Организация работы по приобретению и доставке монет

2.1. Монеты приобретаются у поставщиков монет по договорам, заключенным центральным аппаратом банка. Приобретаемые у поставщиков монеты из драгоценных металлов должны иметь сертификаты. Медно-никелевые монеты приобретаются только в Национальном банке и сертификатами не снабжаются. При определении потребности в приобретении монет департаментом розничного бизнеса осуществляется изучение спроса на конкретную монету и докладной запиской направляется информация о потребности в монетах (приложение 6 к настоящей Инструкции) в департамент по работе с ценностями.

2.2. Приобретение монет из драгоценных металлов за пределами Республики Беларусь.

2.2.1. Приобретение монет осуществляется на основании заключенного с поставщиком монет договора в письменной форме. Проект договора с поставщиком монет направляется на согласование в юридический департамент, департамент бухгалтерского учета, департамент безопасности, казначейство и департамент международных и межбанковских расчетов. При условии расчетов за монеты в иностранной валюте в обязательном порядке проект направляется на согласование в департамент валютного контроля и финансового мониторинга на предмет соблюдения валютного законодательства Республики Беларусь.

После рассмотрения проекта договора вышеуказанными департаментами проект направляется для рассмотрения поставщику монет по электронной почте. Предварительно согласованный с поставщиком монет договор визируется уполномоченными лицами вышеуказанных департаментов и заместителем главного бухгалтера. Подписывает договор заместитель Председателя Правления, направляющий деятельность департамента по работе с ценностями (далее – заместитель Председателя Правления). После этого договор направляется для подписания поставщику монет.

2.2.2. Каждая поставка монет оформляется в соответствии с условиями договоров. Заявка (приложение 5 к настоящей Инструкции) визируется директором (заместителем директора) департамента по работе с ценностями, заместителем главного бухгалтера и подписывается заместителем Председателя Правления. Со стороны поставщика монет заявка подписывается уполномоченным представителем.

2.2.3. Пересылка документации по поставке, а также доставка монет осуществляются в сроки и способом, предусмотренными условиями договора.

2.2.4. Для исполнения договоров, оплаты заявок, а также всех сопутствующих договоров и счетов по доставке монет (оплата услуг таможенных агентов, услуг сторонних организаций по хранению, транспортировке) их подписанные оригиналы передаются ответственным исполнителем департамента по работе с ценностями в отдел хозяйственных операций департамента внутрибанковских операций (далее – отдел хозяйственных операций).

2.2.5. После получения сопроводительных документов к монетам (счет-фактура на оплату монет и авианакладная в трех экземплярах, упаковочный лист в двух экземплярах) и поступления монет на склад временного хранения таможни аэропорта «Минск-2» ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями проводит мероприятия по таможенному оформлению прибывшего груза.

2.2.6. Ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями:

представляет в таможню аэропорта «Минск-2» один экземпляр сопроводительных документов (договор с поставщиком, заявка (приложение 5 к настоящей Инструкции), счет-фактура на оплату монет, упаковочный лист, авианакладная);

осуществляет необходимые мероприятия по таможенному оформлению прибывших монет в соответствии с регламентом работы пункта таможенного оформления аэропорта «Минск-2»;

для прохождения государственного контроля на ПТО «Гомель-кристалл», готовит и направляет:

- письмо в Гомельскую региональную таможню о намерении прохождения таможенного оформления в ПТО «Гомель-кристалл» (приложение 7 к настоящей Инструкции);

- письмо в управление по работе с драгоценными металлами Министерства финансов Республики Беларусь с заявлением необходимости проведения процедуры государственного контроля (направляется не позднее чем за 10 дней до намерения разместить груз с монетами в ПТО «Гомель-кристалл») (приложение 8 к настоящей Инструкции);

готовит и направляет в отдел хозяйственных операций мемориальный ордер с дополнительными реквизитами ф. 0401540101 на оплату таможенных платежей (таможенный сбор, таможенная пошлина и НДС), представляет для оплаты счета-фактуры и документы, выставленные таможенными органами и другими организациями по оказанным услугам хранения и таможенного оформления.

2.2.7. Ответственный исполнитель отдела хозяйственных операций в соответствии с представленным мемориальным ордером с дополнительными реквизитами ф. 0401540101 осуществляет перечисление таможенных платежей получателю. Передает один экземпляр документов, подтверждающих оплату таможенных платежей, ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями для последующего предъявления в таможенные органы.

2.2.8. Ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями, после сообщения от управления по работе с драгоценными металлами Министерства финансов Республики Беларусь о дате проведения государственного контроля, готовит и направляет по системе «Клиент-банк» в филиал № 300 – Гомельское областное управление распоряжение (приложение 9 к настоящей Инструкции), подписанное электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП) директора (заместителя директора) департамента по работе с ценностями, для осуществления получения и доставки монет со склада временного хранения таможни аэропорта «Минск-2» в ПТО «Гомель-кристалл» и после их таможенного оформления – в филиал № 519 г. Минска (далее – филиал № 519).

