Распорядительные документы

Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения.

Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно –

правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы

противоречили закону.

Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором

можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта

документа, его согласования и заверение.

Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть

расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней

излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования,

соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность. Подготовку

проекта распорядительного документа может быть поручено одному или нескольким

структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. Для разработки

проектов сложных распорядительных документов могут создаваться рабочие

группы, привлекаться квалифицированные специалисты, ученые. Основное

требование достаточная компетентность лиц, которые над ними работают. Чем

выше уровень документа, тем больше требования (профессионализм, глубокое

знание вопроса, культурный уровень, умение излагать мысль) к его составлению.

Юридическим основанием создания распорядительного документа может быть

издание документа государственными органами управления, конкретное поручение

высшего учреждения, потребности исполнительной и распорядительной

деятельности для решения управленческих заданий. Учреждение или структурное

подразделение может, в свою очередь, выступить инициатором разработки любого

вопроса распорядительного документа.

Первая стадия разработки распорядительного документа определение круга

вопросов, которые необходимо решить. Начинать работу следует с изучения

нормативно – правовых, прежде всего, законодательных, правительственных и

предыдущих распорядительных документов по вопросу который рассматривается.

Это обеспечит правовую основу создаваемого документа, его направленность,

дает возможность предотвратить дублирование и противопоставлению, заострить

внимание на нерешенные проблемы.

Подготовка проекта распорядительного документа требует подбора необходимой

информации, для чего используют различные справочно –информационные

документы, отчеты, справки, акты, служебную переписку и тому подобное.

Собрав и изучив необходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса,

который рассматривается, четко определив цель издания распорядительного

документа, начинают создание проекта. Особенное внимание концентрируют на

формировании основных положений конкретного решения.

В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, указание,

приказ.

2.2.1. Постановление – это правовой акт, который принимается высшими и

некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения

наиважнейших принципиальных вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила

поведения.

Текст постановления, как правило состоит из двух частей: констатирующей и

распорядительной.

Первая включает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для

издания или для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной

части подаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и

срок исполнения.

Постановление подписывается двумя особами: председателем коллегиального

органа и управляющим делами (секретарём).

2.2.2. Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально

управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения

оперативных вопросов.

Как правило, этот документ имеет ограниченный срок действия и касается

узкого круга организаций, должностных особ и граждан.

Реквизиты распоряжений, в основном повторяют реквизиты решений.

2.2.3. Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения

действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и

инструкций высших органов.

Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности.

Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не

распространяется вне предприятия, объединения, учреждения.

Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам.

Приказы по вопросам основной деятельности

Эти приказы включают такие реквезиты:

· название вида документа (приказ);

· дата;

· индекс;

· место издания или составления;

· заглавие к тексту;

· текст;

· подпись управляющего;

· отметка про согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части: цель, и задание распорядительных действий и причины

издательства приказа.

Текст распорядительной части имеет властную форму изложения и начинается

словом «ПРИКАЗываю», которое печатается большими буквами на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими

цифрами. Каждый пункт начинается с обозначения исполнителя конкретного

действия, которое передаётся глаголом неопределённой формы.

Исполнителями могут быть отмечены организации или структурные подразделения.

Должностная особа отмечается в том случае, если приказ касается конкретной

особы.

Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование

организации или структурного подразделения).

В последнем пункте распорядительной части указываются особы на которых

возлагаются контроль за исполнение приказа. Этот пункт записывают таким

образом: «Контроль за исполнение приказа возлагается на...» (полное

наименование должности и фамилия в винительном падеже).

Приказы особенного состава

Такие приказы составляются отдельно от приказов по вопросам главной

деятельности и имеют некоторые особенности.

Текст заголовка пишется так:

§ о принятии на работу;

§ о переводе на другую работу;

§ о увольнении;

§ о предоставлении отпуска;

§ о наградах;

§ о нарушении;

§ о дисциплинарном взыскании.

Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть обязательно делится на пункты.

Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие:

назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся

большими буквами от нулевой позиции).

Потом с абзаца большими буквами пишут фамилию, а маленькими буквами – имя и

отчество особы для которой издаётся приказ, её должность, структурная часть,

куда она назначается.

Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано.

2.2.4. Указания – это правовые акты руководящих органов государственного

управления преимущественно информационно–методического характера, а так же

связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов этих и

высших органов управления.

Обычно указания выдаются при оформлении командировок, решении поточных

организационных вопросов, а так же для доведения исполнителем нормативных

материалов.

