Текст документа

Главный реквизит, ради которого составляется документ. Текст печатают через 1,5 междустрочных интервала, допускается печатать текст на двух сторонах листа бумаги. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде их соединения. Текст каждого вида документа имеет свои особенности.

Отметка о наличии приложения

Некоторые документы имеют приложения – документы, которые поясняют или дополняют отдельные вопросы, затронутые в тексте документа. Ставится, как правило, в сопроводительных письмах при отправлении с ними документов.

Если приложение названо в тексте, то указывается количество листов и количество экземпляров.

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дополнительно указывают его наименование. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: 1. Договор от 20.07.2004 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2004 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, число листов не указывается.

Приложения к распорядительным документам не являются самостоятельными документами и должны быть оформлены следующим образом: на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» или «ПРИЛОЖЕНИЕ №», наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер:

Приложение № 1

к приказу директора ЗАО «Эра»

от 01.04.2005 № 12

В распорядительном документе отметка о наличии приложения, как правило, не оформляется, а в тексте даются ссылки: «… см. приложение № 1…».

Подпись

Один изобязательных реквизитов служебного документа.Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции.

Например, приказы имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель, распоряжения – руководители структурных подразделений, объяснительную записку – любой работник организации.

В состав реквизита «Подпись» входят:

─ наименование должности лица, подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке, а на чистом листе бумаги, то указывают также наименование организации);

─ личная подпись;

─ расшифровка подписи.

Ректор НИ РХТУ личная

им. Д.И. Менделеева подпись Д.П. Вент

или

Ректор личная подпись Д.П. Вент

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности не указывается.

Если документ подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор личная подпись А.В. Зорин

Главный бухгалтер личная подпись Т.В. Зотова

Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, их подписи располагают на одном уровне:

Директор ОАО «Век»   Личная подпись А.И. Петров

Президент ООО «Луч»   Личная подпись И.Г. Орлов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Председатель комиссии Личная подпись А.С. Дорохов

Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова

Личная подпись О.Р. Грошев

Личная подпись А.И. Якушев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

И.о. директора личная подпись С.И. Тимофеев

Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью.

Согласование документов – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Проверяется целесообразность составления документа, соответствие действующему законодательству, точность изложения рассматриваемого вопроса и др. Согласование может проводиться как внутри организации с ее отделами и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее с другими организациями (внешнее согласование). Согласованный документ направляется для подписания (утверждения).

Дата добавления: 2015-11-13