Исследование взаимодействия с ОС Windows ХР

Все приложения пакета Microsoft Office XP работают только в ОС, начиная с версии Windows 95 или Windows NT и далее. Поскольку часть функций программ (к которым относятся вопросы взаимодействия приложений, доступа к дискам и принтерам, а также многие другие) неразрывно связана с операционной системой, для полноценного использования всех возможностей Office XP необходимо провести исследование взаимодействия с операционной системой.

Задание 3.7.1. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок установки ярлыков и документов приложений на рабочий стол.

Задание 3.7.2. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок управления папками из Office

Это упражнение научит вас создавать и удалять папки с помощью окон диалога приложений Office ХР.

1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.

2. Выберите команду Файл > Сохранить. Появится окно диалога Сохранение документа, показанное на рис. 18.

Рис. 18 – Окно диалога сохранения документа

3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои Документы. В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке. Но вы забыли создать такую папку заранее. Что же делать?

4. Щелкните в панели инструментов окна на кнопке Создать папку.

Примечание. Описанные здесь приемы управления папками и файлами в равной степени относятся к окнам диалога открытия документа, вставки объекта и другим окнам диалога, открываемым в приложениях пакета Office ХР и предназначенным для выбора файла.

5. В открывшемся окне диалога введите имя папки Новый проект и щелкните на кнопке ОК. Новая папка будет добавлена в текущую папку Мои Документы и сразу откроется в окне диалога Сохранение документа.

6. Чтобы вернуться в папку Мои Документы, щелкните в панели инструментов окна на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои Документы, показанной на рис. 18, есть файл с непонятным названием Книга1.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится: Полезно отразить это в названии документа.

7. Щелчком выделите значок Книга1.xls.

8. Щелкните на кнопке Сервис.

9. Выберите в раскрывшемся подменю (рис. 19) команду Переименовать. Название значка станет выделенным, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.

Рис. 19 – Меню сервисных инструментов

Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:

· Удалить - удаляет выделенный файл;

· Печать - печатает выделенный документ на стандартном принтере;

· Добавить в папку «Избранное» - добавляет в папку избранных документов ярлык выделенного файла;

· Подключить сетевой диск - подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;

· Свойства - открывает окно диалога свойств выделенного объекта (файла или папки);

· Параметры web-документа - открывает окно диалога параметров документов web;

· Общие параметры - позволяет настроить параметры окна диалога сохранения документа.

10. Если оказалось, что какой-либо файл больше не нужен, выделите его в списке окна диалога и нажмите клавишу Delete. Файл будет перемещен в Корзину.

Примечание. Чтобы стереть файл в обход Корзины, при выполнении операции удаления в любом окне интерфейса Windows или приложения Office держите нажатой клавишу Shift. Имейте в виду, что документ, удаленный в обход Корзины, восстановить невозможно!

11. Чтобы получить доступ к файлам Интернета, щелкните в левой панели окна сохранения файла на кнопке web-папки.

12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку. Откроется окно мастера Добавление папки web. Далее следуйте указаниям мастера.

Примечание. Если в Office 97 только появились первые инструменты поддержки формата HTML, то в пакете Office XP система доступа в Интернет полностью интегрирована. Теперь вы можете работать с документами интрасети и Интернета точно так же, как с локальными файлами компьютера.

Задание 3.7.2. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок создания документа Office из Главного меню и Рабочего стола Windows

В этом упражнении вы изучите еще два способа создания документов Office.

1. Раскройте Главное меню и выберите пункт Создать документ Office. Откроется окно диалога Создание документа Office, показанное на рис. 20. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки вкладки Общие (General) позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ.

Рис. 20 – Окно создания документа Office

Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:

· Базы данных - мастера построения стандартных баз данных Access;

· Шаблоны оформления - шаблоны, на основе которых создаются презентации PowerPoint с заранее заданным оформлением;

· Письма и факсы - стандартные шаблоны писем и факсимильных сообщений для Word;

· Ходатайство - мастер построения шаблона официального ходатайства и наполнения его содержанием, а также шаблоны, созданные этим мастером;

· Слияние - стандартные шаблоны составных отправлений, предназначенных для рассылки нескольким адресатам;

· Записки - докладные записки и небольшие письма;

· Презентации - презентации PowerPoint;

· Публикации - шаблоны текстов, предназначенных для публикации;

· Отчеты - отчеты для Word;

· Электронные таблицы - шаблоны электронных таблиц Excel;

· Веб-страницы - мастер построения web-страниц и шаблоны файлов формата HTML;

· Другие документы - дополнительные мастера и шаблоны документов.

2. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части окна диалога появится общий вид выбранного шаблона. Если вместо этого появится сообщение о недоступности выбранного компонента, не огорчайтесь, — благодаря автоматической системе установки компонентов Office шаблон все же можно будет открыть, но для этого потребуется выполнить несколько дополнительных шагов.

Примечание. В Office XP найден компромисс между проблемой экономии дискового пространства и необходимостью доступа к дополнительным компонентам приложений. Во время установки Office подавляющая часть этих компонентов не копируется на жесткий диск, но ссылки на них появляются в окнах диалога приложений. Если комплект устанавливался с сервера, то при обращении к такому отсутствующему компоненту модуль установки Office автоматически загрузит с сетевого диска недостающие файлы, и вы сможете продолжить работу, не прерываясь на процедуру переустановки Office. Если установка производилась с компакт-диска, держите его под рукой, он может понадобиться в любой момент для добавления недостающих компонентов.

3. Щелкните на кнопке ОК. При необходимости ответьте на вопросы мастера. Если на экране появится окно диалога, показанное на рис. 21, это означает, что в пакет Office устанавливаются дополнительные компоненты. Иногда программа установки может потребовать перезагрузки компьютера. В этом случае сохраните измененные документы, закройте все открытые приложения и щелкните на кнопке Да. После перезагрузки продолжайте прерванную работу.

Рис. 21 – Программа установки добавляет недостающие компоненты

Активизация значка в окне Создание документа Office (New Office Document) автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это окно диалога позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.

Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.

1. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.

2. В контекстном меню выберите пункт Создать. Раскроется подменю, показанное на рис. 22.

Рис. 22 – Создание документа Office

3. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft PowerPoint. Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.

4. В качестве имени введите текст Презентация.ppt. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.

Задание 3.7.3. Отработать и отразить в отчете по ЛР порядок работы с рабочими документа в Главном меню

Если вы постоянно работаете с одними и теми же документами или папками, бывает удобно разместить их ярлыки прямо в Главном меню. Тогда файлы будут под рукой в любой момент, даже когда рабочий стол закрыт многочисленными окнами приложений. Наиболее важные ярлыки можно поместить в основной список Главного меню. Для этого достаточно открыть папку, содержащую нужный документ, и перетащить его значок на кнопку Пуск Панели задач.

1. Чтобы разместить в Главном меню ярлык документа Текст.doc, перетащите его значок с рабочего стола на кнопку Пуск. В Главное меню можно добавлять папки с документами и вложенными папками.

2. Щелкните на кнопке Пуск правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Проводник (Windows Explorer). Откроется окно Проводника, в правой панели которого появится содержимое папки Главного меню.

3. Щелкните на свободном пространстве правой панели проводника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать > Папка.

4. В качестве названия введите текст Важные документы, как показано на рис. 23. В этой новой папке Главного меню будут храниться ярлыки ваших документов.

5. Щелкните на свободном пространстве рабочего стола правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Создать > Папка.

Рис. 23 – Значки Главного меню в окне Проводника

6. Введите текст Текущий проект. Так будет называться новая папка.

7. Двойным щелчком на значке новой папки откройте ее окно.

8. Щелкните в этом окне правой кнопкой мыши и выберите команду Создать > Документ Microsoft Word. Дайте новому документу имя Отчет.

9. С помощью аналогичных действий создайте в той же папке еще два документа, чтобы она выглядела так, как показано на рис. 24.

Рис. 24 – Папка с документами Office

10. Закройте окно папки Текущий проект. Теперь для облегчения доступа к документам Office нужно поместить их ярлыки в только что созданную папку Важные документы Главного меню.

11. Правой кнопкой мыши перетащите значок папки Текущий проект в окно проводника на значок папки Важные документы.

12. В раскрывшемся контекстном меню выберите команду Создать ярлык.

13. Повторяя шаги 8 и 9, создайте ярлык для файла Презентация.ppt, имеющегося на рабочем столе.

14. Закройте окно Проводника.

В Главном меню появилась новая папка. Если переместить на нее указатель мыши, раскроется список помещенных в нее ярлыков (рис. 25). В новую папку можно добавлять ярлыки любых других папок и файлов. Щелчок на ярлыке папки Текущий проект откроет окно этой папки с документами, щелчок на ярлыке файла Презентация откроет указанный документ в программе PowerPoint. Обратите внимание, что в Главном меню, показанном на рис. 25, присутствует ярлык Текст, помещенный туда на первом шаге упражнения.

Рис. 25 – Главное меню с ярлыками документов

Дата добавления: 2015-11-15