2.2.9. После получения распоряжения (приложение 9 к настоящей Инструкции) из департамента по работе с ценностями с соответствующей резолюцией начальника (заместителя начальника) филиала № 300 – Гомельского областного управления начальник отдела объединенной службы инкассации филиала № 300 – Гомельского областного управления:

связывается по телефону с ответственным исполнителем департамента по работе с ценностями и уточняет дату и время получения посылок с монетами, количество, вес и габариты посылок;

назначает бригаду инкассаторов для получения посылок с монетами на складе временного хранения таможни аэропорт «Минск-2» от ответственного исполнителя департамента по работе с ценностями;

направляет ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями по почтовой системе Lotus Notes ксерокопии паспортов членов бригады инкассаторов и технических паспортов спецавтомобилей, задействованных в перевозке для предварительного оформления пропусков на территорию аэропорта «Минск-2».

2.2.10. В день получения посылок с монетами на складе временного хранения таможни аэропорта «Минск-2» ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями:

оформляет необходимые документы для получения посылок с монетами на складе временного хранения таможни аэропорта «Минск-2»;

оформляет пропуска для въезда спецавтомобилей на территорию склада временного хранения таможни аэропорта «Минск-2» и передает их старшему бригады инкассаторов;

осуществляет получение посылок с монетами на складе временного хранения таможни аэропорта «Минск-2» и передачу их бригаде инкассаторов по акту приема-передачи ценностей согласно приложению 10 к настоящей Инструкции (заполняется первый раздел данного акта) с проверкой целостности упаковки и пломб.

2.2.11. Доставленные на склад временного хранения ПТО «Гомель-кристалл» посылки с монетами передаются бригадой инкассаторов ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями с проверкой по количеству посылок и целостности упаковки, пломб по акту приема-передачи ценностей согласно приложению 10 к настоящей Инструкции (заполняется второй раздел данного акта). После приема коробов (упаковок) с монетами и сопроводительных документов к ним бригада инкассаторов и ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями расписываются в двух экземплярах акта приема-передачи ценностей и проставляют в них печать маршрута инкассации.

При обнаружении повреждения упаковки или пломбы данный факт фиксируется в акте и оговаривается подписями всех членов бригады инкассаторов и ответственного исполнителя департамента по работе с ценностями.

2.2.12. При невозможности доставки посылок с монетами на склад временного хранения ПТО «Гомель-кристалл» до его закрытия полученные посылки с монетами хранятся под ответственностью инкассаторов филиала № 300 – Гомельского областного управления и доставляются на склад временного хранения на следующий рабочий день и передаются ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями по акту приема-передачи ценностей согласно приложению 10 к настоящей Инструкции (заполняется второй раздел данного акта).

2.2.13. Процедура прохождения государственного контроля осуществляется в помещении склада временного хранения в присутствии ответственного исполнителя департамента по работе с ценностями. Все посылки с монетами, прошедшие осмотр, оклеиваются и опечатываются печатями лица, проводящего государственный контроль, и ответственного исполнителя департамента по работе с ценностями.

2.2.14. По окончании проведения процедуры государственного контроля лица, проводящие государственный контроль, оформляют акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта передается ответственному исполнителю департамента по работе с ценностями, второй – в Гомельскую региональную таможню для таможенного оформления посылок с монетами.

2.2.15. По окончании процедуры таможенного оформления посылки с монетами опечатанные ответственным исполнителем департамента по работе с ценностями передаются бригаде инкассаторов объединенной службы инкассации филиала № 300 – Гомельского областного управления по акту приема-передачи ценностей согласно приложению 10 к настоящей Инструкции (заполняется третий раздел данного акта) для последующей доставки в филиал № 519.

2.2.16. После приема коробов (упаковок) с монетами и сопроводительных документов к ним бригада инкассаторов и ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями расписываются в двух экземплярах акта приема-передачи ценностей (приложение 10 к настоящей Инструкции) и проставляют в них печать маршрута инкассации.

2.2.17. Посылки с монетами не позднее следующего рабочего дня доставляются бригадой инкассаторов объединенной службы инкассации филиала № 300 – Гомельского областного управления в филиал № 519.

2.2.18. Бригада инкассаторов филиала № 300 – Гомельского областного управления доставляет полученный груз в филиал № 519 и сдает его лицам, ответственным за сохранность ценностей, в соответствии с требованиями пунктов 103–104 [7].

