Работа с документацией

Читайте также:

Поток служебной документации, которую руководитель должен хотя бы просмотреть, поистине огромен. До 30 % времени менеджера тратится на чтение. Механизм рационального чтения включает в себя совершенствование техники быстрого чтения и методики чтения документов. Без специальной тренировки взрослый человек способен прочитывать 200 – 250 слов/мин., а для служебного быстрого чтения желательная скорость от 400 до 500 слов/мин.

Недостатки традиционного чтения:

1. Чтение по буквам и слогам. Оно спотыкающееся, темп низкий, взгляд цепляется за слоги. Желательно охватывать взглядом несколько слов целиком.

2. Внутреннее проговаривание (вокализация). Мы беззвучно при помощи губ, языка проговариваем читаемый текст. Скорость существенно падает.

3. Постоянное возвращение взгляда к уже прочитанным местам текста. Искусственно увеличивается объем текста.

4. Поверхностное чтение. Недостаточная концентрация внимания из-за слабого интереса к читаемому. Текст не усваивается.

5. Слежение пальцем или карандашом («костыль» для чтения).

6. Движения головой, вместо движений глазами при чтении.

7. Позы, неудобные для чтения (внимание отвлекается не помехи телу, и быстрее наступает усталость).

8. Внешние факторы (шум, плохое освещение, отвлечения).

Рациональное ведение корреспонденции.

1) Подготовьте стандартные ответы, письма-копии.

2) Старайтесь писать ответ, резолюцию сразу, не накапливая бумаг.

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте секретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Создайте несколько папок (к немедленному исполнению, к повторному рассмотрению, в архив)

В письме могут быть отображены следующие Аспекты: напоминание, гарантия, подтверждение, информация, сопроводительные вопросы, предупреждение. При правильном написании делового письма желательно придерживаться следующего алгоритма, этапов (абзацев) письма:

1 2 3 4

внимание интерес просьба действие

начало письма конец письма

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 6 элементов письма:

1) дата - число, месяц, год;

2) внутренний адрес - имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение - вежливое приветствие;

4) текст письма - изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости - вежливое “до свидания”;

6) подпись - обязательно от руки.

Виды писем

По структуре