Читайте также:
|
1. Знаешь, ЗИЛ – самый лучший 1. Холодильный агрегат ЗИЛ
и прочный холодильник. Он рассчитан на многолетнюю
много лет у нас работает без работу без замены
ремонта. холодильного агента.
2. Друзья мои! Вы уж сами 2. Брак основывается на
решайте свою судьбу: добровольном согласии
женщины и мужчины.
хотите – женитесь, не хотите - Супруги полностью
не надо! равноправны в семейных
отношениях.
Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»
Правописание названий организаций и учреждений:
1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).
2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).
3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).
4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).
Языковые формулы официальных документов. Языковые формулы – это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде. Соединение языковых формул в определенной последовательности позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
Гарантируем возврат кредита в сумме…
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…
Контроль за выполнением возлагается…
Акционерное общество подтверждает… и т.п. (См. приложение № 5)
Таким образом, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей для определенных видов документов: служебных записок, информационных писем, приказов, распоряжений, договоров, справок и др.
Выбор языковых моделей
| Цель | Тип документа | Языковая модель |
| Информативная | Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо и т. д. | Извещаем Вас о том, что … Информируем Вас о том … Сообщаем … Уведомляем, что… |
| Побудительная | Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление | В связи с … приказываю … Назначить исполняющим обязанности… Ужесточить контроль за сроками исполнения договора … Обязать всех сотрудников … |
| Правовая | Договор Доверенность | (Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется … |
| Я, нижеподписавшийся, доверяю … | ||
| Инициирующая поддержание отношений | Справка Гарантийное письмо Письмо-просьба | Дана в том, что … действительно работает в … (является студентом); (является членом кооператива …) Фирма…гарантирует… Гарантируем оплату счета… Прошу рассмотреть мое заявление…(вопрос о…) Просим сообщить… |
| Выражающая предупреждение, требование, отказ, приглашение | Письмо-напоминание Письмо-требование (рекламация) | Напоминаем, что… Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара… Предъявляем претензию к… |
| Письмо-ответ | Ваши рекомендации приняты к сведению… Договор не может быть заключен в силу следующих причин… Ввиду отсутствия документов за…годы в архиве подтвердить стаж Вашей работы не представляется возможным… |
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ. Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.
В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.
Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.
Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.
Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.
Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.
Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.
1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.
Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!
К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.
При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!
Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!
В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!
Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес … Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…
В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!
С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…
Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.
2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.
4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.
В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ. Документ выполняет информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную функции. Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Документ создается для сохранения информации. Организационная функция документов отражается в их воздействии на группы людей при организации и координации их деятельности. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи предприятий и организаций. Документ выступает в качестве средства связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами. При возникновении спорных вопросов между сторонами деловых отношений в качестве доказательства могут быть использованы документы, несущие юридические функции. В данном случае документ закрепляет правовые нормы.
Документ требует исполнения, достаточного уровня образовательной подготовки, чем дисциплинирует, воспитывает чувство ответственности, т.е. выполняет воспитательную функцию.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. Все документы можно классифицировать по следующим признакам: вид деятельности, способ фиксации информации, место составления, степень сложности, степень гласности (секретности), срок исполнения, юридическая сила, стадии создания, происхождение, срок хранения, степень обязательности, степень унификации и характер содержания.
По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: 1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных; 2) официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
Основные виды служебной документации:
1. Организационно-правовая документация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.
2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).
3. Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена наоперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).
4. Документация по личному составу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.
Дата добавления: 2015-10-16; просмотров: 81 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 16 | | | СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ РАЗНЫХ ВИДОВ |