Исследование общих характеристик приложений Microsoft Office

Приложения Office XP объединены в пакет не только потому, что вместе они обеспечивают выполнение всех основных задач, встающих перед персоналом офиса современной компании. Эти программы выполняют разные функции, но имеют много общего, и пользователю, научившемуся хорошо работать с одной из них, не составляет никакого труда быстро освоить остальные приложения пакета. На этом занятии рассматриваются следующие операции и компоненты:

· меню и панели инструментов;

· навигация в пределах документа;

· редактирование содержания;

· буфер обмена Office XP;

· справочная система;

· Помощник по Office.

Запустив любое приложение Office XP, вы сразу же сталкиваетесь со стандартными элементами оконного интерфейса Windows. В любой программе есть меню, панели инструментов, полосы прокрутки документов и команды вызова справки. В Office XP все эти компоненты унифицированы, поэтому имеет смысл изучить их перед рассмотрением специфики отдельных программ пакета.

Задание 3.8.1. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок работы с меню и панелями инструментов Office XP

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры. В Office XP меню и панели инструментов получили дальнейшее развитие. Работать с кнопками панелей стало удобнее и быстрее, а названия пунктов меню точнее соответствуют выполняемым командам.

Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения (рис. 26), подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Более того, в некоторых панелях инструментов (например, в панели Рисование) появились кнопки, чрезвычайно похожие на списки команд Главного меню.

Рис. 26 – Строка меню и раскрывающиеся списки команд

Однако по традиции строка Главного меню выделяется разработчиками и пользователями. Давайте рассмотрим структуру меню приложений Office.

1. Запустите Microsoft Excel и щелкните на пункте Вид строки меню программы.

2. Передвиньте указатель мыши на строку Панели инструментов. Раскроются два вложенных друг в друга списка пунктов, показанных на рис. 26. Оформление строк меню различается в зависимости от того, какая операция выполняется выбором конкретного пункта. Ниже перечислены возможные варианты.

· Если в правой части пункта меню есть маленький треугольник (строка Панели инструментов на рис. 26), значит, этот пункт раскрывает дополнительное подменю.

· Выбор команды, имя которой заканчивается многоточием, например Масштаб..., открывает окно диалога, подобное показанному на рис. 27. Окна диалога широко распространены как в Office XP, так и во многих других приложениях Windows. Они позволяют практически безгранично расширять возможности любой программы, предоставляя пользователю возможность ввода самых разнообразных параметров.

Рис. 27 – Окно диалога выбора коэффициента масштабирования

· Выбор команды без многоточия (пункт Примечания) приводит к немедленному исполнению определенной операции.

· Некоторые пункты меню (например, Строка формул) играют роль флажков. При щелчках на них включается соответствующий режим (в данном случае на экране появляется строка формулы), а слева от названия пункта появляется метка. Повторный щелчок на таком пункте отключает режим и убирает метку.

· Два верхних пункта меню Вид - Обычный и Разметка страницы - являются примером переключателя с несколькими (в данном случае двумя) положениями. Щелкнув на таком пункте, можно выбрать одно из нескольких состояний. Значок в виде нажатой кнопки показывает, какое состояние является активным.

· В правой части названий некоторых команд в качестве подсказки приводится клавиатурная комбинация (например, Ctrl+V для команды Правка > Вставить), с помощью которой можно быстро выполнить данную команду.

· Если рядом с именем команды присутствует значок (см. команду Во весь экран), значит, в одной из панелей инструментов имеется кнопка быстрого выбора этой команды.

3. Потренируйтесь в раскрытии подменю, выборе тех или иных команд, включении и выключении режимов.

4. Строку меню, как и панель инструментов, можно перетащить в любое место экрана. Схватите ее мышью за расположенную слева вертикальную черту и перетащите в новое положение. Меню (и панели инструментов) можно переместить к любому краю окна либо разместить в середине окна приложения (рис. 28), где оно выглядит как небольшое окно с заголовком.

Рис. 28 – Перестановка меню и панелей инструментов

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному.

