Читайте также:
|
Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.1
В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать – Москва.2
В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".3
Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа"
на бланке приказа
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.4
Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.5
Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.6
Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке можно посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.2, Б.3, Б.4).
Схема расположения реквизита "Место составления или издания документа" приведена на рисунках 2 и 3. В пределах границ зоны расположения реквизит "Справочные данные об организации" размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).7
РЕКВИЗИТ 15 – АДРЕСАТ
Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.1
В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.2
При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.3
Например:
| Федеральное архивное агентство |
При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.
Например:
| ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем |
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.4
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.5
Например:
| Администрации районов Московской области |
При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.6 Между инициалами и фамилией должен быть пробел.
Например:
| Генеральному директору ЗАО "Термика" А.Г. Цицину |
или
| ЗАО "Термика" Генеральному директору А.Г. Цицину |
Пример оформления реквизита "Адресат" на письме
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается вопросом, изложенным в документе. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.7
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.8 Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об организациях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.9
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.10
Например:
| ЗАО "Термика" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.11
Например:
| Образцову О.П. Волгоградский пр., д. 5, кв. 12, Москва, 109316 |
Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса.12
Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419
или
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Строки реквизита "Адресат" центрируются по отношению к самой длинной строке или выравниваются по левому краю.
Например:
| ЗАО "ТЕРМИКА" ул. Орджоникидзе, д. 11, стр. 1А, Москва, 115419 |
Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.13
РЕКВИЗИТ 16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Гриф утверждения – реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.1
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3
Например:
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4
Например:
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
| УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ |
| Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009 | Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.6
Например:
| УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.9
Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).
РЕКВИЗИТ 17 – РЕЗОЛЮЦИЯ
Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.1
Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2
Например:
| Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата |
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.4
Пример оформления реквизита "Резолюция"
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.
Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2.
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3.
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 продольного бланка
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
__________
РЕКВИЗИТ 18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.1
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?,
например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?,
например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.2
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.3
Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.4
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.5
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.6
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".7
Пример оформления заголовка письма
__________
РЕКВИЗИТ 19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
РЕКВИЗИТ 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа – основная содержательная часть документа.1
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.2
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.3
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4
Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.6
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.7
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.9
В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.10
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.11
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).12
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.15
.
Пример оформления ссылки на документ-основание
и нумерации пунктов
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").16
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").17
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").18
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").19
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").20
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным").21
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.22
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.23
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.24
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.25
РЕКВИЗИТ 21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).1
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:2
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.3
Например:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.4
Например:
| Приложение: | Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде "Кодекс-Сервер" для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:5
| Приложение: | письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. |
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:6
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.7
Например:
| Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25 |
Если приложение одно, порядковый номер не указывается.8
Например:
| Приложение к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25 |
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.9
Например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25 |
Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.10
РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ
Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.1
В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2
Например:
| Генеральный директор ЗАО "Термика" | 
| А.Г. Цицин |
или на бланке:
| Генеральный директор |
| А.Г. Цицин |
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.3
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:4
| И.о. генерального директора | Личная подпись | Т.П. Ярославцева |
или:
| Исполняющий обязанности генерального директора | Личная подпись | Т.П. Ярославцева |
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6
Например:
| Генеральный директор ЗАО "Термика" |
| А.Г. Цицин |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.8
Например:
| Генеральный директор |
| А.Г. Цицин |
| Главный бухгалтер | 
| Е.О. Сенина |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.9
Например:
| Технический директор | Коммерческий директор |
| Личная подпись К.В. Воробьев | Личная подпись Е.Н. Ярославцева |
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.10
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.11
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.12
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.13
Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | А.Г. Цицин |
| Члены комиссии | Личная подпись | Т.П. Ярославцева |
| Личная подпись | К.В. Воробьев | |
| Личная подпись | Е.Н. Ярославцева |
Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения".
Дата добавления: 2015-10-13; просмотров: 953 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| РЕКВИЗИТ 09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ | | | РЕКВИЗИТ 23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА |