Тема 3. Внешняя и внутренняя среда организации

План лекции:

1. Внешнее окружение и его характеристики. Факторы среды косвенного воздействия;

2. Факторы среды прямого воздействия.

3. Особенности и взаимосвязь факторов внутренней среды. Цели и задачи организации.

4. Структура организации. Трудовые ресурсы. Технология.

1. Внешнее окружение и его характеристики

В управленческой теории положения о значении внешнего окру­жения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к конкретной организации, появились в конце 50-х годов. Они яви­лись важнейшим вкладом системного подхода в науку управления, поскольку выявили необходимость рассматривать организацию как целое, состоящее из взаимосвязанных частей, в свою очередь свя­занных с внешним миром. Ситуационный подход позволил расши­рить теорию систем за счет разработки концепции, согласно кото­рой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризу­ющими организацию и влияющими на нее соответствующим обра­зом.

Внешняя среда характеризуется:

· взаимосвязанностью факторов: силой, с которой изменение од­ного фактора воздействует на другие факторы;

· сложностью: числом и разнообразием факторов, значимым об­разом влияющих на организацию;

· подвижностью: относительной скоростью изменения среды;

· неопределенностью: относительным количеством информации о среде и уверенностью в ее точности.

Внешние факторы – это в основном неконтролируемые силы, которые воздействуют на решения менеджеров и их действия и, в конечном счете, на внутреннюю структуру и процессы в организа­ции. Они так многочисленны и взаимосвязаны, что менеджер часто затрудняется при выборе тех, которые наиболее важны для приня­тия решений. Рассматривая эту проблему с точки зрения перспек­тивы, полезно представить внешнее влияние на предприятие как совокупность двух основных сфер: среды косвенного воздействия и среды прямого воздействия.

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые бе­рут начало за пределами предприятия и обычно независимы от внутренней ситуации, сложившейся на нем. Она включает следую­щие компоненты.

1) Экономическое воздействие – это влияние на деятельность предприятия, возникающее в результате таких факторов, как про­изводство, распределение и потребление товаров и услуг в тех реги­онах, где функционирует данное предприятие.

Так как структура потребления более всего определяется изме­нением рыночных сегментов, необходимо, чтобы каждое предпри­ятие понимало экономические тенденции, влияющие на производ­ство. Предприятие должно учитывать как на национальном, так и на международном уровнях доступность кредитов, уровень дохода, предрасположенность населения к расходованию накопленных средств. Реальная процентная ставка Центрального банка, уровень инфляции и тенденции роста национального продукта являются дополнительными факторами, которые менеджер также должен учитывать при ведении дел.

2) Политико-правовое воздействие – ограничения в процессе принятия решения, являющиеся результатом правовых и управлен­ческих рамок, внутри которых предприятие должно или желало бы действовать. Эти рамки налагают на фирму обязанности по защите потребителей и окружающей среды посредством торговых соглаше­ний, антитрастовых законов, налоговых программ, установления минимального уровня зарплаты, регулирования цен и норм выбро­сов в окружающую среду, а также посредством административного воздействия и других акций.

Эти законы по практическим и регулятивным функциям носят ограничивающий характер, а, следовательно, имеют тенденцию к сокращению потенциальных доходов предприятия. Однако другие политические и правовые законодательные акты разрабатываются с тем, чтобы возместить убыток от действия вышеназванных ограни­чивающих законодательных актов, и направлены на защиту пред­приятия и поддержание его прибыли. Это, например, правитель­ственные субсидии или льготные кредиты на промышленные ис­следования. Таким образом, политико-правовые воздействия имеют двоякий характер: помимо наложения ограничивающих санк­ций, они могут быть направлены на поддержание, стимулирование деятельности предприятия.

3) Социально-культурное воздействие, как и другие, подвержено динамике, поскольку люди неизменно пытаются контролировать или приспосабливать к себе окружающую действительность в соот­ветствии со своими желаниями и нуждами.

