С подотчетными лицами

Согласно п. 4.1 Положения N 373-П выдача денежных средств под отчет оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002).

По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049). К данному Авансовому отчету должны прилагаться оправдательные документы: кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры и др.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Образец заполнения Авансового отчета

Утверждаю

Восемь тысяч рублей

Отчет в сумме -----------------------------

00 копеек

-------------------------------------------

(прописью)

Руководитель Иванов И.И. Иванов

учреждения ---------- ---------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

16 марта 12

"--" ------------ 20-- г.

┌─────────┐

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N │ 10 │

└─────────┘

┌──────────┐

│ КОДЫ │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0504049 │

16 марта 12 ├──────────┤

от "--" -------- 20-- г. Дата │16.03.2012│

ГОУ "Полиграфический колледж" ├──────────┤

Учреждение -------------------------------------- по ОКПО │ 11111111 │

Административно-хозяйственный ├──────────┤

отдел │ │

Структурное подразделение ----------------------- │ │

Петров Сергей Иванович ├──────────┤

Подотчетное лицо ---------------------------- Табельный номер │ 88 │

├──────────┤

Единица измерения: по ОКЕИ │ 383 │

├──────────┤

по ОКВ │ 643 │

российский рубль └──────────┘

----------------------------

(наименование валюты)

Приобретение канцелярских

Заведующий складом товаров

Должность ------------------- Назначение аванса ---------------------------

──────────────────┬─────────────────────┐┌──────────────────────────────┬───────────

Наименование │ Сумма ││ Бухгалтерская запись │ Сумма,

показателя ├────────────┬────────┤├────────────┬─────────────────┤ руб.

│ в рублях │в валюте││ дебет │ кредит │

──────────────────┼────────────┼────────┤├────────────┼─────────────────┼───────────

Предыдущий │ │ ││ 1 │ 2 │ 3

аванс: │ │ │├────────────┼─────────────────┼───────────┐

остаток │ - │ - ││2 105 36 340│ 2 208 34 660 │ 8000,00 │

──────────────────┼────────────┼────────┤│ <*> │ <*> │ │

перерасход │ - │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Получен │ │ │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

аванс │ │ ││ │ │ │

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Из кассы │ 8000,00 │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

15.03.2012 │ │ ││ │ │ │

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

│ │ │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

│ │ │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

│ │ │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Итого │ 8000,00 │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

получено │ │ ││ │ │ │

│ │ ││ │ │ │

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Израсходова- │ 8000,00 │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

но │ │ ││ │ │ │

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Остаток │ - │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┼────────────┼────────┤│ │ │ │

Перерасход │ - │ - │├────────────┼─────────────────┼───────────┤

──────────────────┴────────────┴────────┘│ │ │ │

└────────────┴─────────────────┼───────────┤

Итого │ 8000,00 │

└───────────┘

1 1

Приложение: ---------- документов на --- листах

┌──────────┐

Целесообразность произведенных Отчет проверен. К утверждению │ 8000,00 │

расходов подтверждаю в сумме, руб. └──────────┘

Руководитель Главный Сергеева Л.И. Сергеева

структурного Попов К.В. Попов бухгалтер -------- -------------

подразделения ---------- -------------- (подпись) (расшифровка

(подпись) (расшифровка подписи)

подписи) Конева М.А. Конева

Бухгалтер --------- -------------

(подпись) (расшифровка

подписи)

---------------------------------------------------------------------------

Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода

Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка	Выдача перерасхода	Кассовый ордер
в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата

Бухгалтер-кассир ___________ _________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

от "__" __________ 20__ г.

---------------------------------------------------------------------------

линия отреза

Петрова С.И.

Расписка. Принят к проверке от ------------------------------------------

(фамилия, имя, отчество подотчетного лица)

┌───────┐ ┌────────────────────────┐

авансовый отчет: номер │ 10 │ дата │ 16.03.2012 │

└───────┘ └────────────────────────┘

┌───────────────┐ ┌────────┐

на сумму, руб. │ 8000,00 │ количество документов │ 1 │

└───────────────┘ └────────┘

Конева М.А. Конева 16 марта 12

Бухгалтер --------- --------------------- "--" -------- 20-- г.

(подпись) (расшифровка подписи)

Форма 0504049 с. 2

N п/п

Документ

Кому, за что и по какому документу уплачено

Сумма расхода

Бухгалтерская запись

дата

номер

по отчету

принятая к учету

дебет

кредит

в рублях

в валюте

в рублях

в валюте

15.03.2012

ООО "Альфа", за канцтовары, чек ККМ

8000,00

-

8000,00

-

2 105 36 340 <*>

2 208 34 660 <*>

Израсходовано, всего Остаток Перерасход	8000,00	-	8000,00	-	2 105 36 340 <*>	2 208 34 660 <*>
-	-	-	-
-	-	-	-

Петров С.И. Петров

Подотчетное лицо ----------- -----------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

--------------------------------

<*> Для автономных учреждений в 24 - 26 разрядах отражаются аналитические коды поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной планом финансово-хозяйственной деятельности.

Отметим, что обязательными реквизитами первичных учетных документов являются (ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ):

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

- подписи указанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов и порядок их применения организациями государственного сектора установлены Приказом Минфина России N 173н.

После утверждения руководителем учреждения Авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных сумм, при этом остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу учреждения по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), а перерасход выдается подотчетному лицу из кассы учреждения по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

Дата добавления: 2015-08-18