2.2.19. Прием доставленных монет осуществляется лицами, ответственными за сохранность ценностей (заведующим кассой), на основании представленного акта приема-передачи (приложение 10 к настоящей Инструкции) и авианакладной. Прием монет от инкассаторов производится без вскрытия упаковки со сверкой надписей на ярлыках груза, количества коробов (упаковок) с записями в авианакладной. Груз проверяется на предмет отсутствия повреждений упаковки. Вместе с грузом инкассаторы передают заведующему кассой экземпляры счета-фактуры и упаковочного листа.

После приема груза от бригады инкассаторов заведующий кассой филиала № 519 оформляет и передает старшему бригады инкассаторов справку о выполнении задания ф. 1003120005 для отчета перед начальником отдела объединенной службы инкассации филиала № 300 – Гомельского областного управления.

2.2.20. Хранение полученных монет филиалом № 519 осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 107, 108 [7].

2.2.21. Не позднее следующего рабочего дня лица, ответственные за сохранность ценностей (при необходимости дополнительно назначенные кассовые работники) филиала № 519, осуществляют вскрытие посылок с монетами. При вскрытии производятся пересчет монет по количеству и сверка фактических результатов пересчета с данными на ярлыке к упаковке, данными упаковочного листа и счета-фактуры. В ходе пересчета монет осуществляется их проверка на предмет возможного наличия производственного брака, повреждений монет и их упаковки. При приеме монет также проверяются наличие и соответствие количества сертификатов к монетам.

2.2.22. По окончании пересчета монет лица, ответственные за сохранность ценностей, расписываются на счете-фактуре в получении монет. Заведующий кассой на счете-фактуре проставляет оттиск своей печати и передает ее в отдел по работе с валютными ценностями филиала № 519.

2.2.23. Ответственный исполнитель отдела по работе с валютными ценностями филиала № 519 на основании полученного счета-фактуры производит пересчет цен монет в белорусские рубли по курсу Национального банка на дату оприходования монет в хранилище филиала № 519. Направляет департаменту по работе с ценностями по системе «Клиент-банк» подтверждение о получении монет (приложение 11 к настоящей Инструкции), готовит и передает в службу бухгалтерского учета для оприходования монет распоряжение (приложение 2 к [11]), а счет-фактуру – заведующему кассой филиала № 519.

2.2.24. Служба бухгалтерского учета филиала № 519 производит оформление приходного кассового ордера ф. 0402540101 на сумму балансовой стоимости полученных монет, указанной в распоряжении (приложение 2 к [11]). В кассовые документы дня по операциям с драгоценными металлами подшиваются: акт приема-передачи ценностей (приложение 10 к настоящей Инструкции), авианакладную, первый экземпляр приходного кассового ордера ф. 0402540101, экземпляр упаковочного листа и счета-фактуры поставщика.

2.2.25. В случае обнаружения расхождений в количестве, а также брака либо повреждений монет (сертификатов) ответственным исполнителем отдела по работе с валютными ценностями составляется акт (приложение 12 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются лицами, осуществлявшими пересчет и проверку монет (сертификатов), и не позднее следующего дня первый экземпляр акта направляется в адрес департамента по работе с ценностями для проведения работы с поставщиком в соответствии с условиями договора. Второй экземпляр подшивается в кассовые документы дня по операциям с драгоценными металлами.

2.2.26. После получения от филиала № 519 подтверждения (приложение 11 к настоящей Инструкции) ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями представляет в отдел хозяйственных операций документы (акты выполненных работ, таможенные декларации и другие), оформленные в установленном порядке, подтверждающие уплату сумм таможенных платежей и фактически произведенных расходов, связанных с таможенным оформлением груза (услуг по таможенному оформлению, отпуску груза со склада временного хранения и других).

Ответственный исполнитель отдела хозяйственных операций на основании оплаченных документов и документов, подтверждающих фактически произведенные расходы, готовит подтверждение (приложение 13 к настоящей Инструкции) о расходах банка при совершении таможенных операций и направляет его в департамент по работе с ценностями.

2.3. Приобретение монет в Национальном банке.

2.3.1. Приобретение монет филиалами – областными (Минским) управле­ниями и филиалами может осуществляться самостоятельно в подразделениях Национального банка по их территориальному расположению.

2.3.2. При централизованной закупке монет после предварительной договоренности с Национальным банком департамент по работе с ценностями информирует департамент розничного бизнеса о поступивших в продажу монетах.

2.3.3. Департамент розничного бизнеса на сновании представленных от департамента по работе с ценностями сведений анализирует имеющиеся остатки монет в учреждениях банка и направляет в адрес департамента по работе с ценностями по почтовой системе Lotus Notes докладной запиской информацию о потребности в монетах (приложение 6 к настоящей Инструкции).

2.3.4. Департамент по работе с ценностями подает в Национальный банк заявку на приобретение монет (приложение 4 к настоящей Инструкции). Заявка подписывается заместителем Председателя Правления.