Социально-культурные условия влияют на решения менеджера. Так, они определяют, как потребители примут товар и какой товар они хотели бы принять. Социально-культурные рамки определяют восприятие рекламы, взгляды служащих на равные возможности при найме и веру конкурентов в этичные отношения.

4) Демографический прогноз. Популярный и удобный путь, позво­ляющий предсказать возникновение и упадок деловой активнос­ти, – анализ демографических данных с целью составления проек­та основных тенденций, которые будут преобладать в будущем. Де­мографический прогноз описывает население с точки зрения буду­щих покупателей товаров и услуг. Несмотря на эти недостатки, демографические исследования яв­ляются мощным источником информации для составления про­гнозных проектов при оценке различных факторов, которые могут повлиять на производство.

5) Технологическое воздействие. Бизнес должен идти в ногу с тех­нологическим прогрессом на всех стадиях производства: обработки сырья, дизайна, собственно производства, обслуживания, продви­жения продукта к покупателю.

Технологические инновации и структурно-технологические сдвиги очень важны в производстве. Технологические иннова­ции – это развитие новых методов, процессов, продуктов, техноло­гий на научной основе. Иногда их называют «исследования и дости­жения». Недавние достижения включают в себя лазерную техноло­гию, полупроводники и уничтожение отходов путем сжигания в океане. Структурно-технологический сдвиг – поворот научных разработок в сторону производства потребительских товаров, на­пример, использование волокнистых оптических кабелей в теле­коммуникациях, применение микроволновых антенн для телефон­ной связи на большом расстоянии.

6) Экологическое воздействие. Невозобновимые ресурсы, такие, как ка­менный уголь, нефть, серебро и некоторые другие полезные иско­паемые, должны использоваться благоразумно до тех пор, пока не будут найдены либо созданы их заменители. Вторичному использо­ванию невозобновимых полезных ископаемых должно уделяться особое внимание. Обнадеживающим является то, что при грамот­ном управлении такие ресурсы, как леса, пашни, могут быть не только пополнены, но и расширены.Вопросы утилизации отходов и др. не должны оставаться без внимания менеджеров. Как ответственные лица менедже­ры должны рассматривать некоторые взаимосвязанные вопросы при принятии решений.

2. Факторы среды прямого воздействия

Влияние на предприятие оказывает также среда прямого воздей­ствия. Ее факторы действуют на предприятие, когда оно пытается привлечь или приобрести необходимые ресурсы или продать товар и услуги с хорошей прибылью. Наиболее влиятельные условия сре­ды прямого воздействия следующие.

1) Конкурентная позиция. Попытка изучить дела фирмы-конку­рента – сверхсложный и часто дорогостоящий процесс. Среди дан­ных, которые должны быть собраны и оценены по основным кон­курентам, – доля на рынке, ширина производственной линии, эф­фективность продаж, основные преимущества товаров, конкурен­тоспособность цен, эффективность рекламы, удобство располо­жения и новизна, мощность и производительность, опытность, сто­имость материалов, финансовая позиция, качество продукции, преимущества в разработке и развитии новых товаров, уровень ква­лификации персонала и общий имидж. Обладая этой информацией, предприятие будет в состоянии правильно оценить собственную позицию на рынке.

2) Потребители. Чтобы лучше планировать операции предприя­тия, предвидеть изменения емкости рынков и вовремя перераспре­делять ресурсы, необходимо изучать модели потребительского спроса.

При создании портрета потребителя используются четыре ос­новных типа информации: географический, демографический, психографический, поведенческий.

Важно уяснить границы географического района, в котором есть или могут быть ваши покупатели. Географическое расположение обычно определяется национальными, религиозными, сельскими, городскими или столичными границами, плотностью населения и климатом. Почти каждый товар или услуга обладают определенны­ми качествами, делающими его более привлекательным для жите­лей определенного района.

Демографические переменные – факторы, обычно используе­мые для дифференциации групп потребителей: возраст, пол, размер семьи, стадия жизненного цикла, доход, религия, образование, на­циональность, социальный класс.

