Організацію бухгалтерського обліку та фінансової звітності

Організаційно-правова характеристика установи та її вплив на

Повна назва установи – «Централізована бібліотечна система» Олевської районної ради

Скорочена назва установи – Олевська ЦБС

Місце проведення державної реєстрації: Олевська районна державна адміністрація житомирської області. Дата проведення державної реєстрації: 28 жовтня 2009 року.

Олевська «Централізована бібліотечна система» здійснює свою діяльність на підставі статуту затвердженого начальником відділу культури Олевської РДА Д.В.Халімончук та головою Олевської районної ради В.М.Троян. Згідно статуту ЦБС є установою що працює у взаємодії з бібліотеками усіх форм власності і підпорядкування, надає їм консультативно-методичну допомогу, обслуговує населення району через абонементи, читальні зали, інформаційно-бібліографічну службу. Центральна бібліотека і бібліотеки філії організовують обслуговування населення де не має стаціонарної бібліотеки.

ЦБС є юридичною особою, має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в управлінні Державного казначейства, круглу печатку із зображенням Державного Герба України, кутовий та інші штампи із своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом. Установа набуває прав юридичної особи з дня її державної реєстрації у встановленому законом порядку.

Юридична адреса установи:

11001 м.Олевськ

Житомирська область

вул. Свято-Миколаївська,34

Відповідно до статуту «Централізована бібліотечна система» підпорядкована відділу культури Олевської райдержадміністрації і у своїй діяльності керується Конституцією України, Цивільним Кодексом України, Господарським Кодексом України, Бюджетним Кодексом України, Законом України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства культури України, рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування і статутом.

За даними довідки Житомирської області управління статистики ЦБС є установою комунальної форми власності з підпорядкуванням Міністерству культури. Середня чисельність працівників ЦБС складає 14 чоловік.

Згідно кошторису Олевською «Централізованою бібліотечною системою» за 2014 рік було здійснено:

1.Оплата праці працівників установи 477763

2. Нарахування на заробітну плату 167935

3. Використання товарів і послуг 35014

4. Оплата комунальних послуг та енергоносіїв 15425

Форма власності установи – комунальна, організаційно-правова форма за КОПФГ - комунальна установа.

Вид діяльності – функціонування бібліотек і архівів

До складу ЦБС входять:

центральна районна бібліотека, районна бібліотека для дітей, що розташовані в м. Олевськ та бібліотеки-філії, що розташовані на території району. Районна бібліотека для дорослих

Завдання ЦБС є:

1. Культурно-освітня та науково-дослідна діяльність;

2. Комплектування бібліотечних фондів;

3. Експозиційна, фондова;

4. Прийняття участі в районних і обласних культурно-мистецьких заходах;

5. Організація зустрічей з цікавими людьми, збір архівної бібліографічної інформації

6. Бібліотечне – бібліографічне обслуговування читачів

7. Участь бібліотек в маркетингових розвідках орієнтованих на виявлення та вивчення потреб користувача

8. Вивчення реальних користувачів та формування їх інтересів

9. Впровадження компю’терних технологій

10. Інформаційне та довідково - бібліографічне обслуговування

11. Розвиток та збереження ресурсів бібліотеки

12. Формування, вивчення та використання книжкового фонду бібліотеки

13. Творчі акції бібліотек

14. Заходи з популяризації літератури

15. Популяризація літератури з історії нашої країни

16. Патріотичне виховання читачів

17. Профорієнтація. Популяризація сільсько-господарської та технічної літератури

Організаційна структура. Управління установою

1. Власник;

2. Орган управління;

3. Керівник (директор);

Власник

• приймає рішення про створення (реорганізацію, перепрофілювання, об’єднання та інше) припинення діяльності ЦБС;

• приймає рішення про створення філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів ЦБС;

• вирішує інші питання, які згідно до вимог законодавства відносяться до його виключної компетенції.

Орган управління

• затверджує статут ЦБС;

• затверджує кошторис і штатний розпис ЦБС;

• призначає та звільняє керівника (директора) ЦБС.

Керівник (директор)

• здійснює оперативне керівництво роботою ЦБС;

• організовує роботу ЦБС з реалізації статутних завдань, рішень Органу Управління і несе відповідальність за її результати;

• забезпечує розробку програм, проектів, планів роботи ЦБС та їх реалізацію;

• несе відповідальність за майно та кошти ЦБС, результати фінансово-господарської діяльності ЦБС в цілому, стан бухгалтерського обліку, своєчасність та повноту надання звітності у відповідні органи;

• представляє інтереси ЦБС в державних та інших органах, у стосунках з організаціями як на території України, так і за її межами;

• у межах своїх повноважень розпоряджається майном та коштами, переданими ЦБС, відкриває в управлінні Державного казначейства рахунки, укладає договори, в тому числі трудові, видає довіреності;

