Пример письма-приглашения

Уважаемый г-н Федоров!   Вы приглашаетесь на банкет, который состоится в субботу 12 июля 2014 г. в 19 часов. Банкет начнется с официальной части, затем будет обед, выступление гостей и награждение дилеров. Впервые в этом году будет проходить церемония награждения. Банкет состоится по адресу: ул. Тверская, 40, отель «Мариот», Москва. Пожалуйста, дайте нам знать до 05 июля, сможете ли Вы принять приглашение. Будем рады Вас видеть. Искренне Ваш, Подпись  

Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия. Например: С сожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет и собрание дилеров в субботу 12 июля 2014 г. в 19 часов, так как в это время буду находиться в Санкт-Петербурге на Международном экономическом форуме.

Письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибки или оплошности, требующие исправления. С точки зре­ния этики извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готов­ность нести полную ответственность за свои действия. В некото­рых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

Пример письма-извинения

Уважаемый г-н Бобров! Во время нашей последней встречи я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Раскагб ВеН-425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометки и поэтому не отправил Вам запрошенную информацию. Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к каким-либо неприятностям. Искренне Ваш, Подпись  

Письмо-соболезнование. Письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования — одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем оно должно поддержать человека, вселить в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает корреспонденту понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата. Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода (констатация факта, исключая подробности), а заканчиваться предложением помощи.

Пример письма-соболезнования

Уважаемая Ирина Сергеевна! Все сотрудники отдела энергетики и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование. Мы имели честь знать Вашего мужа и работать с ним на протя­жении многих лет, и теперь нам будет не доставать его дружеского присутствия. Просим считать нас своими друзьями и сообщить, чем мы смо­жем помочь Вам. Скорбим вместе с Вами. С уважением, Подписи  

Требования к документам, составляемым при устройстве на работу. Рекомендательное письмо составляется должностным лицом или человеком, авторитетным в какой-либо области знаний, деятельности, и дает краткую характеристику работника с точки зрения его профессиональной компетентности, творческих и организаторских способностей, трудовой дисциплины, личных качеств, имеющих наибольшее значение для будущей деятельности представляемого. Вывод подтверждает пригодность представляемого к тому или иному виду деятельности. В отечественной практике делового общения письма этого рода с точки зрения языка и стиля все еще походят на служебные анкеты. В зарубежной практике для них характерна тональность разговорного общения. Например:

Уважаемый...! Предъявитель данного рекомендательного письма — (имя) работал в (название организации) в течение последних (количество) лет в качестве (должность) и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность (название сферы деятельности) всегда высоко ценились как нашими клиентами, так и его сослуживцами. Я могу без колебаний рекомендовать (имя) для работы в Вашей компании. Он будет ценным приобретением для любой фирмы, которой посчастливится иметь его среди своих сотрудников. С уважением, Подпись  

Резюме. В последнее время термин резюме стал употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, информация касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Это необходимо, поскольку существуют объективные различия между специальностями и видами деятельности.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя, так как в этом случае может сложиться впечатление об односторонности претендента в плане его профессиональной пригодности. В связи с этим рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях. Например: Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных предприятиях или В 1997—2004 гг. — мл. экономист, экономист, ст. экономист управления налоговой полиции.

Типовое резюме включает: наименование документа; персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение); адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов; наименование вакансии, на которую претендует автор резюме; основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (наименование учебной специальности); дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка); прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля); отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным); интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя позиции (содержание — на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным); иную вспомогательную информацию (на усмотрение соискателя); рекомендации (сведения о рекомендациях); дата написания резюме; подпись соискателя.

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, следует расположить домашний адрес, телефон, адрес электронной почты (е-mail). У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи..

Наименование вакансии. Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Например: Начальник отдела кадров. Программист — разработчик базового программного обеспечения (операционных систем).

