Списки в Excel. Методика створення та роботи з ними

Списки Microsoft Excel надають кошти, спрощують керування та аналіз груп пов'язаних даних на аркуші Excel. Якщо оголосити певний діапазон комірок списком, то даними цього списку можна управляти і аналізувати незалежно від даних, що не увійшли до списку. Наприклад, використовуючи лише дані із списку, можна фільтрувати стовпці, додавати рядки підсумкових значень і створювати звіт зведеної таблиці.

На аркуші можна задати кілька списків, що дозволяє гнучко ділити дані на окремі добре керовані набори.

Примітка. У загальній книзі створити список не можна. Щоб створити список у книзі, потрібно заборонити до неї загальний доступ.

Списки Excel спрощують спільне використання даних декількома користувачами за рахунок інтеграції з Microsoft Windows SharePoint Services. Якщо користувач має веб-адресою і дозволами розробника на вузлі SharePoint, він може поставити загальне доступ до свого списку і дозволити іншим особам переглядати, редагувати і оновлювати список. Потім список Excel можна з'єднати зі списком на вузлі SharePoint за рахунок синхронізації внесених змін з вузлом SharePoint. Це дозволить іншим особам бачити оновлені дані.

При створенні списку Excel процес розпізнавання і зміни вмісту списку можна спростити за рахунок коштів списку і візуальних елементів, розроблених для поліпшення цих засобів.

До кожного стовпцю списку за умовчанням застосовується Автофільтр, кнопки якого розташовані в рядку заголовків, що дозволяє швидко фільтрувати і сортувати дані.

Темно синя рамка навколо списку чітко виділяє інтервал осередків, що складає список.

Рядок із зірочкою (*) називається рядком вставки. Введення даних в цей рядок призводить до автоматичного додавання даних до списку і розширенню рамки навколо списку.

До списку можна додати рядок підсумків. При клацанні мишею по комірці в

рядку підсумків з'являється список, що розкривається узагальнених функцій.

Змінити розмір списку можна за допомогою переміщення мітки зміни розміру, що знаходиться в нижньому куті рамки списку.

Переваги списків

Сортування і фільтрація списків. Списки можна сортувати за зростанням, за зменшенням або в у заданому користувачем порядку. Можна також фільтрувати списки, щоб відображати лише дані, відповідні вказаному критерію.

Забезпечення цілісності даних. Для списків, не з'єднаних зі списками SharePoint, можна використовувати вбудовані в Excel засоби перевірки даних. Наприклад, в певному стовпці списку можна дозволити використовувати тільки числа або дати. До списками, сполученим зі списками SharePoint, автоматично застосовуються засоби перевірки списків служб Windows SharePoint Services. Наприклад, при публікації чи з'єднанні списку з сервером, на якому запущені служби Windows SharePoint Services, або під час редагування в програмі Excel існуючого списку SharePoint правила типів даних застосовуються для кожного стовпця списку, щоб перевірити, що кожен стовпець містить тільки один тип даних.

Форматування об'єктів списку. Осередки списку можна форматувати так само, як і клітинки аркуша.

Сумісність зі списками Windows SharePoint Services. При публікації списку на вузлі SharePoint відбувається створення користувацького списку SharePoint. Якщо з'єднати список під час публікації або під час експорту існуючого списку SharePoint, можна редагувати список в автономному режимі і синхронізувати внесені зміни зі списком SharePoint пізніше.

У Access підтримується дві мови програмування. Як правило, професійні розробники використовують мову VBA. Вивчення цієї мови виходить за рамки цієї книги. Проте є і інша мова — мова макросів, призначена для новачків. Якщо ви умієте вибирати елементи з поля із списком, значить, зможете написати і макрос.

Тому читачам, що не мають досвіду програмування, не варто турбуватися. Створення макросу має на увазі запис списку інструкцій, яким слідуватиме комп'ютер. У наступних розділах описуються методи швидкого створення простих макросів в Access.

У Access відсутній засіб запису макросів, що відрізняє макроси Access від макросів Word або Excel.

Дата добавления: 2015-11-14