Организация учета с использованием автоматизированной формы

В настоящее время не существует общепринятого названия автоматизированной формы бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как компьютерная, таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. Не давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация, оценка и инвентаризация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса.

Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

• Одноразовый и минимальный ввод - многоразовый и максимальный вывод.

• Один журнал хронологической записи - множество регистров систематической записи.

• Полноценный учет по синтетическим счетам, субсчетам и аналитическим кодам.

• Отчетная информация в срок - рабочая по запросу.

• Автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.

• Наличие типовых проводок.

• Возможность автоматизированного

формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.

• Организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.

• Связь оперативного и бухгалтерского учета, организация управленческого учета на предприятии.

• Обеспечение целостности базы данных.

• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

• Учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы.

• Возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов).

• Автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм.

• Создание, печать и хранение электронных копий первичных документов.

• Возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

В принципе, необходим "идеальный" пакет в том смысле, что для начинающего бухгалтера он будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала -отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора - надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта "на вырост", если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).

В основе программных модулей, реализующих "интегрированную бухгалтерию" (ИнтБ) лежит все та же база «Проводки – главная книга – баланс» (ПгиБ), но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета материально-производственных запасов, учета заработной платы, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМе.

В "Комплексном бухгалтерском учете" (КомплБ) вместо одного АРМа появляется несколько АРМов для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций анализа, сбыта с возможностью сетевого взаимодействия различных АРМ. По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также оборудования бухгалтерского персонала.

На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применятся рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ.

Требования, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

• наличие товарного вида и надежного сопровождения;

• право на получение консультаций (так называемая "горячая линия");

• модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

• одновалютное и многовалютное исполнение;

• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

• необходимый уровень детализации аналитического учета;

• простота освоения и удобство системы в работе;

• цена и пр.

На сегодняшний день число компаний, занимающихся разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии, приближается к 200 [13]: "1С" (серия программ "1С:Бухгалтерия"), "Айти" (семейство "БОСС"), "Атлант -Информ" (серия "АККОРД"), "Галактика-Парус" (серии программ "Галактика" и "Парус"), "ДИЦ" ("Турбо-Бухгалтер"), "Интеллект-Сервис" (серия "БЕСТ"), "Информатик" ("Инфо - Бухгалтер") и многие другие. Но несмотря на такое разнообразие, достаточно хорошо апробированных и известных из них - не более десятка. Самой же распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета в России и странах СНГ является серия программ "1С:Бухгалтерия", позволяющая автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.

Все современные бухгалтерские программы основаны на документообороте.

Как правило, современная программа компьютеризация бухгалтерского учета обеспечивает:

• Автоматизация всех участков бухгалтерского учета.

• Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.

• Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.

• Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.

• Использование справочников («Валюты, «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах. А также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.

• Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.

• Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.

• Использование журналов операций, проводок и документов дл удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этом журнале.

• Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка».

• Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).

• Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.

• Возможности ведения учета в различных денежных натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.

• Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.

• Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.

• Ведение учета для нескольких предприятий.

Дата добавления: 2015-08-21