Проектирование документации

Документы являются основным носителем информации в АИС, включает логически связанные реквизиты и обладает юридической силой. Документы могут быть первичные и производные, результативные. В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в результативных документах имеются сводно-группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.

Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов.

Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Есть документов с длительным жизненным циклом, они содержат условно-постоянную информацию, используемую многократно для решения широкого круга задач (справочники профессий, банковских реквизитов клиентов, структурных подразделений предприятий и пр.). Документы короткого жизненного цикла включают в основном, оперативную переменную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В зависимости от содержащейся в них информации различают документы: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и пр.

Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация. Требования к таким документам следующие:

• стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформляющей частей;

• приспособление к компьютерной обработке;

• включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Первичные документы в основном формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ.

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. [10].

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения:

Система автоматизации документооборота «Документ-2000»

Программой «1C: Электронная почта».

Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности [137]:

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2.Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.

3.Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4.Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5.Подсчет длины строки в табличной зоне (Lдок) с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле:

L1 + L₂ +... + Li + ... + Ln + k* d,

где L_i- длина i -го реквизита (i=1-n);

k - число колонок в таблице;

d - число пробелов между колонками.

Дата добавления: 2015-08-21