Личность и стиль жизни потребителя часто лучше объясняют по­ведение покупателя, чем географические переменные. Изучение психологии покупателя – важный компонент деятельности менед­жера. Психографические переменные, которые используются до­вольно часто, включают в себя уровень общительности, автоном­ность, консерватизм, авторитаризм, лидерство и амбициозность потребителей.

Другой тип информации, который может быть использован при создании портрета потребителя, – данные о поведении покупате­лей. Это набор факторов, используемых для объяснения или пред­сказания некоторых аспектов его поведения. Информация об уров­не потребления, поиск выгоды и верности фирме и т. д. могут зна­чительно помочь менеджерам при разработке деловой стратегии, направленной на получение максимальной прибыли.

3) Правительственное воздействие. Правительство в различной степени оказывает воздействие на все иностранные предприятия. Независимо от того, ведете ли вы свой бизнес, например в Японии или в странах Западной Европы, на вас будет воздействовать торго­вая структура этой страны. Так же, как у себя на родине, деловая ак­тивность будет ограничена рамками закона. Вы должны играть по чужим правилам, и вашей обязанностью является их знание.

Лучше сразу установить, каким авторитетом и властью обладает каждый департамент, чтобы не потратить много времени впустую. Кроме того, чем более централизованно принятие решений, тем больше должно быть применено различных рекламных подходов, направленных на людей, которые ответственны за принятие реше­ний, даже если придется игнорировать интересы конечного пользо­вателя или поставщика.

4) Трудовые ресурсы. Способность предприятия привлечь и сохра­нить служащих – бесспорный ключ к успеху. Поэтому необходимо рассмотреть три аспекта, которые непосредственно влияют на ус­пех в привлечении талантливых, умелых и обязательных служащих.

Во-первых, это деловая репутация работодателя. Фирма, кото­рая солидно выглядит, действует в регионе уже несколько лет, заин­тересована в благосостоянии своих служащих, пользуется уважени­ем и ценится за свой вклад в общее повышение благосостояния, с большей вероятностью сможет привлечь и удержать ценных работ­ников, чем ее соперник, который демонстрирует меньше подобных качеств.

Во-вторых, местный уровень занятости. В зависимости от того, какого уровня развития достиг этот деловой район, предложение обученного и опытного персонала может меняться. Новое произ­водственное предприятие, набирающее обученных служащих в процветающем и развитом индустриальном районе, очевидно, столкнется с большими проблемами, чем такое же предприятие, расположенное там, где наблюдается экономический спад и где по­добная фирма недавно сократила своих служащих.

В-третьих, наличие и доступность необходимых знаний и навы­ков. Некоторые навыки людей настолько специализированны, что им приходится переселяться в другое место для того, чтобы найти подходящую работу и получать вознаграждение, соответствующее их умениям. С другой стороны, намного меньше вероятность того, что человек с обычными знаниями и навыками захочет переезжать на какое-либо расстояние для того, чтобы получить скромное по­вышение в зарплате или сделать маленький шаг вверх по служебной лестнице.

Границы рынка труда довольно узки для непрофессиональных рабочих и канцелярского персонала. Предприятия вынуждены на­нимать их на месте, а иногда сталкиваются и с дефицитом таких ра­ботников.

Менеджеры тщательно следят за тенденциями на рынке трудо­вых ресурсов. Они заинтересованы в развитии у рабочих тех знаний и профессиональных навыков, дефицит которых будет в наиболь­шей степени ощущаться в будущем.

5) Заинтересованные лица. Влиятельных людей и группы, кото­рые заинтересованы в действиях предприятия, называют заинтере­сованными лицами. Обычно в эту группу включают тех, кто оказы­вает влияние на менеджера, например конкурентов, поставщиков, потребителей, служащих, правительство. В понятие «заинтересо­ванное лицо» включают следующие сильные источники влияния на менеджера.

Общество в целом. Оно требует, чтобы предприятие принимало участие и делало вклад в общественную жизнь, выделяло солидную часть средств на поддержку правительства, назначало твердые цены на товары и услуги, разрабатывало технологии в своей области биз­неса, вело себя законно и этично.