1. В программе Excel щелкните на кнопке Создать панели инструментов Стандартная, и сразу же появится новая электронная таблица.

2. Щелкните на кнопке Открыть той же панели инструментов. На этот раз откроется окно диалога, позволяющее найти нужный файл. Поскольку панели инструментов Стандартная и Форматирование расположены в одной строке, многочисленные кнопки обеих панелей просто не помещаются на экране.

Примечание. Чтобы получить доступ к кнопкам, отсутствующим в данный момент на панели инструментов, щелкните на маленьком треугольнике в правой части панели, и недостающие кнопки появятся в раскрывающейся палитре, как показано на рис. 29.

3. Щелкните на черном треугольнике в правой части панели инструментов Стандартная.

4. Щелкните на кнопке Рисование. В нижней части окна появится одноименная панель инструментов. Указанная кнопка играет роль флажка. Повторный щелчок на ней скроет панель Рисование. Обратите внимание, что теперь кнопка Рисование переместилась в основную часть панели инструментов.

Рис. 29 – Палитра дополнительных кнопок

Примечание. В Office XP кнопки панелей инструментов ведут себя разумно. Если на экран не помещаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель.

5. Чтобы открыть или скрыть определенную панель инструментов, раскройте меню Вид и укажите на пункт Панели инструментов. В появившемся списке панелей щелкните на имени той, которую нужно отобразить или скрыть.

Рис. 30 – Список кнопок панели инструментов

Примечание. Список, позволяющий отображать и скрывать панели инструментов, можно вывести на экран простым щелчком правой кнопкой мыши на любой видимой панели инструментов или на строке меню.

6. Чтобы добавить или убрать кнопку из панели инструментов Форматирование, щелкните на черном треугольнике в правой части панели.

7. В раскрывшейся палитре щелкните на кнопке Добавить или удалить кнопки.

8. В списке, показанном на рис. 30, щелкните на названии той кнопки, которую нужно добавить или убрать. Галочки в этом списке стоят напротив тех кнопок, которые в данный момент присутствуют в панели инструментов. Другие панели настраиваются аналогично.

9. В панели инструментов Рисование щелкните на кнопке Автофигуры.

10. Укажите на пункт Линии. Как видно из рис. 31, часть кнопок панелей инструментов позволяет раскрывать вложенные меню, что лишний раз указывает на схожесть панелей инструментов и строки меню приложения.

11. Некоторые кнопки устроены еще сложнее. Щелкните на кнопке Цвет заливки панели инструментов Рисование. Текущая ячейка немедленно закрасится другим цветом.

Рис. 31 – Меню в панели инструментов

12. Теперь щелкните на стрелке справа от этой кнопки. Раскроется палитра цветных кнопок, позволяющих не только залить ячейку другим цветом, но и изменить цвет, назначаемый щелчком на самой кнопке Цвет заливки. По мере знакомства с Office XP вы обнаружите множество таких сложных кнопок.

13. Наконец, в панели инструментов могут размещаться раскрывающиеся списки. Щелкните на списке Размер панели инструментов Форматирование и выберите значение 20. Теперь вводимые символы будут иметь новый размер.

Задание 3.8.2. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок поиска и выделения объектов

Редактируя содержание документа, пользователь имеет дело с текстом, числами, графическими и другими объектами. Очень часто содержимое документа не помещается па экране целиком, и пользователю приходится листать его в поисках нужного материала. Чтобы отыскать определенный фрагмент в многостраничном документе, часто необходимы специальные инструменты Office.

Прокрутка документа и поиск. Поучитесь перемещаться по документу и выполнять поиск определенных объектов с помощью следующих шагов.

Рис. 32 – Инструменты навигации

1. Выберите в главном меню пункт Создать документ Office.

2. Щелкните на вкладке Отчеты, а затем дважды на значке Современный отчет. Запустится Word, и в нем будет создан новый документ, показанный на рис. 32.

3. Для перемещения вверх и вниз по документу щелкайте на стрелках полосы прокрутки основной панели либо нажимайте клавиши Page Up и Page Down.

