Анализ эффективности управления предприятием 3 страница

Стадии документооборота

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Стадии документооборота │

└──────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┘

\/

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Создание или получение первичного документа от другой организации│

└────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘

\│/

┌────────────────────────────────┴────────────────────────────────┐

│ Проверка, исполнение и принятие к учету первичного документа │

└────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘

\│/

┌────────────────────────────────┴────────────────────────────────┐

│ Бухгалтерская обработка и подготовка первичного документа │

└────────────────────────────────┬────────────────────────────────┘

\│/

┌────────────────────────────────┴────────────────────────────────┐

│ Передача первичного документа в архив │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Схема 8

Порядок документооборота на предприятии определяется главным бухгалтером. Распоряжения главного бухгалтера по своевременному оформлению хозяйственных операций, представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников. Строгая дисциплина в оформлении хозяйственных операций, порядок документооборота, персональная ответственность каждого работника за составление и использование первичных документов, соблюдение графика прохождения документов являются важными предпосылками достоверности бухгалтерских данных, полноты информационной учетной совокупности, сохранности имущества организации, эффективности управленческой деятельности.

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд.

В составе плана организации учетных работ формируется график документооборота, в котором определяется последовательность движения первичных документов:

­ кто и в каком порядке составляет документы;

­ куда и в какие сроки они передаются;

­ какие учетные записи выполняются по данным этих документов;

­ где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением.

График документооборота, разработанный главным бухгалтером и утвержденный приказом руководителя организации, оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации составляют и представляют в бухгалтерию документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Первичные учетные документы вместе с регистрами бухгалтерского учета и формами отчетности подлежат обязательной сдаче в архив. До этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Лица, ответственные за их хранение, назначаются главным бухгалтером.

Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке в пачки и оформляются справкой для архива. Приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами (платежными поручениями, платежными требованиями и др.) подбираются в хронологическом порядке, переплетаются во избежание их утраты или злоупотреблений. Отдельные виды документов (по начислению заработной платы - наряды на сдельную работу, сменные рапорты, рапорты о выработке и др.) могут храниться непереплетенными. Они подшиваются в папках.

Выдача первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, форм отчетности из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях выдача может производиться по распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с правилами ведения архивных дел, но не менее пяти лет.

65. Планирование и бюджетирование как инструменты управления в производственно-финансовой деятельности;

Планирование - одна из составных частей управления, заключающаяся в разработке и практическом осуществлении планов, определяющих будующее состояние экономической системы, путей, способов и средств его достижения. Планирование включает принятие плановых решений уполномоченными на то органами, лицами.

Бюджетирование — это планирование движения активов, пасси­вов, доходов и расходов; план состояния активов и пассивов пред­приятия. Бюджетирование служит инструментом управленческого учета для формирования планов в количественном выражении и мониторинга их выполнения для эффективного управления ресур­сами предприятия. Организационный аспект бюджетирования рассмотрен в гл. 7, в этой главе раскрываются принципы, понятия, процедуры составления и анализа бюджетов.

Под бюджетом подразумевается количественное выражение в натуральных и стоимостных измерителях совокупности показате­лей, раскрывающих экономический механизм достижения цели финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом, а также ее составляющих.

Бюджет – количественное выражение плана, средство контроля за его выполнением и метод регулирования.

Применение бюджета предполагает ряд преимуществ.

1. Планирование, как стратегическое, так и тактическое, помогает контролировать производственную ситуацию.

2. Бюджет является составной частью управленческого контроля, создает объективную основу оценки результатов деятельности организации.

3. Бюджет является средством координации деятельности различных подразделений предприятия.

4. Бюджет – основа для оценки выполнения плана центрами ответственности: работа менеджеров оценивается по отчетам выполнения бюджета; сравнение фактических результатов с данными бюджета указывает области, куда следует направить действия менеджеров.

5. С помощью бюджета производится анализ отклонений.

Бюджетный цикл, как правило, включает:

1. планирование деятельности организации вцелом и по ее подразделениям с участием руководителей всех центров ответственности

2. суммирование коллективных проектных предложений

3. разработку проекта бюджета

4. просчет вариантов плана, внесение корректив

5. окончательное планирование

Центр ответственности – подразделение организации, в которой осуществляется формирование затрат по определенному направлению деятельности.

В процессе бюджетирования нельзя забывать о том, что бюджет должен иметь практическую ценность, быть реально выполнимым, иначе теряется смысл его разработки. Бюджет будет считаться невыполнимым в случае, если недостижимы поставленные цели или условия достижимости невыгодны организации.

Для оценки приемлемости и достижимости бюджетов применяются инструменты финансового анализа и диагностики. Дианностика состояния предприятия – это инструмент, который позволяет оценить эффект и эффективность принятых бюджетов.