Основной текст. Сведения об образовании и имеющемся опыте работы могут быть представлены в виде перечня или таблицы, в которых должны быть отражены сведения об организациях, в которых претендент работал (учился), сведения о должности, которую он занимал в той или иной организации. Например:

Полное официальное наименование места работы (учебы)	Период работы (обучения)	Полное официальное наименование должности (учебной специальности)
ОАО «Стройсервис	апрель 2007 — настоящее время	менеджер по проектам

Дополнительная информация. Указываются обзорные сведения об опыте внештатной работы, общественной деятельности, а также об основных мероприятиях по профессиональной переподготовке. Например: Во время учебы в институте средний коэффициент успеваемости составил 4,6 балла.

Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (владение ино­странными языками, наличие опыта заграничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля). Например: Свободно пишу и говорю по-английски, бегло читаю по-английски и по-французски.

Иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным). Содержание раздела зависит от характера и некоторых специфических условий работы. Так, если по роду предполагаемой деятельности человеку придется работать ненормированный рабочий день или часто ездить в ко­мандировки, то можно указать, что соискатель не состоит в браке (не имеет детей дошкольного возраста). Физические данные в резюме обычно не указываются, однако они имеют существенное значение, например, для работы в службе охраны, и поэтому в резюме следует упомянуть о них.

Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций последние могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены». Имеющиеся письменные рекомендации являются приложениями к резюме, о чем необходимо упомянуть в примечании. Например: Приложение: рекомендация директора НИИ фармакологии Министерства здравоохранения РФ на двух листах.

Написание резюме в отличие от заполнения граф анкеты является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для создания этого документа.

Сопроводительное письмо. В последнее время при устройстве на работу все чаще запрашивают такой документ, как сопроводительное письмо, прилагаемое к резюме. Содержание этого письма составляет информация о фактах биографии претендента, его деловых навыках и человеческих качествах. По сути это та же информация, которая содержится и в резюме, но в отличие от формально-логического изложения, характерного для резюме, форма изложения в сопроводительном письме свободная. Автор этого документа преследует цель, продемонстрировав умение стройно и логично излагать мысли, убедить работодателя в том, что именно его кандидатура в наибольшей степени соответствует вакантной должности. В первых абзацах письма можно сообщить, из каких источников претендент узнал об объявлении вакансии; продемонстрировать осведомленность об успехах и достижениях фирмы, ее лидирующих позициях в определенной области. В основной части текста следует дать информацию о выполняемых обязанностях, личных заслугах и достижениях на предыдущих местах работы. При этом приводимые сведения желательно иллюстрировать цифровыми данными (увеличение прибыли на 15%, рас­ширение клиентской базы в 1,5 раза). В последних абзацах можно сообщить о желании ответить на любые дополнительные вопросы при личной встрече, а также указать сроки готовности приступить к новым обязанностям.

Особенности электронного делового письма. Электронная почта — особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению вре­мени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов. Включение в тексты электронных писем разговорных и просторечных элементов (сбросьте (скиньте) файл; пришлите вордовскийфайл договора; Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовывать?); профессионализмов и жаргонизмов ( тренинг по инвенту, прилагаю инфо для консультантов, десктоп); слов и выражений английского языка (Best Regards, Pardon); различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка (ID, CD-RW, DSL, DVD); использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) становится стилистической тенденцией электронного делового общения.

С точки зрения структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. Типовая структура делового электронного письма имеет следующий вид: 1. «Шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем. 2. Приветствие. 3. Содержание, цель обращения. 4. Прощание. 5. Личная подпись с указанием контактов. 6. Ссылка на сайт компании. 7. Логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма обязательно заполняются поля: «Тема» (Subject); «Кому» (То); «Важность письма» — при необходимости. При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится электронный адрес получателя.

Правилами электронной переписки определяется объем делового письма: оно должно быть в 2 раза короче, чем письмо, написанное на бумаге. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую значительный объем, принято составлять краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформлять в виде вложения.

Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста. В Интернете сложились определенные нормы общения, которые получили название «сетикет» (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в традиционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к сути вопроса. В случае, если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата», после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и должности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени-отчеству.

Практика электронной деловой переписки свидетельствует, что в настоящее время идет процесс формирования этикетных правил делового общения, отвечающих задачам электронной коммуникации

Дата добавления: 2015-08-13