4. Для перехода на одну страницу вверх или вниз щелкайте на кнопках Предыдущая страница или Следующая страница.

5. Чтобы сместиться сразу на несколько страниц, перетаскивайте ползунок полосы прокрутки. При этом рядом с ним будет появляться номер страницы, определяемый текущим положением ползунка.

6. Для перехода к определенному разделу документа щелкните на заголовке этого раздела в панели схемы документа. Эта панель тоже имеет полосу прокрутки, с помощью которой можно пролистывать содержание документа.

7. Если требуется найти в документе определенный текст, выберите команду Правка > Найти. Откроется окно диалога, показанное на рис. 33.

8. Введите в поле Найти число 15.

Рис. 33 – Окно поиска и найденный фрагмент

9. Щелкните на кнопке Найти далее. Word начнет просматривать документ, начиная от текущей позиции текстового курсора, найдет первое вхождение числа 15 и выделит его.

10. Чтобы возобновить поиск и обнаружить все вхождения числа 15 в документ, продолжайте щелкать на кнопке Найти далее.

11. Отыскав нужные фрагменты, щелчком на кнопке Отмена закройте окно диалога поиска.

Вы рассмотрели приемы навигации и поиска на примере документа Word. Остальные приложения Office имеют сходные инструменты перемещения по документу. В PowerPoint и FronPage есть, соответственно, панели содержания и списка файлов, похожие на панель схемы документа Word. Окна диалога поиска варьируются в зависимости от специфики приложения, но приемы работы с ними сходны во всех программах Office.

Примечание. Окна диалога, подобные окну поиска, можно оставлять открытыми и одновременно выполнять другие операции (в отличие от большинства окон диалога, блокирующих все остальные действия). Это позволяет редактировать найденные фрагменты, а затем оперативно продолжать поиск.

Выделение, удаление и замена. В начале занятия были рассмотрены простейшие приемы ввода текста. В реальной работе часто приходится переставлять целые слова, абзацы, страницы и блоки данных. Для осуществления подобных операций необходимо указать программе тот фрагмент, который нужно копировать или переместить, то есть выделить его. Это делается так.

1. Щелчком поместите курсор в начало выделяемого фрагмента (перед первой буквой выделяемого текста или перед выделяемым графическим объектом).

2. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимайте клавиши вправо, вниз и Page Down до тех пор, пока не подсветится нужная часть документа.

3. Чтобы удалить выделенный фрагмент, нажмите клавишу Delete. Чтобы заменить его другим текстом или рисунком, просто начните вводить новый текст или вставьте соответствующий рисунок. В момент ввода нового содержимого выделенный фрагмент автоматически удаляется. С помощью указанного алгоритма действительно можно выделить любой блок данных. Однако Office предлагает дополнительные приемы выделения, значительно убыстряющие работу. Для выделения фрагмента в непрерывном текстовом блоке (в документе Word, на слайде PowerPoint, в отчете Access, в электронном сообщении Outlook или на web-странице Frontpage) пользуйтесь следующими приемами:

· чтобы выделить слово, дважды щелкните на нем;

· для выделения абзаца трижды щелкните на нем;

· чтобы выделить строку или пункт структуры, щелкните слева от нее, а для выделения нескольких строк нажмите кнопку мыши слева от первой из них и протащите мышь вниз;

· протаскиванием указателя по тексту можно быстро выделить несколько слов;

· чтобы выделить рисунок, диаграмму или другой внедренный объект, просто щелкните на нем.

Теперь потренируйтесь в выделении блоков ячеек таблиц Word, Excel, PowerPoint и Access.

4. Запустите Access и откройте базу данных.

5. В левой панели окна базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем дважды щелкните на значке Таблица данных. Откроется окно таблицы, показанное на рис. 34.

Рис. 34 – Выделение ячеек таблицы

6. Щелчками на кнопках столбца, строки и таблицы попробуйте выделить соответствующие фрагменты и целую таблицу.

7. Щелкните в любой ячейке второй строки.

8. Нажмите клавишу Shift и щелкните на кнопке четвертой строки. Будут выделены три строки, с первой по четвертую. Аналогичным образом можно выделить несколько смежных столбцов.

