Теоретическая часть. Лабораторная работа № 3

Лабораторная работа № 3

Подготовка докладной записки

Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и приобрести практические навыки составления докладной записки в конкретной производственной ситуации.

Теоретическая часть

Основные понятия

Информационно-справочные документы составляют самую большую группу управленческих документов. В них содержится информация, позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления, принять объективное, обоснованное решение. Информационно-справочные документы являются основанием для издания документов организационно-распорядительного характера.

К информационно-справочным документам относят акты, письма справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и оформлению докладных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе,

содержащий выводы и предложения составителя.

От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки.

В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения руководителю сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид документа используют также для информирования о завершении работы либо ее этапа, выполнении распоряжений.

Инициатором издания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурное подразделение или конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа.

Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников.

Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям, установленным в инструкции по делопроизводству.

В зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных записок имеет свои особенности.

Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации.

Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия.

Внутренние докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты: наименование автора организации или структурного подразделения);

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Разберем оформление реквизитов докладной записки.

Дата добавления: 2015-10-13