Проектные мероприятия по совершенствованию процесса обработки информации.

Необходимость использования информационных технологий уже очевидна практически всем предпринимателям, бизнесменам и управленцам. Использование информационных систем управления делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения управляемости, легкой адаптивности и изменениям конъюнктуры рынка, а главное – возможности принятия управленческих решений на основе достоверной информации. Даже небольшие магазинчики зачастую оснащены компьютером, не говоря уже о крупных фирмах и предприятиях. По мере своего развития информационные технологии сейчас получают все большее распространение в сфере бизнеса. Сегодня для достижения успеха в бизнесе необходима точность во всем. Крупным компаниям необходимы автоматизированные системы, которые могли бы максимально точно описать все бизнес-процессы предприятия, отражали бы динамику развития компании в целом и по отдельным направлениям. Даже небольшие предприятия, порой, испытывают необходимость в обработке большого объема информации при большом документообороте. И поэтому нуждаются в автоматизации процесса обработки информации. Внедрение информационных технологий оказало колоссальное влияние на организацию бизнеса и сыграло решающую роль в обеспечении управления всеми подразделениями предприятия.

И, казалось бы, на лицо одни плюсы, однако здесь есть и свои подводные камни. Поспешная и неорганизованная «компьютеризация», порой, приводит к довольно нежелательным, а то и плачевным экономическим эффектам. Причин может быть много, но одной из главных является то, что предприятие переоценило или недооценило свои финансовые, трудовые и интеллектуальные ресурсы, а так же, что немало важно, и сроки реализации проекта, дабы не попасть в убыток. Автоматизация процесса обработки информации при немалых объемах работ может потребовать значительных вложений ресурсов предприятия; возможно, потребуется реорганизация всей структуры предприятия и кадрового состава. Не говоря уже о том, что любому предприятию нужны высококвалифицированные, профессиональные кадры, профессионально владеющие компьютерной техникой.

С целью совершенствования существующего технологического процесса обработки информации и снижения трудоемкости проводимых работ, осуществляются, как правило, следующие проектные мероприятия:
- Покупка ПЭВМ и периферии (системны блок, монитор, пульт, принтер, множительное устройство – в количестве, определяемом расчетом и из соображений рациональной организации работы производства);

- Покупка специализированного программного обеспечения (обеспечивающее выполнения работ согласно теме задания);

- Приобретение необходимого инвентаря (столов, стульев и пр.);

- Обучение персонала работе с ПЭВМ и программным обеспечением.

Сравнительная экономическая оценка эффективности проектных мероприятий проводится на основе экономических критериев, для определения которых необходимо по каждому варианту найди объем, и изменения, капитальных вложений и текущих затрат, величина которых зависит от затрат времени (трудоемкости) на выполнение годового объема работ. Поэтому расчет трудоемкости обработки информации является одной из первоначальных задач курсовой работы.

Технические и программные средства, используемые в проектном варианте.

Когда возникает необходимость во внедрении, каких либо средств автоматизации на предприятии, необходимо предварительно четко определить, кто и как будет использовать их. Число пользователей, интенсивность применения программных продуктов, объёмы обрабатываемых данных, возможность коллективного доступа к программным продуктам, необходимость ограничения прав доступа и другие параметры влияют не только на выбор программного обеспечения, но и на то, какое оборудование целесообразно использовать. Возможности (или характеристики) оборудования должны соответствовать требованиям к аппаратным ресурсам, которые предъявляет программное обеспечение. Общее правило таково, что чем сложнее и современнее программное обеспечение, тем больший объём аппаратных ресурсов (производительности процессора, оперативной и дисковой памяти, скорости передачи данных по сети и т.д.) необходим ему для нормальной работы. Поэтому при покупке программного обеспечения, всегда встает вопрос о том, насколько соответствует имеющееся на предприятии оборудование требованиям приобретаемого программного обеспечения. В случае, когда аппаратных ресурсов недостаточно, может потребоваться их модернизация или замена на более производительное оборудование.