• за погодженням з відділом культури затверджує штатний розклад, визначає кількість працівників Установи, її структуру і порядок матеріального заохочення працівників в межах кошторису;

• за погодженням з Органом Управління затверджує положення про структурні підрозділи ЦБС, посадові інструкції та інші документи;

• в межах своєї компетенції видає накази;

• приймає на роботу та звільняє працівників ЦБС за погодженням з відділом культури райдержадміністрації;

• без доручення діє від імені ЦБС, виступає в судах як позивач, відповідач, третя особа;

• вирішує будь-які інші питання стосовно діяльності ЦБС, які не відносяться до компетенції Органу Управління;

• за результатами діяльності ЦБС звітує перед Органом Управління не рідше одного разу на рік.

Директор ЦБС одночасно є керівником центральної районної бібліотеки для дорослих та бібліотеки для дітей. Директор призначається і звільняється з посади начальником відділу культури райдержадміністрації, за погодженням з головою райдержадміністрації. Заступник директора по роботі з дітьми є працівником дитячої бібліотеки і відповідає за обслуговування дітей по ЦБС.

Директор виступає від імені ЦБС на правах особистої відповідальності, представляє її в організаціях і установах, видає накази у межах своєї компетенції, складає штатний розпис, кошторис установи.

При директорі можуть створюватися дорадчі органи для прийняття рішень з основних напрямків роботи ЦБС.

Директор ЦБС забезпечує підготовку і вчасне подання до відділу культури райдержадміністрації належної планово-звітної документації.

Центральна бібліотека організовує підвищення кваліфікації кадрів, вивчає, аналізує, узагальнює і поширює передовий досвід системи, запроваджує кращий вітчизняний і світовий досвід роботи своєї ЦБС.

Директор ЦБС здійснює контроль за дотриманням трудової та виконавської дисципліни серед працівників, забезпечує правильне використання коштів.

Права та обов’язки установи

ЦБС має право:

• отримувати у встановленому законодавством України порядку інформацію, документи і матеріали для виконання статутних вимог і поставлених перед ЦБС завдань;

• створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які діють на підставі затверджених положень про них;

• відкривати рахунки в управлінні Державного казначейства;

• вступати в договірні відносини з юридичними і фізичними особами у всіх сферах господарської та кредитно-фінансової діяльності, у межах своєї компетенції, як на території України, так і за її межами для виконання статутних завдань ЦБС;

• в межах своєї компетенції вести зовнішньоекономічну діяльність у ві-дповідності до вимог законодавства України

• залучати спеціалістів органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до її компетенц

ЦБС зобов’язана:

• дотримуватись нормативно-правових актів з питань її діяльності;

• дотримуватись фінансової дисципліни;

• вести бухгалтерський, оперативний та статистичний облік, у встановлені строки, подавати статистичну та фінансову звітність про свою діяльність.

Припинення діяльності установи

. Припинення діяльності ЦБС здійснюється за рішенням власника у формі реорганізації або ліквідації. При реорганізації ЦБС (злиття, приєднання, поділ, виділення, перетворення) його права та обов’язки переходять до правонаступників.

Ліквідація або реорганізація ЦБС проводиться з дотриманням вимог чинного законодавства України.

ЦБС вважається ліквідованою з дня внесення до державного реєстру запису про припинення її діяльності.

Бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією відділу культури. Очолюється головним бухгалтером. Підпорядковується безпосередньо начальнику відділу культури.

В своїй діяльності керується чинним законодавством України, нормативними та інструктивними документами Головного управління Державного казначейства.

Структура і штати бухгалтерії затверджує начальник відділу у відповідності з типовим штатним розписом та обсягами виконуваних робіт. В структуру бухгалтерії входить головний бухгалтер, бухгалтер I категорії, бухгалтер економіст, бухгалтер II категорії, бухгалтер.

Службові обов’язки між спеціалістами розподіляються згідно посадових інструкцій.

Головний бухгалтер централізованої бухгалтерії відділу культури належить до категорії спеціалістів галузі. Його приймає на роботу і звільняє начальник відділу культури райдержадміністрації за погодженням з органами Державної казначейської служби

Посадові обов’язки головного бухгалтера:

1. Відповідає за правильне ведення бухгалтерського обліку, керує його організацією і звітністю, здійснює контроль за використанням кошторисів видатків.

2. Керує працівниками бухгалтерського обліку відділу та розподіляє між ними посадові завдання та обов»язки.

3. Вимагає від працівників забезпечення неухильного дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів.

4. Забезпечує складання на основі даних бухобліку фінансово-бюджетної звітності та здачі її в установлені терміни до органів вищого рівня у відповідності з нормативними актами, затвердженими формами та інструкціями.

5. Здійснює контроль за веденням касових операцій, раціональним та ефективним використанням матеріальних, трудових та фінансових ресурсів.