2.3.5. При необходимости приобретения отдельно футляров для монет департамент по работе с ценностями направляет заявку на приобретение футляров в департамент администрации. Приобретение футляров департаментом администрации осуществляется в соответствии с [8].

2.3.6. После получения из Национального банка счетов-фактур на оплату монет ответственный исполнитель департамента по работе с ценностями:

проверяет счета-фактуры на предмет наличия всех необходимых реквизитов, визирует их у директора (заместителя директора) департамента по работе с ценностями и представляет для распорядительной резолюции заместителю Председателя Правления, после чего передает счета-фактуры для оплаты монет в отдел хозяйственных операций;

после оплаты счетов-фактур формирует и передает по системе «Клиент-банк» распоряжение (приложение 14 к настоящей Инструкции) и разнарядку (приложение 15 к настоящей Инструкции) на получение и доставку монет, заверенные ЭЦП директора (заместителя директора) департамента по работе с ценностями, в отдел по перевозке ценностей филиала № 519 и учреждениям банка, получающим монеты. Копии распоряжения и разнарядки также передаются в отдел хозяйственных операций.

2.3.7. Ответственный исполнитель отдела по перевозке ценностей филиала № 519 распечатывает распоряжение (приложение 14 к настоящей Инструкции) и разнарядку (приложение 15 к настоящей Инструкции), поступившие по системе «Клиент-банк», и передает для резолюции директору (заместителю директора) филиала № 519.

2.3.8. Начальник отдела по перевозке ценностей филиала № 519 в день получения монет в Национальном банке:

назначает бригаду инкассаторов для получения монет в Национальном банке;

связывается с соответствующей службой Национального банка, которая осуществляет выдачу монет и подтверждает возможность получения монет банком в этот же день, а также уточняет соответствие наименований, номиналов, количества монет, подлежащих получению;

оформляет доверенность ф. 0402160137 и выдает ее старшему бригады инкассаторов. В доверенности ф. 0402160137, помимо суммы получаемых ценностей, указываются наименование, номинал, вид металла и общее количество монет. Копии распоряжения (приложение 14 к настоящей Инструкции) и разнарядки (приложение 15 к настоящей Инструкции) с резолюцией директора (заместителя директора) филиала № 519 ответственный исполнитель отдела по перевозке ценностей филиала № 519 подшивает в дело согласно номенклатуре дел. Оригиналы передает заведующему кассой филиала № 519 для организации приема монет от инкассаторов.

2.3.9. По прибытии в Национальный банк старший бригады инкассаторов предъявляет работнику Национального банка, осуществляющему отпуск монет, доверенность ф. 0402160137 и удостоверения личности инкассаторов бригады.

Монеты принимаются инкассаторами поштучно с обязательной сверкой соответствия реквизитов монет с данными, указанными в описи ф. 0402530197, и проверкой на отсутствие повреждений капсул и футляров. Монеты вкладываются инкассаторами в инкассаторские сумки или мешки отдельно по видам металла, которые пломбируются личным пломбиром работника Национального банка, осуществляющего выдачу монет.

В получении монет инкассаторы расписываются в двух экземплярах описи ф. 0402530197, в расходном кассовом ордере ф. 0402540176. Вторые экземпляры описи ф. 0402530197 и расходного кассового ордера вместе с монетами доставляют в филиал № 519.

По возвращении бригады инкассаторов в филиал № 519 прием доставлен­ных монет осуществляется лицами, ответственными за сохранность ценностей, на основании представленной описи ф. 0402530197.

2.3.10. После приема монет заведующий кассой филиала № 519 выписывает и вручает старшему бригады инкассаторов справку о выполнении задания ф. 1003120005 для отчета перед начальником отдела по перевозке ценностей филиала № 519, затем направляет ответственному исполнителю службы бухгалтерского учета филиала № 519 опись ф. 0402530197 и расходный кассовый ордер ф. 0402540176.

На основании описи ф. 0402530197 с подписью лиц, ответственных за сохранность ценностей, в получении монет и расходного кассового ордера служба бухгалтерского учета филиала № 519 оформляет приходный кассовый ордер ф. 0402540101 на сумму полученных монет по номиналу.

2.3.11. Самостоятельное приобретение монет и футляров к ним в Национальном банке филиалами – областными (Минским) управлениями, филиалами и доставка их в учреждения банка (отделения) через объединенные службы инкассации (службы инкассации базовых учреждений банка) производятся в порядке, аналогичном изложенному в подпунктах 2.3.1–2.3.10 настоящей Инструкции. Функции департамента по работе с ценностями в данном случае выполняют отделы по работе с ценностями, отделы (службы) кассовой работы, функции департамента розничного бизнеса – отделы (центры) розничного бизнеса, функции департамента администрации – административно-хозяйственные службы, функции филиала № 519 – объединенные службы инкассации (службы инкассации базовых учреждений банка).

Дата добавления: 2015-08-21