Все программное обеспечение можно разделить на 2 неравные группы:

стандартная (или коробочная ПО) и заказанное ПО. Большинство типовых задач по информатизации работы пользователей решается стандартным ПО. Благодаря возможностям настройки стандартное (коробочное) ПО может быть легко адаптировано к конкретным потребностям практически любого пользователя. Ситуация, когда коробочное ПО не совсем удовлетворяет требования пользователей, возникает достаточно редко. В таких случаях фирма – разработчик может выполнить его доработку, если объём это доработки не превышает разумные пределы. Если стандартное ПО, имеющееся на рынке, не удовлетворяет требованиям какого-либо предприятия, то у предприятия существует 2 пути решения проблеммы информатизации своей деятельности:

Обратиться к фирме-разработчику программных продуктов, за специализированной (заказной) системой, которая будет специально разработана для этого предприятия, или самостоятельно заняться разработкой системы используя для этого своих работников (программистов) и своих постановщиков задач (бизнес-аналитиков), которые будут ставить задачи программистам, анализируя потребности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

При выборе средств информатизации чрезвычайно важно правильно определить информационные потребности предприятия и условия, в которых будет эксплуатироваться система, а также ожидаемые результаты от внедрения системы. Ответить на эти вопросы необходимо, поскольку от корректно поставленной задачи будет зависеть степень соответствия полученной в итоге системы действительным потребностям предприятия. Поэтому постановка задачи является первым необходимым шагом в процессе создания (или совершенствования) информационной системы предприятия.

В данной курсовой работе для обеспечения аппаратной составляющей проекта было принято решение не прибегать к уже готовым сборкам персональных компьютеров. С одной стороны данное решение может показаться опрометчивым и рискованным, но, с другой стороны, сейчас на рынке существует не малое количество фирм торгующих компьютерным оборудованием, которые осуществляют за умеренную плату всю необходимую сборку и комплектацию ПК с приемлемым гарантийным обслуживанием. На мой взгляд, такой подход позволит сэкономить некоторую долю финансов, при этом имеется возможность самому выбирать необходимую конфигурацию оборудования с учетом приемлемых финансовых затрат. Что касается компьютерной периферии, оргтехники и всего прочего, то, я отдам предпочтение фирме HP(Hewlett Packard). HP – широко известная фирма, которая хорошо зарекомендовала себя отличным качеством своей продукции, а также широким ассортиментом и вполне доступными ценами.
Сейчас рынок программного обеспечения, буквально, завален всевозможным ПО для малого, среднего и крупного бизнеса, обеспечивающего решения от самых мелких до крупномасштабных задач. Поэтому, при выборе программных средств, я преследовал следующий критерии. Необходимо, что бы ПО:

- Имело широкую распространенность на современном рынке. Как правило, подобное ПО проходит испытание временем, а, потому, дает гарантию бесперебойной и надежной работы.

- Было достаточно простым в использовании, но при этом достаточно функциональным.
- Не требовало слишком больших затрат на покупку, внедрение и поддержку в целом.

С учетом данных критериев при выборе операционной системы для ПК была выбрана операционная система компании Microsoft – OS Windows XP Professional. Вообще, операционные системы семейства Windows в настоящее время являются одними из самых распространенных и, что не мало важно, достаточно простых в использовании и освоении, а также не требуют глубоких познаний в области операционных систем и системного администрирования. Конечно, операционные системы Windows наиболее уязвимы для вирусов, в отличие от OS Linux, UNIX или MacOS X, но одни из лучших в соотношении цена\качество и легкости освоения пользователем. А проблемы с безопасностью решаются антивирусными приложениями. OS Windows XP – на данный момент не самая последняя версия OS Windows (существует OS Windows 7), но относительно других версий OS Windows дешевле других и полностью подходит для выполняемых нами задач и имеет все необходимые для нас возможности.

В качестве офисного ПО, в том числе ПО для работы с текстом и таблицами, я сначала остановился на свободно распространяемом офисном пакете Open Office. Однако ввиду его не особой распространенности, а также ввиду того, что все же большинстов пользователей предпочитают офисный пакет компании Microsoft – MS Office, я остановил свой выбор на решении Microsoft. MS Office 2010 Business – на мой взгляд отличное решение для любой офисной деятельности. А, что касается программного обеспечения, обусловленного спецификой решаемой задачи, то тут, несомненно, было выбрано ПО фирмы «1С», а именно – «1С:Предприятие 8. 1С-Логистика: Управления складом 3.0» предназначенное для автоматизации расчета данных складской специфики. По поводу антивирусных решений, то продукция компании ESET – одна из лучших по отношению цена\качество.

