Заголовок к тексту

Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала.

Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем?"

Например: О подготовке учебно-методических комплексов для студентов заочного отделения

Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк, допустимо не формулировать заголовок.

Текст

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки "предлагаю", "прошу", "считаю необходимым". Не рекомендуется употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...".

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная

последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок, т.к. при составлении текстов управленческих документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и утверждение...". "проверкой установлено, что...");

• ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

• использование отглагольных существительных;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("считаю необходимым", "прошу", "предлагаю")

• использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.)

• использование универсальных слов с неопределенным

значением;

• исключение из текста архаизмов("сего года", "при сем направляем").

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО

Продлить Пролонгировать

Объявление Анонс

Представить Репрезентовать

Дата добавления: 2015-10-13