Примечание. Таблицы Word и PowerPoint не имеют кнопок для строк и столбцов. Для выделения фрагментов в этих таблицах следует щелкать на воображаемых кнопках, расположенных сверху и слева от ячеек таблицы.

9. Чтобы выделить блок смежных ячеек, подсвеченный на рис. 34, щелкните в левой верхней ячейке блока.

10. Нажмите клавишу Shift и щелкните в правой нижней ячейке блока. В предыдущем упражнении вы познакомились с окном диалога поиска. Приложения Office позволяют не только искать, но и автоматически заменять одни фрагменты текста другими. Предположим, оказалось необходимым заменить в тексте большого документа часто встречающуюся величину 15% на 17%. Для этого достаточно выполнить следующие шаги.

11. Перейдите к документу Word и выберите команду Правка > Заменить. Откроется окно диалога.

12. В поле Найти введите 15%.

13. В поле Заменить на введите 17%.

14. Щелкните на кнопке Найти далее, в документе будет найдено и выделено первое вхождение текста 15%.

15. Чтобы заменить его на 17%, щелкните на кнопке Заменить. Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент 15%.

16. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее.

Рис. 35 – Окно диалога замены текста

17. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста 15% на 17%, щелкните на кнопке Заменить все. Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента 15%.

Вид окна диалога замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.

Задание 3.8.2. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок редактирования содержания с помощью буферов обмена Office XP

В предыдущих упражнениях вы научились отыскивать и выделять фрагменты документов. Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office XP if Windows.

Вырезание, копирование и вставка. Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили сразу несколько способов выполнения этих команд.

Рис. 36 – Вырезание фрагмента с помощью меню Правка

1. Запустите Word и откройте документ (письмо).

2. Выделите второе и третье предложение.

3. Выберите в меню Правка команду Вырезать. Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он не пропал навсегда, а переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.

4. Щелчком переместите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.

5. В панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Вставить. Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы (рис. 37).

Рис. 37 – Кнопки редактирования содержания

6. Выделите весь текст, протащив указатель мыши слева от него (рис. 37).

7. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать. Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.

8. Запустите Outlook и щелкните на кнопке Создать панели инструментов. Откроется окно нового сообщения.

9. Щелкните в текстовой области сообщения.

10. Щелкните на кнопке Вставка панели инструментов Стандартная. Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рис. 38. Теперь документ, подготовленный в Word, можно отправить адресату по электронной почте.

Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Соответствующие команды имеются в меню Правка и в контекстном меню. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на панели инструментов Стандартная. Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:

· вырезать — Ctrl+X или Shift+Delete;

· копировать — Ctrl+C или Ctrl+Insert;

· вставить — CtrL+V или Shift+Insert.

Рис. 38 – Вставка текста в другое приложение

Буфер обмена Office и отмена операций. Многочисленные пользователи Windows давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на рабочий стол. Этот прием вы изучили на третьем занятии. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений. Только в Office 2000 наконец появился буфер обмена с несколькими ячейками.

Примечание. Office XP предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.

В Office XP буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги.

1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем упражнении, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.

2. В окне документа справа в области задач появится окно буфера обмена, показанное на рис. 39, в котором вы увидите скопированный фрагмент.

Рис. 39 – Панель буфера обмена

3. Выделите вторую строку текста и щелкните на кнопке Копировать панели инструментов приложения. Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.

4. Запустите Microsoft Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рис. 40. Выполните команду Правка > Буфер обмена. В открывшемся в области задач окне буфера будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.

Рис. 40 – Буфер обмена Office 2000 в окне Excel

5. Щелкните на кнопке Пуск и выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот.

6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.

7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка > Копировать.

8. Выберите команду Правка > Выделить все, а затем нажмите клавиши Ctrl+X.

Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. Что же произошло с буфером Office XP?

9. Нажатием клавиш Alt+Tab переключитесь в окно Excel. Обратите внимание, в буфер обмена Office XP попали фрагменты приложения Windows, не входящего в пакет Office XP. Таким образом, буфер обмена Office XP можно использовать для хранения нескольких фрагментов любого приложения Windows.

