Створення таблиць за допомогою запиту

За допомогою цього виду запиту ви можете вибрати потрібні дані з вже існуючої таблиці за допомогою звичайного запиту на вибірку, а потім помістити їх в нову таблицю, структура якої визначається структурою записів результуючого безлічі запиту. Таким чином, процес створення таблиці за допомогою запиту складається з трьох кроків:

1. Створити запит на вибірку.

2. Перетворити запит на вибірку в запит на зміну, задавши параметри розміщення нової таблиці.

3. Виконати запит на зміну, тим самим помістивши відібрані записи в нову таблицю.

1.6 Зв'язування таблиць на схемі даних

Для того, щоб було зручно переглядати, створювати, видаляти і модифікувати зв'язку між таблицями, в Microsoft Access використовується схема даних (Relationships).

Щоб відкрити схему даних, необхідно виконати команду <Сервіс, Схема даних> (Tools, Relationships). За замовчуванням схема буде містити всі таблиці зі зв'язками. Щоб прибрати будь-яку таблицю зі схеми даних, необхідно натиснути правою кнопкою миші на будь-якому місці цієї таблиці і з контекстного меню вибрати команду <сховати таблицю> (Hide table). Щоб знову додати в цю схему згорнуту таблицю або таблицю, у якій зв'язки ще не встановлені, необхідно:

1. Клацнути правою кнопкою миші на вільному просторі схеми даних і з контекстного меню вибрати команду <Додати таблицю> (Show table).

2. У діалоговому вікні <Додавання таблиці> (Show table) розкрити вкладку <Таблиці> (Tables), вибрати зі списку таблицю і натиснути кнопку <Додати>.

3. Натиснути кнопку <Закрити> (Close), щоб закрити діалогове вікно <Додавання таблиці> (Show table).

У даному випадку зв'язок між таблицями Access будує автоматично. Це відбувається тоді, коли дві таблиці мають однакові назви пов'язаних полів і узгоджені типи даних, причому хоча б в одній з таблиць пов'язане поле є ключовим.

Якщо потрібна зв'язок автоматично не створена, її можна створити двома шляхами. Перший шлях - графічний. Слід вибрати в головній таблиці поле для зв'язку, натиснути ліву кнопку миші і перетягнути поле в другу таблицю. Відпустити ліву кнопку миші над тим полем підпорядкованої таблиці, з яким встановлюється зв'язок. Після цього з'явиться діалогове вікно <Зміна зв'язків> (Edit Relationships).

Альтернативний варіант - вибрати команду <Зв'язки, Змінити зв'язок> (Relationships, Edit Relationships) з головного меню Access. Ця команда з'являється в меню, коли відкрито вікно <Схема даних> (Relationships).

У діалоговому вікні <Зміна зв'язків> (Edit Relationships) можна вибрати зі списків назви пов'язаних таблиць і полів для зв'язування.Якщо відношення між таблицями "один-до-багатьох", то зліва зі списку <Таблиця / запит> (Table / Query) вибирається головна таблиця і поле в цій таблиці, а праворуч зі списку <Пов'язана таблиця / запит> - підлегла і відповідно полі в ній. Якщо відношення "один-до-одного", то порядок таблиць значення не має. Якщо ви встановлювали зв'язок графічно, то всі поля в списках вже обрано, і потрібно тільки визначити правила посилальної целостності.Для цього встановлюють прапорець <Забезпечення цілісності даних> (Enforce Referential Integrity) і один або обидва прапорці: <каскадне оновлення пов'язаних полів> (Cascade Update Related Fields) і <каскадне видалення пов'язаних записів> (Cascade Delete Related Records). При необхідності можна змінити параметри об'єднання, для чого потрібно натиснути кнопку <Об'єднання> (Join Type) і вибрати один з перемикачів:

1. Об'єднання тільки тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються;

2. Об'єднання ВСІХ записів з <ім'я першої таблиці> і тільки тих записів з <ім'я другої таблиці>, в яких зв'язані поля збігаються;

3. Об'єднання ВСІХ записів з <ім'я другої таблиці> і тільки тих записів з <ім'я першої таблиці>, в яких зв'язані поля збігаються.

За замовчуванням встановлюється перший перемикач. Натиснути кнопку <ОК>. Коли створюється новий зв'язок, можна також скористатися кнопкою <Нове> (Create New) і у вікні <Створення> (Create New) ввести імена пов'язують таблиць та імена полів, використовуваних для зв'язку. Натиснути кнопку <ОК>. Після встановлення всіх параметрів зв'язку необхідно натиснути кнопку <ОК> у вікні <Параметри об'єднання> (Edit Relationship) і закрити вікно <Схема даних> (Relationship), натиснувши на кнопку <Закрити> у правому верхньому куті вікна [1].

2. Фільтрування даних у локальній базі даних

Щоб застосувати фільтр, клацніть правою кнопкою миші поле або елемент керування для фільтрування та виберіть у нижній частині спливаючого меню команду фільтрування. Щоб використовувати певне значення як основу свого фільтра, виберіть значення, клацніть його правою кнопкою миші, а потім виберіть команду фільтрування. Параметри фільтрування залежать від типу даних поля, яке використовується. Нижче показано, який вигляд мають параметри фільтрування для текстового поля з вибраним значенням привіт усім:

Фільтри можна використовувати для перегляду певних записів у формі, звіті, запиті або таблиці даних чи для друку лише деяких записів звіту, таблиці або запиту. Застосування фільтра дає змогу обмежити кількість даних для відображення без змінення оформлення основного об’єкта.

2.1 Фільтрування

Обмеження даних, які відображаються, – це базова операція з базою даних, і фільтрування – це один зі способів обмеження, однак інколи краще використовувати запит. Якщо ви вирішили використовувати фільтр, існує кілька способів фільтрування: використання загальних фільтрів, фільтрування за вибраним і формою.

Дата добавления: 2015-10-16