Местная общественность. Требует, чтобы предприятие обеспе­чивало постоянную занятость и твердую оплату труда, поддержива­ло местное правительство, принимало участие в благотворительных и культурных акциях и исполняло взятые на себя обязательства по отношению к обществу.

Акционеры. Как и непосредственные владельцы бизнеса, акцио­неры требуют участия в распределении прибыли, дополнительных вкладах и преимуществах при ликвидации фирмы. Они также имеют право голосовать своими акциями на ежегодных съездах акционеров компании, проверять документацию, перемещать акции, участво­вать в выборах и выдвигать кандидатов в совет директоров.

Профсоюзы. Добиваются своего признания в качестве полноп­равного участника организации.

6) Поставщики и кредиторы. Крепкие и надежные отношения между предприятием, поставщиками и кредиторами – необхо­димое условие его процветания. Компания зависит от источни­ков финансовой поддержки, услуг, материалов и оборудования. Более того, предприятие иногда вынуждено просить своих кре­диторов и поставщиков о таких услугах, как быстрая доставка, либеральные условия кредита или ненормированный заказ. В этих случаях необходимо, чтобы предприятие имело развитые, прочные и взаимовыгодные отношения с поставщиками. Пони­мая важность прочных отношений с поставщиками и кредитора­ми, менеджер должен оценить, каких выгод ищут поставщики и кредиторы от сотрудничества с предприятием. Обычно они сле­дующие.

Поставщики заинтересованы в своевременной выплате кредита, который они дали, и усилят профессиональные и прочие отноше­ния с предприятием в условиях личного контакта и деловой практи­ки, связанной с покупкой и получением предприятием товаров и услуг.

Кредиторы хотят своевременной выплаты процентов и возвра­та капитала от своих инвестиций, безопасности залогов, а также надеются на сравнительный приоритет при ликвидации предпри­ятия.

Неудачи могут быть как на уровне косвенного, так и на уровне прямого воздействия на предприятие. Косвенное воздействие – слишком крупный, сложный и мощный фактор, чтобы фирма мог­ла его контролировать или влиять на него. Среда прямого воздей­ствия, на которую менеджеры могут оказывать конструктивное влияние, часто не определяет финансовую деятельность компа­нии.

Таким образом, ключ к успеху – быть в курсе событий сферы косвенного воздействия, предсказывать их влияние на отрасль, пы­таться руководить предприятием таким образом, чтобы в наиболь­шей степени использовать внешние воздействия с пользой для сво­его предприятия.

3. Особенности и взаимосвязь факторов внутренней среды. Цели и задачи организации.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой создан­ные людьми системы, внутренние переменные в основном являют­ся результатом управленческих решений.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, – это цели, структура, задачи, технология и люди (рис. 1).

Рис. 1. Взаимосвязь внутренних переменных

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В совокупности они рассматриваются как социотехнические системы (рис. 1).

Изменения одной из переменных в определенной степени влия­ют на все другие. Совершенствование одной переменной, например технологии, не обязательно может вести к повышению производи­тельности труда, если изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например на людях.

1. Цели. Организация – это группа людей с осознанными общи­ми целями. Ее можно рассматривать как средство достижения це­лей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. В ходе процесса планиро­вания руководство разрабатывает цели и сообщает их членам орга­низации.

Цели могут быть разнообразными, особенно это касается орга­низаций различных типов. Организации, которые занимаются биз­несом, сосредоточены главным образом на производстве опреде­ленных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – затрат и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Государственные орга­ны, учебные институты и некоммерческие организации не стремят­ся получать прибыль, но их волнуют затраты. И это находит отраже­ние в наборе целей, сформулированных как предоставление конк­ретных услуг в рамках определенных бюджетных ограничений.

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформу­лировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Ориентация, определяемая це­лями, пронизывает все последующие цели руководства.

3. Задачи. Еще одним направлением разделения труда в органи­зации является формулирование задач. Задача – это предписан­ная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговорен­ные сроки.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассмат­риваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполнена таким способом и в та­кие сроки, как это предписано, организация будет действовать ус­пешно.