Примечание. Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office XP можно только в приложения Office XP, но не в другие программы Windows. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируется размещать эти фрагменты в документах Office.

10. В окне Excel щелкните в ячейке ВЗ и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки ВЗ появится в верхней строке буфера обмена.

11. Щелкните в ячейке В4.

12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Е6.

13. Щелкните на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная. Теперь буфер обмена выглядит так, как показано па рис. 40. Вы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?

14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.

15. В панели буфера обмена щелкните на четвертом значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным 4фагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки: Сохранить форматы оригинала или Использовать форматы конечных ячеек.

16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды Правка > Отменить или щелчок на кнопке Отменить панели инструментов Стандартная приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.

17. Переключитесь в Word.

18. Выделите в документе надпись и нажмите клавиши Ctrl+C.

19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать (фрагментов из Word и Excel. Теперь заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого, самого старого фрагмента.

20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Создать панели инструментов Стандартная. Откроется новый документ.

21. В окне буфера обмена щелкните на пункте Вставить все. Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.

22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на пункте Очистить все в верхней части окна буфера обмена. Все фрагменты будут удалены из буфера. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.

Осталось разобраться с тем, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила. Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией. Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office XP, то этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.

Задание 3.8.3. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок работы со справочной системой

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной инфор-мации:0ни одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником. Ниже представлен список основных ее компонентов.

· Помощник по Office - интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office пытается сам понять источник возникших трудностей и периодически предлагает пользователю полезные подсказки.

· Окно справочной системы - база данных с возможностями поиска информации по названию темы или по ключевому слову.

· Что это такое? - инструмент, позволяющий указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного объекта.

· Microsoft на Web - система поиска справочной информации на web-страницах компании Microsoft.

Получение справки. В этом упражнении Вы не будете рассматривать вопросы поиска справки в Интернете. Навигация по web-страницам - это отдельная большая тема другой учебной дисциплины. Сейчас вам предлагается изучить три локальных компонента справочной системы. Давайте посмотрим, что скажет эта справочная система Office о новом буфере обмена.

Рис. 41 – Помощник по Office

1. Запустите Microsoft Access и откройте ту базу данных, которая уже использовалась на этом занятии. Если пакет Office XP был установлен стандартным образом, то вы наверняка уже встречались с Помощником по Office, который обычно появляется в правом нижнем углу окна.

2. Если Помощника нет, щелкните в панели инструментов на кнопке Справка по Microsoft Access или на аналогичной кнопке в любой другой программе Office. В правом нижнем углу появится забавная фигурка Помощника по Office, которая сразу предложит вам список советов и откроет доступ к полю ввода вопросов, как показано на рис. 41. Если Помощник уже присутствует на экране, то для открытия-того же самого списка советов достаточно щелкнуть на фигурке Помощника, на указанной выше кнопке панели инструментов или нажать клавишу F1.

3. Иногда Помощник бывает достаточно назойлив. Если вы не нуждаетесь в частых советах, щелкните на фигурке Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Параметры. Откроется окно диалога, позволяющее настроить поведение Помощника (рис. 42).

Рис. 42 – Параметры Помощника

Примечание. Чтобы совсем убрать Помощника, выберите в контекстном меню Помощника команду Скрыть.

4. В окне параметров Помощника так же, как и в любом другом окне диалога, можно воспользоваться контекстной справкой, объясняющей назначение элементов окна. Для этого щелкните на кнопке с вопросительным знаком, расположенной в правой части заголовка окна. Рядом со стрелкой указателя-мыши появится большой вопросительный знак.

5. Щелкните на любом переключателе, поле или другом элементе окна диалога, например на флажке 0 сочетаниях клавиш. Появится всплывающая подсказка с кратким описанием выбранного элемента интерфейса.

6. Щелчком на кнопке ОК закройте окно параметров.