4 Расчёт трудоёмкости обработки информации

Для базового варианта общие годовые затраты времени работников складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

Т^б_раб = Т_сб + Т_обр, где (1)

Т^б_раб – общая трудоемкость работ в базовом варианте, ч/год;

Т_сб – затраты времени на сбор и анализ информации, ч/год;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации, ч/год.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):

Т_обр = Т_зап + Т_расч, где (2)

Т_зап – затраты времени на запись, ч/год;

Т_расч – затраты времени на необходимые расчетно-графические

действия при обработке информации, ч/год

Значение Т_зап находится из выражения:

Т_зап = Q_{год зн}/Н_выр, где (3)

Q_{год зн} – годовой объем записываемой информации в знаках, зн/год;

Н_выр – норма выработки при записи, зн/ч.

Найдем годовой объем записываемой информации в знаках следующим образом:

Q_{год зн} = Q_год * N, где (4)

Q_год – годовой объем записываемой информации в условных листах,

лист/год;

N – количество печатных знаков на одном листе (можно принять,

что один условный лист содержит примерно 1500 знаков), зн/лист.

В нашем примере Q_год = 2950 лист/год, подставим значения в формулу (4) и получим:

Q_{год зн} = 2950 * 1500 = 4425000 зн/год

Так как норма выработки при записи Н_выр = 5600 зн/ч, то:

Т_зап = 4425000/5600 = 790,18 ч/год

Величина Т_расч определяется исходя из общего объема работ Q_год в листах и нормативной трудоемкости расчетных работ (нормы времени Т_н, ч/лист) на каждый условный лист:

Т_расч = Q_год * Т_н, где (5)

Т_н – трудоемкость (норма времени) расчетных работ при ручной

обработке информации, ч/лист.

В нашем примере Т_н = 1,25 ч/лист, тогда получим:

Т_расч = 2950 * 1,25 = 3687,5 ч/год

Время на сбор и обработку информации Т_сб определяется согласно заданию в процентах (µ) от затрат времени на запись Т_зап:

Т_сб = (µ * Т_зап)/100, где(6)

µ – затраты времени на сбор информации в процентах от затрат

времени на запись в базисном варианте, %.

Т_зап – затраты времени на запись информации, ч/год.

В нашем примере µ = 50%, подставим значения в формулу (6):

Т_сб = (50 * 790,18)/100 = 395,09 ч/год

Вычислим затраты времени на запись и обработку информации по формуле (2):

Т_обр = 790,18 + 3687,5 = 4477,68 ч/год

Таким образом, получим общие годовые затраты времени работников в базисном варианте по формуле (1):

Т^б_раб = 395,09 + 4477,68 = 4872,77 ч/год

В проектном варианте работы по сбору и анализу информации на первом этапе выполняются, как и в базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Т_сб:

Т^пр_раб = Т_сб + Т_обр, где (7)

Т^пр_раб – общая трудоемкость работ в проектном варианте, ч/год;

Т_сб – затраты времени на сбор и анализ информации, ч/год;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации, ч/год.

Для второго этапа обработки информации, при расчете трудоёмкости работ выполняемых на ПЭВМ (Т_э), можно воспользоваться следующей формулой:

Т_э = n₀ * (T_выч + n₁ * T_вн + n₂ * T _вв + n₃ * T_выв), где (8)

Т_выч – время работы процессора, ч/год;

Т_вн – время обмена информацией с внешними накопителями

принимается в размере 30% от Т_выч), ч/год;

Т_вв, Т _выв – время ввода и вывода информации, ч/год;

n₀ = 1,3…1,4 – коэффициент запаса, учитывающий увеличение

объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок,

нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

n₁, n₂, n₃ – коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств (при использовании ПЭВМ допустимо принять равными единице).

Время работы процессора составляет:

Т_выч = Q_вв q/ V_выч, где (9)

Q_вв – годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации в

знаках, зн/год;

q – среднее количество машинных операций на один знак входной

информации (для рассматриваемых задач q = 4000 оп/зн), оп/зн;

V_выч – среднее быстродействие процессора в операциях в секунду,

оп/сек.

Годовой объём вводимой информации Q_вв установлен заданием в процентах (η) от величины Q_{год зн}:

Q_вв = (η * Q_{год зн})/100, где (10)

η – объём вводимой информации при машинной обработке от

годового объема работ, %.

Получим годовой объём вводимой информации из формулы (10):

Q_вв = (70 * 4425000)/100 = 3097500 зн/год

Быстродействие процессора V_выч определяется техническими характеристиками процессора. С целью упрощения допустим, что одна машинная операция осуществляется примерно за 10…20 тактов работы процессора, т.е. величина V_выч (оп/с) составляет примерно 0,1 от тактовой частоты процессора (Гц):

V_выч = 0,1 * Н_выч, где (11)

Н_выч – тактовая частота процессора, Гц.