В зависимости от поставленных задач выделяют следующие виды бюджетов:

1. генеральный (охватывает общую деятельность организации)

2. частные (планы отдельных подразделений)

3. гибкие (несколько вариантов; учитывает изменение затрат в зависимости от изменения уровня реализации; в основе составления – деление затрат на постоянные и переменные)

4. статические (затраты планируются, а не рассчитываются)

Ключевые различия понятий «план» и «бюджет»:

Признак	План	Бюджет
Показатели и ориентиры	Любые, в т.ч. и количественные	В основнос стоимостные
Горизонт планирования	В зависимости от предназначения плана	В основном от года (рекомендуется составлять бюджет на три года с разбивкой в первый год по месяцам)
Предназначение	Формулирование целей, которые нужно достигнуть, и способов достижения	1. детализация способов ресурсного обеспечения выбранного варианта достижения целей. 2. средство текущего контроля исполнения плана

чета вариантов плана; внесения корректив; окончательногоования всех коллект

66. Плановые и внеплановые ревизии: оформление их результатов и мероприятия по результатам их проведения;

Важный этап ревизионного процесса - составление акта ревизии. Акт ревизии - официальный документ, на основании которого делаются выводы о деятельности учреждения и принимаются соответствующие финансовые, административно-правовые, экономико-хозяйственные решения. Поэтому он не должен содержать субъективных предположений и личных выводов ревизора. Ревизор несет полную ответственность за точность и правдивость составленного им акта ревизии. Ошибки и неточности в материалах ревизии недопустимы. Акт - основной документ, отражающий все недостатки и нарушения, выявленные в ходе ревизии. Кроме того, он свидетельствует о качестве проведения ревизии, уровне подготовленности, образованности, объективности и честности ревизора.

Акт ревизии состоит из трех частей: вступительной (вводной), описательной (основной) и результативной (заключительной).

Каждый факт выявленного нарушения должен быть проверен и отражен в акте ревизии полностью с указанием времени совершения данного неправомерного действия или операции, сделанных бухгалтерских проводок, стоимостной оценки нарушений, их причин, а также фамилий, инициалов и должностей виновных лиц.

Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, а при необходимости - и членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. Данный документ имеет важное юридическое значение.

Акт ревизии состоит из вводной и описательной частей. Вводная часть должна содержать: тему ревизии; дату и место составления акта; сведения о том, кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дату удостоверения, а также ссылку на плановый характер ревизии или ссылку на задание); проверяемый период и сроки проведения ревизии; полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика; ведомственную принадлежность и наименование вышестоящей организации; сведения об учредителях; основные цели и виды деятельности организации; сведения об имеющихся у организации лицензиях на осуществление отдельных видов деятельности; перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, а также лицевые счета, открытые в органах казначейства; сведения о том, кто в проверяемый период имел право первой подписи и кто являлся главным бухгалтером, кем и когда проводилась предыдущая ревизия и какие меры приняты по ее результатам.

В описательную часть акта ревизии входят разделы, соответствующие вопросам, прописанным в программе проверки. При составлении акта необходимо соблюдать объективность, обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения. Результаты ревизии указываются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных документами, итогами встречных проверок, процедур фактического контроля и других ревизионных действий. Особое внимание следует уделить описанию фактов нарушений. Оно должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные акты и другие нормативные правовые акты были нарушены; кем допущены, за какой период и в чем выразились нарушения; размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются какие-либо выводы, предположения, не подтвержденные документами или результатами ревизионных действий; не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных лиц ревизуемых организаций, квалификация их поступков, намерений и целей. В ходе ревизии по отдельным вопросам, требующим принятия срочных мер, может составляться промежуточный акт. Изложенные в нем факты включаются в акт ревизии. К акту ревизии обязательно должны быть приложены документы, копии документов, сводные справки, объяснения должностных лиц и т.п., на которые имеются ссылки в акте ревизии.

По результатам ревизии руководитель контрольно-ревизионного органа направляет руководителю проверенной организации представление для принятия мер по пресечению выявленных нарушений, возмещению причиненного государству ущерба и привлечению к ответственности виновных лиц. Результаты ревизии также могут быть направлены в вышестоящую организацию. Контрольно-ревизионный орган следит за ходом реализации материалов ревизии и при необходимости принимает другие предусмотренные законодательством меры для устранения выявленных нарушений и возмещения причиненного ущерба.

