Должностная инструкция. Ведущего специалиста отдела делопроизводства и контроля

ведущего специалиста отдела делопроизводства и контроля

организационно-правового управления администрации города

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города назначается на должность и освобождается от занимаемой должности главой города.

Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля является муниципальным служащим, замещающим старшую должность муниципальной службы.

1.2. Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления подчиняется главе города, заместителю главы администрации – руководителю аппарата администрации города, начальнику организационно-правового управления и непосредственно заведующему отделом делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города.

1.3. Основными задачами ведущего специалиста отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления являются:

- регистрация и учет заявлений, жалоб и предложений граждан;

- осуществление контроля за сроками исполнения заявлений, жалоб и предложений граждан;

- организация приема граждан, обратившихся в администрацию города на

прием к заместителям главы администрации города;

- оформление законченной делопроизводством документации и подготовка

её к сдаче в архив.

1.4. На должность ведущего специалиста отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу.

1.5. В своей практической деятельности ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города должен знать и руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации и иными нормативными

правовыми актами Российской Федерации, законами Оренбургской области и иными нормативными актами Оренбургской области, регулирующими соответствующую сферу деятельности, применительно к исполнению своих

должностных обязанностей, правам и ответственности; знать законодательство о муниципальной службе РФ и Оренбургской области, муниципальные правовые акты о муниципальной службе, законодательные и иные нормативные правовые акты РФ, Оренбургской области, регламентирующие статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельность законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, Устав города Бузулука, положения об администрации города Бузулука, организационно-правовом управлении и отделе делопроизводства и контроля, настоящую должностную инструкцию.

1.6. Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города должен знать:

- правила делового этикета;

- Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих муниципального образования город Бузулук Оренбургской области, утвержденный решением городского Совета депутатов от 30.03.2011 г. № 97;

- правила служебного распорядка;

- документооборот и работу со служебной информацией, инструкции по работе с документами в органе местного самоуправления;

- задачи и функции органов местного самоуправления;

- порядок подготовки, согласования и принятия муниципальных правовых актов;

- основы информационного, финансового и документационного, обеспечения сфер деятельности органов местного самоуправления.

Должен иметь навыки:

- организации личного труда и планирования рабочего времени;

- владения приемами выстраивания межличностных отношений, ведения деловых переговоров и составления делового письма;

- владения современными средствами, методами и технологиями работы с информацией и документами;

- владения оргтехникой и средствами коммуникации;

- владения официально-деловым стилем современного русского языка;

- разработки нормативных и иных правовых актов по направлению деятельности;

- применение социальных знаний предметной области деятельности;

- организационной работы;

- системного подхода к решению задач;

- консультирования;

- работы с различными источниками информации;

- нормотворческой деятельности;

- систематизации и подготовки информационных материалов;

- ведения деловых переговоров;

- публичных выступлений;

- другие необходимые для исполнения должностных обязанностей навыки.

2. О Б Я З А Н Н О С Т И

Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города:

2.1. Регистрирует и готовит к рассмотрению главой города и заместителями

главы администрации города письма и обращения граждан.

2.2. Направляет зарегистрированные обращения граждан исполнителям в соответствии с резолюцией главы города или заместителей главы администрации города.

2.3. Организует прием граждан заместителями главы администрации города.

2.4. Обеспечивает централизованный учет заявлений, жалоб и предложений граждан, поступивших в адрес администрации города и полученных на личном приёме у главы города и заместителей главы администрации города.

2.5. Осуществляет контроль за сроками исполнения поручений по заявлениям, жалобам и предложениям граждан и поручений, полученных на личном приеме у главы города и заместителей главы администрации города.

2.6. Извещает граждан о результатах рассмотрения их заявлений, жалоб и предложений, поступивших в администрацию города и полученных на личном приеме у главы города.

2.7. Ежемесячно проводит анализ вопросов, поставленных в заявлениях, жалобах и предложениях граждан, поступивших в администрацию города и полученных на личном приёме у главы города и заместителей главы администрации города.

2.8. Ежеквартально готовит отчетные данные по заявлениям, жалобам и предложениям граждан, поступившим в администрацию города и на личном приёме у главы города и заместителей главы администрации города.

2.9. Оформляет законченные делопроизводством обращения граждан, документы по приёму граждан главой города и заместителями главы администрации города.

2.10. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение.

2.11. Исполняет требования Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих муниципального образования город Бузулук Оренбургской области, утвержденного решением городского Совета депутатов от 30.03.2011 г. № 97.

2.12. Уведомляет работодателя обо всех случаях обращения каких-либо лиц, в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

2.13. Уведомляет в письменной форме своего непосредственного руководителя о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.

2.14. Соблюдает установленные Федеральным законом от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», законом Оренбургской области от 10.10.2007 г. № 1611/339-IV-ОЗ «О муниципальной службе в Оренбургской области», ограничения и запреты, связанные с прохождением

муниципальной службы, ежегодно, в установленном законом порядке, предоставлять сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

2.15. Выполняет другую работу по поручению вышестоящих, в порядке подчиненности, руководителей в пределах их должностных полномочий.

2.16. Не разглашает информацию, полученную для служебного пользования.

2.17. Обеспечивает сохранность имущества и оборудования, находящегося во временном пользовании для обеспечения служебной деятельности.

2.18. Во время отсутствия заведующего отделом делопроизводства и контроля организационно-правового управления исполняет его обязанности.

3. П Р А В А

Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города имеет право:

3.1. Запрашивать и получать, в установленном порядке, от руководителей

отделов, управлений, администрации города, руководителей предприятий и организаций города необходимую информацию о ходе выполнения документов,

распоряжений и постановлений главы города, информацию по рассмотрению

заявлений, жалоб и предложений, поступающих в адрес администрации, информацию по исполнению поручений, полученных на личном приеме у руководителей администрации города, других документов, поступающих в адрес администрации.

3.2. Требовать от отделов и управлений администрации города, структурных подразделений оформление документов в соответствии с установленными требованиями.

3.3. Возвращать на доработку некачественно оформленные документы.

3.4. Вносить предложения по улучшению организации контроля за исполнением документов и организации делопроизводства.

3.5. На гарантии, предоставляемые муниципальному служащему.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города несет ответственность:

4.1. За несвоевременное и некачественное выполнение работ.

4.2. За сохранность поступающих документов.

4.3. За нарушение Правил служебного распорядка.

4.4. За несоблюдение ограничений и запретов, связанных с прохождением муниципальной службы.

4.5. За нарушение требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих муниципального образования город Бузулука Оренбургской области, утвержденного решением городского Совета депутатов от 30.03.2011 г. № 97.

4.6. За неисполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и действующим законодательством.

4.7. За несоблюдение требований административных регламентов, регулирующих правоотношения, входящие в компетенцию отдела.

5.ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля организационно-правового управления администрации города в своей деятельности взаимодействует:

- с отделами, управлениями администрации города;

- в пределах полномочий с организациями и учреждениями города;

- в пределах полномочий с органами государственной власти.

Заведующий отделом

делопроизводства и

контроля организационно-

-правового управления Л.А. Осипова

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель главы администрации

– руководитель аппарата

администрации города

_______________ Д.В. Башкатов

«___»______________20___ г.

Начальник организационно-правового

управления администрации г. Бузулука

________________М.В. Ряшенцева

«___» ____________ 20__ г.

С инструкцией ознакомлена

____________Л.А. Савельева

«___» ___________ 20_ г.

УТВЕРЖДАЮ

Глава города Бузулука

_____________ Н.Н. Немков

«___»____________ 20__ год

Дата добавления: 2015-08-13