6. Складає кошториси видатків і розрахунки до них.

7. Облік доходів і видатків по кошторисах спец рахунку музичної школи, бібліотеки, музею.

8. Облік касових і фактичних витрат загального фонду по усіх установах галузі.

9. Веде облік руху грошових коштів загального та спеціального фондів в органах Державної казначейської служби України.

10. Бере участь у проведенні інвентаризаційної роботи у підвідомчих установах, оформленні матеріалів, пов»язаних з нестачею та відшкодуванням втрат.

Бухгалтера-економіст I категорії забовя’заний:

- Бухгалтер-економіст І категорії підпорядковується начальнику відділу культури та головному бухгалтеру централізованої бухгалтерії.

- Складає кошториси видатків по підпорядкованих установах відділу культури і розрахунки до них, довідки на зміни до кошторисів.

- Відповідає за ведення розрахунків по заробітній платі,проводить нарахування заробітної плати працівникам бібліотеки районного будинку культури,музичної школи,районного методцентру,відділу культури,бухгалтерії, музеїв./м.о.№5/

- Веде книгу розрахунків з організаціями.

- Веде розрахунки з підзвітними особами./м.о.№8/.

Нарахування допомоги відповідно до ЗУ «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС».

- Відповідає за подання персоніфікованого обліку до Пенсійного фонду та форми І-ДФ до державної Податкової інспекції.

- Приймає участь у здачі місячної, квартальної та річної звітності.

- Бере участь у проведенні інвентаризації активів та зобов’язань.

Обов’язки бухгалтера I категорії

- Веде розрахунки за орендну плату майна та приміщень.

- Облік доходів касових і фактичних видатків по спец рахунку РБК.

- Нарахування заробітної плати працівникам спец рахунку РБК.

- Веде облік основних засобів і інших необоротних матеріальних активів./м.о.№9/.

- Облік та списання предметів, матеріалів, палива та бензину./м.о.№13/.

- Реєстрація бюджетних фінансових зобов’язань і друкування платіжних доручень.

- Приймає участь у здачі місячної, квартальної та річної звітності.

- Бере участь у проведенні інвентаризації активів та зобов’язань.

Бухгалтер II категорії

- Бухгалтер ІІ категорії підпорядковується начальнику відділу культури та головному бухгалтеру централізованої бухгалтерії.

- Облік і ведення касових операцій.

- Виплата заробітної плати і інших коштів отриманих готівкою працівникам підвідомчих установ відділу культури.

- Облік і видача доручень на отримання товарів.

- Зберігання і видача квитків та інших цінних паперів,журнал обліку бланків суворої звітності та журнал обліку договорів.

Посадові обов’язки бухгалтера

- Бухгалтер підпорядковується начальнику відділу культури та головному бухгалтеру централізованої бухгалтерії.

- Вміти реєструвати фінансові зобов’язання і друкувати платіжні доручення.

- Бере участь у проведенні інвентаризації активів та зобов’язань

- Комплектує в хронологічному порядку документи після їх оброблення, підшиває документи.

Для ведення обліку використовують План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій та Порядок використання Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій, затверджені Наказом головного управління Держказначейства України від 10.12.1999 р. №114. При необхідності відкривають додаткові субрахунки

Фінансова звітність – бухгалтерська звітність, що містить інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів установи за звітний період.

I. Місячна фінансова звітність: Звіт про заборгованість бюджетних установ по бюджету і спецфонду, 7д.

II. Квартальна фінансова звітність:

- Баланс (форма №1) (Додаток 23)

До балансу додаються такі додатки:

- Звіт про надходження та виконання коштів загального фонду (форма №2д,2м) (Додаток 24);

- Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форма №4-2д, №4-2м) (Додаток 25);

- Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (форма №7д,7м) (Додаток 26);

- Пояснювальна записка до квартального фінансового звіту.

III. Річна фінансова звітність:

- Баланс (форма №1) (Додаток 11);

- Звіт про надходження та використання коштів загального фонду

(форма №2д, 2м) (Додаток 12);

- Звіт про надходження та використання коштів загального фонду

(форма №2д, 2м) (Додаток 14);

- Звіт про надходження та використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетним установам (форма №4-1д, 4-1м) (Додаток 15);

- Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форма №4-2д, №4-2м) (Додаток 16);

- Звіт про рух необоротних активів (форма №5) (Додаток 17);

- Звіт про заборгованість за бюджетними коштами (форма №7д, 7м)

(Додаток 19);

- Звіт про результати фінансової діяльності (форма №9) (Додаток 20);

- Пояснювальна записка до річного фінансового звіту.

Ведення обліку в ЦБС здійснюється по меморіально-ордерній формі відповідно до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання щодо податків та зборів

Бухгалтерський облік ведеться посадовими особами бухгалтерії згідно штатного розпису. Всі обов’язки та відповідальність регулюються посадовими інструкціями та законодавством.