Последний этап ревизионной работы - принятие решения по акту проверки и контроль за его исполнением. После ознакомления с актом ревизии и всеми прилагаемыми к нему материалами руководитель учреждения, назначивший ревизию, в определенный срок с момента подписания акта или завершения ревизии обязан вынести решение по устранению вскрытых нарушений и недостатков, применению финансовых санкций к нарушителям бюджетно-налогового законодательства. В ходе проверки ревизоры должны приложить максимум усилий по устранению выявленных нарушений. Для ускорения процесса ликвидации нарушений и недостатков, улучшения хозяйственной и финансовой дисциплины материалы ревизий и проверок могут направляться соответствующим министерствам, ведомствам и другим вышестоящим инстанциям, отделам администрации, а в случае вскрытия серьезных нарушений или установления факта хищения денежных средств и материальных ценностей в крупных и особо крупных размерах - следственным органам для привлечения виновных лиц к ответственности и возмещения ущерба.

При проведении ревизии финансовых органов по вопросам составления и исполнения бюджета ее результаты сообщаются руководителям (главам) администрации соответствующего уровня. При этом недостатки по мере возможности устраняются в ходе ревизии на основании высказанных ревизором-контролером в письменной форме предложений и замечаний.

Контроль за реализацией материалов ревизии осуществляется путем выезда в обревизованное учреждение и получения от него к установленному сроку информации о проведенной работе по устранению отмеченных недостатков и нарушений, а также в ходе следующей ревизии.

67. Показатели и оценка финансового состояния организации;

Финансовое состояние предприятия характеризуется совокупнос­тью показателей, отражающих состояние капитала в процессе его кру­гооборота и способность предприятия финансировать свою деятель­ность на определенный момент времени. Проводится анализ финансо­вого состояния предприятия с целью выявления возможностей повышения эффективности его функционирования. Способность предприятия успешно работать и развиваться, сохранять равновесие своих активов и пассивов в постоянно изменяющейся внутренней и внешней предпринимательской среде, поддерживать свою платежеспо­собность и финансовую устойчивость свидетельствует о его устойчивом финансовом состоянии, и наоборот.

Анализ финансового состояния предприятия необходим

­ для выявления факторов, влияющих на его финансовое состояние;

­ выявления изменений показателей финансового состояния;

­ оценки количественных и качественных изменении финансово­го состояния;

­ оценки финансового положения предприятия на определенный момент времени;

­ определения тенденций изменений финансового состояния предприятия.

Поэтому анализ финансового состояния является существенным элементом управления предприятием. В рыночной экономике фи­нансовое состояние предприятия, по сути, отражает конечные резуль­таты его деятельности, которые интересуют не только работников, но и партнеров по экономической деятельности, государственные, фи­нансовые, налоговые органы. Практически все пользователи финансо­вых отчетов используют методы анализа финансового состояния пред­приятия для принятия решений по оптимизации своих интересов.

Собственники предприятия анализируют его финансовое состоя­ние для обеспечения стабильности положения на рынке и повышения доходности капитала. Кредиторы и инвесторы анализируют финансо­вые отчеты для минимизации своих рисков по вкладам и займам. Та­ким образом, субъектами анализа могут выступать как непосредствен­но, так и опосредованно заинтересованные в деятельности предприя­тия пользователи информации.

Анализ финансового состояния представляет интерес для:

1. Руководителей предприятия при выработке эффективной стратегии развития организации

2. Учредителей и инвесторов, при изучении эффективности использования вложенных средств.

3. Кредитных учреждений (банков), для оценки условий предоставления кредитов и определения степени риска.

4. Для поставщиков с целью получения информации о возможности предприятия своевременно рассчитаться по своим обязательствам.

5. Для налоговых инспекций, с целью анализа выполнения плана поступления средств в бюджет.

Устойчивое финансовое состояние предприятия – состояние, которое позволяет ему своевременно производить платежи и финансировать свою деятельность на расширенной основе.

Для оценки устойчивости финансового состояния используется система показателей, которые характеризуют изменение:

1. структуры капитала по его размещению и источникам образования.

2. Эффективности и интенсивности использования капитала.

3. Платежеспособности и кредитоспособности предприятия.

4. Финансовой устойчивости предприятия.

Показатели, использующиеся при анализе финансового состояния предприятия, обычно представляют собой относительные величины. Использование абсолютных показателей в стоимостном исчислении допустимо только в случае, если они приведены к сопоставимому виду. Для оценки финансового состояния рассчитанные относительные показатели можно сравнить с:

1. установленными нормативными значениями данных показателей.

2. аналогичными показателями других предприятий, что позволит выявить сильные и слвбые стороны предприятия и его возможности.

3. аналогичными данными за предыдущий период для того, чтобы определить, улучшилось или ухудшилось финансовое состояние.

Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабиль­ность зависят от результатов его производственной, коммерческой и финансовой деятельности. Если поставленные задачи в перечислен­ных видах деятельности успешно реализовываются, это положитель­но влияет на финансовое положение предприятия. И наоборот, вслед­ствие спада производства и реализации продукции, как правило, уменьшится объем выручки и сумма прибыли и как результат — ухудшается финансового состояния предприятия. Таким образом, устойчивое финансовое состояние предприятия является результатом грамотного и рационального управления всем комплексом факторов, определяющих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Основная цель анализа финансового состояния - получение не­большого числа ключевых, т.е. наиболее информативных, показателей, дающих объективную и точную картину финансового состояния пред­приятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналити­ка, как правило, интересует не только текущее финансовое состояние предприятия, но и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.

Основными функциями анализа финансового состояния являются:

­ своевременная и объективная оценка финансового состояния предприятия, установление его «болевых точек» и изучение причин их образования;

­ выявление факторов и причин достигнутого состояния;

­ подготовка и обоснование принимаемых управленческих реше­ний в области финансов;

­ выявление и мобилизация резервов улучшения финансового со­стояния предприятия и повышения эффективности всей хозяйствен­ной деятельности;

­ прогнозирование возможных финансовых результатов и разработ­ка моделей финансового состояния при разнообразных вариантах ис­пользования ресурсов.

Для того чтобы обеспечить стабильное функционирование пред­приятия в рыночных условиях хозяйствования, его управленческому персоналу необходимо в первую очередь реально оценивать финансо­вое состояние не только своего предприятия, но и существующих и потенциальных партнеров. Для этого нужно владеть методикой оцен­ки финансового состояния предприятия, а также иметь соответствую­щее информационное обеспечение.

68. Показатели использования рабочего времени и нормирования труда;

Рабочее время есть часть календарного времени, затрачиваемого на производство продукции или выполнение определенного вида работ. Для характеристики его использования применяют специальные показатели. Исходным служит показатель календарного фонда времени – число календарных дней месяца, квартала, года, приходящихся на одного рабочего или на коллектив рабочих. Например, календарный годовой фонд времени одного рабочего равен 365 (366) дням, а коллектива из 1000 рабочих – 365 000 (366 000) чел.-дней. Структура календарного фонда времени как исходного показателя для определения фонда рабочего времени представлена на рис. 11.3.

Рис. 11.3. Структура календарного фонда рабочего времени.

Показатель календарного фонда времени отражает рабочее и внерабочее время, т.е. число человеко-дней явок и неявок на работу.

Человеко-дни явок на работу – это фактически отработанные человеко-дни и человеко-дни целодневных простоев. В число фактически отработанных человеко-дней включаются человеко-дни рабочих, фактически работавших на предприятии, включая работавших неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, человеко-дни рабочих, работавших по нарядам своего предприятия на другом предприятии, и т.д. В число человеко-дней целодневных простоев включаются соответственно человеко-дни простоев рабочих, которые весь рабочий день не работали по причине простоя (например, из-за отсутствия энергии или сырья) и не были использованы на других работах в основной деятельности предприятия. К целодневным простоям следует относить также человеко-дни невыходов на работу, разрешенных администрацией в связи с простоем на предприятии.

Человеко-дни неявок на работу – это дни невыхода на работу по уважительным и неуважительным причинам. Человеко-дни неявок на работу по уважительным причинам включают дни ежегодных отпусков, праздничные и выходные дни, неявки по болезни и в связи с выполнением общественных, общегосударственных обязанностей, а также другие неявки, разрешенные законом (для народных депутатов, народных заседателей, если эти работники учитываются в среднесписочной численности работников предприятия), человеко-дни неявок на работу в связи с уходом за больными, оформленных справками лечебных учреждений, и т.д.

Человеко-дни неявок на работу по неуважительным причинам – это дни невыходов с разрешения администрации и прогулы.

В число человеко-дней неявок с разрешения администрации включаются неявки на работу по уважительным личным причинам: дни кратковременного отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые работникам при вступлении в брак, рождении ребенка и по другим семейным обстоятельствам.

В число человеко-дней прогулов включаются человеко-дни работников, не явившихся на работу без уважительной причины либо отсутствовавших на работе без уважительной причины более трех часов (непрерывно или суммарно) в течение рабочего дня.

Основными единицами отработанного и не отработанного рабочими времени служат человеко-дни и человеко-часы.

Отработанным человеко-днем считается день, когда рабочий явился на работу и приступил к ней, независимо от ее продолжительности (если в этот день не отмечен прогул); отработанным считается также день, проведенный в служебной командировке по заданию предприятия. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы.

По данным учета рабочего времени в человеко-днях определяют фонды рабочего времени.

Покажем методику расчета фондов рабочего времени в человеко-днях на примере следующих сведений по промышленному предприятию:

Среднесписочное число рабочих 500

Отработано рабочими человеко-дней 110790

Число человеко-дней целодневных простоев 10

Число человеко-дней неявок на работу, всего 71700

В том числе:

ежегодные отпуска 9000

учебные отпуска 120

отпуска в связи с родами 480

неявки по болезни 5000

прочие неявки, разрешенные законом

(выполнение государственных обязанностей и т.д.) 250

Дата добавления: 2015-08-21