7. Щелкните на фигурке Помощника, введите в поле вопроса слова Буфер обмена и нажмите клавишу Найти. Помощник покажет список тем, связанных с введенным ключевым словом. Работая с английской версией Office, нужно вводить вопросы и ключевые слова на английском языке. В русской версии, естественно, нужно будет пользоваться русским языком.

8. Найдите тему, наиболее точно соответствующую вашему вопросу, и щелкните на ней. Обратите внимание на стрелку См. далее. Она позволяет вывести продолжение списка тем. Я выбрал пункт Копирование и вставка нескольких объектов. Откроется окно справочной системы. Навигация по страницам этой базы данных подобна поиску информации в Интернете. Чтобы найти нужную справку, следует щелкать на гиперссылках (подчеркнутых фрагментах текста) и внимательно читать текст очередной страницы. Рано или поздно вы отыщете ответ на свой вопрос.

9. Если вас постигла неудача и найти нужную информацию не удалось, не отчаивайтесь. Щелкните в панели инструментов окна справочной системы на кнопке Показать. Окно увеличится, в нем появится дополнительная область.

Ниже дано описание трех вкладок окна справочной системы.

· Содержание – содержит оглавление справочной системы Office в виде иерархического дерева папок, перемещаясь по которому можно добраться до любой страницы справочной системы.

· Мастер ответов – позволяет ввести вопрос и отыскать страницы справочной системы, в той или иной мере раскрывающие тему вопроса.

· Указатель – предлагает ввести или выбрать в списке ключевое слово, после чего щелчок на кнопке Найти инициирует вывод списка страниц справочной системы, содержащих выбранное слово. Щелчок на названии страницы выводит соответствующую информацию в правую панель окна справочной системы.

Примечание. В приложениях Microsoft Office XP нет необходимости вызывать справочную систему, чтобы воспользоваться мастером ответов. В правой части строки меню окна приложения имеется Окно вопроса. Введите туда интересующий вас вопрос и нажмите клавишу Enter. Вы увидите перечень пунктов Справки, имеющих отношение к данной теме.

4. Защита отчета по лабораторной работе.

Отчет по лабораторной работе должен включать:

- тему, учебные цели и план работы;

- описание порядка действий, отработанных заданий и упражнений или последовательность всех выполненных действий (набранных команд);

- выводы по каждому заданию.

Защита отчета по лабораторной работе заключается в предъявлении преподавателю полученных результатов, как в отчете, так и на экране монитора, демонстрации приобретенных навыков и ответах на контрольные вопросы, заданные преподавателем.

5. Примерный перечень контрольных вопросов.

1. Запуск всевозможными способами приложений Microsoft Office XP.

2. Способы ввода и форматирования текста в Microsoft Office XP.

3. Порядок вывода документа на печать.

4. Порядок сохранения полученного документа Word.

5. Порядок сохранения полученного документа Word в виде web-страницы.

6. Порядок экспорта документа Word в файл формата HTML.

7. Порядок сохранения модифицированного вариант документа.

8. Порядок выделения слова, абзаца и всего документа.

9. Порядок копирования, вырезки и замены выделенных данных.

10. Порядок вставки фрагмента документа или таблицы из одного документа (книги) в другой..

11. Как с помощью Помощника по Office найти в справочной системе страницы, описывающие тему Вставка.

12. Какая команда меню позволяет задать вопрос справочной системе Office?

13. Порядок печати текущей страницы справки.

14. Порядок сохранения нового документа Excel или Access.

15. Порядок выделения, удаления и восстановление данных в таблице Access.

16. Порядок закрытия документов и приложения.

17. Порядок управления папками с помощью Microsoft Office.

18. Способы взаимодействия Windows и Microsoft Office.

19. Характеристика и порядок работы с меню Microsoft Office.

20. Характеристика и порядок работы с панелями инструментов Microsoft Office.

Литература для подготовки:

1. Могилев А.В., Пак Н.И., Хеннер Е.К. Практикум по информатике: Учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений / Под ред. Е.К. Хеннера. – 2-е изд. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 608 с.

2. Черников В.Б. Офисные информационные технологии: Практикум: учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 400 с.

Дата добавления: 2015-11-15