Для определения среднего быстродействия процессора воспользуемся данными процессора Inter Core i3 2100 с тактовой частотой 3,1 ГГц (Приложение Е). Используется данная модель, потому что разница в цене с его, например, соседом Inter Core i3 2120, составляет 15%, но отличия в производительности не дотягивает до этого уровня, а для некоторых задач он практически не изменен. Так как для организации первоочередной задачей стоит рациональное использование денежных средств, то выбор очевиден.

С учетом формулы (11), получим:

V_выч = 0,1 * 3,1 * 10⁹ = 0,31 * 10⁹ = 310 000 000 оп/сек.

Таким образом, вычислим время работы процессора по формуле (9):

Т_выч = (3097500 * 4000) / 310000000 = 39,98 сек/год

39,98 / 3600 ≈ 0,01111 ч/год

Так как время обмена информацией с внешними накопителями принимается в размере 30 % от Т_выч, то согласна произведенных расчетов данная величина будет равна:

Т_вн = 39,98 * 0,3 = 11,94 сек/год

11,94 / 3600 ≈ 0,00332 ч/год

Годовые затраты времени на ввод информации находят исходя из объема вводимой информации Q_вв и величины нормы выработки при вводе, принимаемой, как отмечалось, равной норме выработки Н_выр при записи для базового варианта:

Т_вв = Q_вв/Н_выр, где (12)

Т_вв – время ввода информации, ч/год.

Подставим значения в формулу (12) и получим:

Т_вв = 3097500 / 5600 = 553,13 ч/год

Время вывода информации включает затраты времени на подготовку к печати и время печати:

Т_выв = Т_под + Т_печ, где (13)

Т_под – время подготовки к печати, ч/год;

Т_печ – время печати, определяемое скоростью печатающего

Устройства, ч/год.

Время подготовки к печати (Т_под) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Т_обм) и времени на техническую подготовку устройства к работе (Т_техн), то есть:

Т_под = Т_обм + Т_техн, где (14)

Т_обм – время обмена командами с печатающим устройством, ч/год;

Т_техн – время на техническую подготовку устройства к работе, ч/год.

Величина Т_техн включает затраты времени на закладку бумаги и другие ручные операции, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев) и устанавливается исходя из технических характеристик и особенностей работы применяемого устройства и среднего количества одновременно распечатываемых листов.

Usb 2.0, скорость Full-Speed.

Наши практические расчеты не требуют большой точности, поэтому значение Т_обм можно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда:

Т_под = Т_техн (15)

Т_техн представляет собой время на техническую подготовку к печати, которое можно вычислить, исходя из количества циклов печати. Предположим, что за один цикл печатается 50 листов. Время на подготовку печати, как правило, состоит из времени подготовки к печати первой страницы. Принтер печатает странницу и одновременно осуществляет подготовку к печати последующей, следовательно, это время можно не учитывать. Таким образом, получим, что:

Т_техн = Q_год * Т_перв / 50, где (16)

Т_перв – время, затраченное на подготовку и печать первой страницы,

ч/год.

Согласно приложению Г время прогрева принтера составляет 15 сек, а время выхода первой страницы 9,5 сек, вычислим Т_техн для выбранного принтера:

Т_техн = 2950 * (15 + 9,5) / 50 = 2950 * 24,5 / 50 = 1445,5 сек/год

= 0,40153 ч/год

Время печати документов находится по формуле:

Т_печ = Q_выв / V_печ, где (17)

Q_выв – объём информации, выводимой на печать (Q_выв = Q_год);

V_печ – скорость печати (берется из паспортных данных печатающего

устройства), лист/сек.

С учетом скорости печати принтера HP Laser Jet P3005DN, которая составляет 33 лист/мин или 0,55 лист/сек, найдем время печати документов:

Т_печ = 2950 / 0,55 = 5363,64 сек/год = 1,4899 ч/год

Определим из формулы (13) время, затрачиваемое на вывод информации:

Т_выв =0,40153 + 1,4899 = 1,89 ч/год

Таким образом, время, затрачиваемое на обработку информации, в проектном варианте, согласно формуле (8), составит:

Т_э = 1,3 * (0,01111 + 0,00332 + 553,13 + 1,89) = 721,55 ч/год

Общие затраты времени работников в проектном варианте составят:

Т^пр_раб = Т_сб + Т_э (18)

Подставим полученные данные в формулу (18):

Т^пр_раб = 395,09 + 721,55 = 1116,64 ч/год

Дата добавления: 2015-09-06