Технологія обробки облікової інформації – ручна, частково з використанням автоматизованих систем.

2. Організація та вимоги до первинного обліку

Будь-яка господарська операція повинна відображатися на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів.

Первинні документи – це письмові свідчення, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) установи на їхнє здійснення.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій з виконання кошторису є первинні документи. З оформлення кожної операції первинним документом починається перша стадія обліку.

Первинний бухгалтерський документ – це бланк встановленої форми, призначений для відображення господарських операцій.

Основним документом, який регулює загальні правила застосування первинних документів, є Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88. Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності установами.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях. Відповідно до п.2 ст.9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996 –ХІУ (зі змінами) первинні та зведені облікові документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

- ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;

- номер документа;

- підстава для здійснення операцій;

- дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складати українською мовою. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому прокреслюванню.

Керівник бюджетної установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Всі бухгалтерські документи підписує керівник підприємства і головний бухгалтер або згідно з розпорядженням керівника підприємства – його заступники та заступники головного бухгалтера. Документи без підпису головного бухгалтера або його заступника є недійсними і не приймаються до виконання.

Порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання бюджетів встановлює Державне казначейство України відповідно до законодавства.

При веденні бухгалтерського обліку Управління користується Інструкцією про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства від 10.07.2000р. №61 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України від 14.08.2000р. за № 497/4718, зі змінами та доповненнями

Весь рух оборотних коштів і матеріальних цінностей в установі відображається в первинних документах і ведеться в Головній книзі. Книга являється головним документом. В ній відображається залишки та обороти по дебету та кредиту рахунків. Рахунки ведуться відповідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, він затверджений Наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.1999 р. №114. План рахунків розроблений на підставі міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, призначений для відображення в бухгалтерському обліку установ та організацій, основна діяльність яких ведеться за рахунок коштів Державного бюджету.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислювальній установці - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Управління вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Помилки в первинних документах виправляють закреслюючи неправильний текст або суму і надписують над закресленим правильний текст або суму. Закреслення проводиться тонкою рискою так, щоб можна було прочитати раніше написане. Виправлення помилок у первинному документі повинно бути обумовлене записом “Виправлено” і затверджено підписами осіб, які підписують документ, із зазначенням дати виправлення. У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Після складання всі первинні документи передають в бухгалтерію. Кожний документ бухгалтерія детально перевіряє за суттю, формою і арифметично.

За суттю встановлюють відповідність господарських операцій, що оформлені документами, чинному законодавству.

За формою перевіряють повноту і правильність заповнення всіх реквізитів, необхідних для цього документа, чіткість і якість текстових і числових записів, своєчасність оформлення господарських операцій і подання документів в бухгалтерію.

Арифметична перевірка полягає в перевірці правильності кількісного відображення цієї господарської операції.

Розрахункові документи, на підставі яких в органах Державного казначейства здійснюються перерахування коштів з одних рахунків на інші, повинні мати дату проведення та підписи посадових осіб органу Державного казначейства, які оформили та перевірили документ, що підлягають додатковому контролю – підпис виконавця, на якого покладено обов’язок здійснювати первинний контроль операцій.

На розрахунковому документі в день його отримання органом Державного казначейства, неприйнятого ним до виконання, на зворотній стороні робиться запис про причину повернення без виконання за підписами головного бухгалтера (його заступника) та виконавця з проставленням штампа органу Державного казначейства.

Первинні документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці – дату запису в обліковий регістр, а при обробці на обчислюваній установці – відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку.

Закінчується обробка поставленням кореспонденції рахунків і погашенням документа. Документ підлягає оперативному і обліковому погашенню (відмітка про його використання).

За належне зберігання первинних документів, облікових реєстрів і бухгалтерських звітів несе відповідальність бухгалтер.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт (Додаток).

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються ці документи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Табель обліку використання робочого часу (форма № Т-18) призначений тільки для обліку використання робочого часу працівників зі сталим місячним окладом або ставкою.

Розрахунково - платіжна відомість (форма П-49) — це зведений документ, який відображає розрахунки з робітниками та службовцями з оплати праці (нарахувань і виплат).

Розрахунково - платіжна відомість включає всі види нарахованої заро-бітної плати, премії, доплати, надбавки тощо, а також утримань із заробітної плати кожного працівника. Вона складається у одному примірнику і підписується головним бухгалтером та керівником підприємства.

Первинні документи, що пройшли обробку, а також бухгалтерські звіти передаються до архіву. Вони зберігаються в бухгалтерії у зачинених шафах. Бланки суворої звітності зберігаються у сейфі. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового реєстру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою до архіву.

Зберігання первинних документів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів, оформлення і передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер.

Дата добавления: 2015-11-13