и характеристика.

Таблица состоит из:

· Записей (строк). Каждая запись содержит данные только об одном объекте (студенте), дублирование записей запрещается.

· Полей (столбцов). Каждый столбец характеризуется определенным типом и размером хранимой информации (текстовая, числовая, денежная, дата, графическая). Число столбцов в таблице определяется числом выбранных атрибутов объекта. Например, объект Студент имеет атрибуты (названия полей): фамилия студента, год поступления в вуз, номер группы, и т. д.

Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Связь между отдельными таблицами обеспечивается одинаковыми полями в них – ключом связи.

Дата добавления: 2015-07-19