Задачи организации традиционно делят на три категории: работа с людьми, предметами (машинами, инструментами, сырьем), ин­формацией.

Два других важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотон­ный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода от низшего уровня к выс­шему.

С исторической точки зрения изменения в характере и содержа­нии задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Специ­ализация задач быстро нашла применение во многих простых опе­рациях. С давних пор существовала тенденция расширения специа­лизации и тем самым дробления всей работы на более мелкие опе­рации. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углубленной и сложной.

4. Структура организации. Трудовые ресурсы. Технология.

Структура организации – это логические взаимо­отношения уровней управления и функциональных областей, пост­роенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Понятие «функциональная область» относится к работе, которую выполняет то или иное подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала, планирование.

Число лиц, подчиненных одному руководи­телю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – важ­ный аспект организационной структуры.

Если одному руководите­лю подчиняется большое число людей, мы говорим о широкой сфе­ре контроля, которая дает в результате плоскую структуру управле­ния. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется небольшое число людей, можно говорить о много­уровневой структуре.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структу­ры организации не являются показателем ее размера.

Люди. Руководство достигает целей организации через других людей. Следовательно, люди яв­ляются центральным фактором в любой модели управления.

Существует три основных ас­пекта человеческой переменной в ситуационном подходе к уп­равлению: 1) поведение отдельных людей; 2) поведение людей в груп­пах; 3) характер поведения руково­дителя, менеджера в роли лидера и его влияние на поведение от­дельных людей и групп. Пони­мание и успешное управление человеческой переменной очень сложны. То, как ведет себя человек в обществе и на работе, является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности (способностей, одарен­ности, потребностей, восприятия, ценностей и др.) и внешней сре­ды. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое зна­чение и влияние на поведение работника. Следовательно, руково­дители должны стараться сделать эту среду способствующей дости­жению целей организации.

Технология имеет гораздо более широкое значение, чем тради­ционно считается. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами. Под технологией понимают сочетание квалификаци­онных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществ­ления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задач включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, полу­чаемую на выходе.

Классификация технологии по Вудворд. Из всех существующих си­стем классификации технологий наибольшей известностью пользуется система Джоан Вудворд – британской исследователь­ницы управления. Изучая производственные фирмы, она обнару­жила, что все технологии можно разделить на три категории.

1) Единичное, малосерийное или индивидуаль­ное производство, в котором одновременно изготавливает­ся одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его специфика­циям или является опытным образцом.

2) Массовое или крупносерийное производ­ство применяется при изготовлении большого количества изде­лий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии мас­сового производства.

3) Непрерывное производство использует автоматизи­рованное оборудование, которое работает круглые сутки для изго­товления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах.

Классификация технологии по Томпсону. Социолог и теоретик организаций Джеймс Томпсон разработал для классификации тех­нологий систему, отличающуюся, но не противоречащую предыду­щей. По его мнению, технологии можно разделить на три следую­щие категории.

Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последова­тельно. Сборочные линии массового производства являются ти­пичным образцом такого вида технологии.

Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупа­тели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Напри­мер, банковское дело – это посредническая технология, которая связывает вкладчиков и тех, кто берет займы в банке.

Интенсивные технологии характеризуются примене­нием специальных приемов, навыков или услуг для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, по­ступающем в производство. Примером такой технологии может быть монтаж фильма.

Категории, предложенные Томпсоном, не так уж сильно расхо­дятся с категориями Вудворд. Многозвенные технологии эквивален­тны технологиям массового и некоторым формам непрерывного производства. Интенсивные технологии эквивалентны индивиду­альным технологиям. Их целью является достижение максимальной гибкости производства. Посреднические технологии занимают про­межуточное место между индивидуальными технологиями и техно­логиями массового производства. Ими в основном пользуются, когда возможна и эффективна хотя бы некоторая стандартизация.

Следует отметить, что никакой тип технологий не может счи­таться лучшим, каждый имеет свои преимущества и соответствует выполнению определенных задач и достижению конкретных це­лей. Покупатели определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор.

Дата добавления: 2015-08-13