Формула указания содержат такие элементы:

v название ведомства, учреждения и структурного подразделения;

v вид документа;

v дата;

v место издания;

v индекс;

v заголовок;

v подпись;

v отметка о согласовании.

Текст документа начинается словами «ОБЯЗУЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые

печатаются большими буквами.

В зависимо от объёма, указания издают на бланках стандартных форматов А4 и

Справочно – информационные документы Справочно – информационные документы – это документы которые составляютбольшую часть документооборота предприятий, учреждений, организаций, иосветляет различные стороны их деятельности.В справочно – информационные документы входят: акт, протокол, справка,докладная записка, объяснительная записка, служебное письмо, телеграмма,телефонограмма, договор. 6.1. Акт – это документ, который составляется несколькими особами и утверждает установленные факты и действия. Реквизиты акта:· название вида документа;· дата;· индекс;· место составления или издания;· заглавие к тексту;· текст;· отметка о наличие дополнений;· подпись;· гриф утверждения.Требования для оформления текста:Заглавие к тексту включает название или короткое содержание актированногофакта или действия.Текст составляется из двух частей: вступительной и констатирующей.Вступительная часть строится по схеме:а) Основание.б) Составленный комиссией в составе.в) Председатель.г) Члены комиссии.При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта,указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляетсякомиссией, первым указывают председателя комиссии, его должность, фамилию иинициалы. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке,нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала.В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характерсделанной работы, фиксируются установленные факты.Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения.Дата акта должна соответствовать дню факта, что актируется. 6.2. Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренныхвопросов и одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях изаседаниях коллегиальных органов.В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми иполными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилиюдокладывающего, тех кто выступил в дебатах, и принятые решения.Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют составитьвпечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и продеятельность в целом.Реквизиты протокола:· название вида документа;· дата заседания;· индекс;· место заседания;· гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);· заглавие (наименование коллегиального органа или название собрания);· вступительная часть текста (состав присутствующих);· повестка дня;· текст;· личная подпись управляющего;· личная подпись секретаря.Оформление протокола:ü Протокол оформляется на общих бланках или на специальных бланкахформата А4.ü Датой протокола является дата заседания.ü Протокол нумеруется в рамках календарного года.ü Заглавие содержит такую информацию: вид совещания (заседания,митинг), название коллегиального органа и вопрос который обговаривается.ü Текст протокола.Вступительная часть имеет постоянную информацию (слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ»,«СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСВОВАЛИ») и изменяющуюся информацию (фамилия и инициалыпредседателя, секретаря, присутствующих).Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «присутствовали» печатаются от нулевогоположения табулятора, ставится тире, потом печатаются инициалы и фамилия вименительном падеже.Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных записываются в алфавитномпорядке (отдельно члены комиссии, отдельно приглашенные). Их печатают в одинряд. Фамилии приглашенных следует указывать, если их количество не превышает15 человек. Иначе к протоколу прилагается список присутствующих. Послеинициалов и фамилий, приглашенных необходимо указать в скобках названиеучреждения.Вступление протокола заканчивается повесткой дня. С нулевого положениятабуляра печатаются «Повестка дня», ставят две точки через два интервала,ниже печатают с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повесткедня (доклад, отчет, информация) необходимо разместить таким образом, чтобынаиважнейшие и сложные были первыми. Вопросы перечисляют в именительномпадеже. Названия должности, инициалы и фамилии печатаются в родительномпадеже.Главная часть текста протокола составляется с позиций согласно пунктамповестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими цифрами. Текст позициистроится по схеме: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПАЛИ» – «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»).Слова «СЛУШАЛИ», печатаются большими буквами, перед словом ставится цифра,что соответствует вопросу, после слова «СЛУШАЛИ», ставят двоеточие. Инициалыи фамилию (без должности) докладчика необходимо писать в родительном падеже,с новой строки; после фамилии ставится тире и с большой буквы пишутсодержание доклада в виде прямой речи. Если текст доклада застенографируетсяили подается докладчикам, то после тире также с большой буквы пишут: Докладприлагается.Слово «ВЫСТУПИЛИ», печатают большими буквами, после него ставится двоеточие.Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже с абзаца (в скобках указываютдолжность) потом ставят тире и с маленькой буквы печатается содержаниедоклада.Вопросы докладчику и ответы включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляютсятакже (вместо слов, вопросов и ответов пишут инициалы и фамилии).Слово «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают большими буквами, через дваинтервала ниже предыдущего текста. Если в постановлении размещаются разные похарактеру вопросы, то оно может делиться на пункты, которые нумеруютсяарабскими цифрами. Каждый пункт печатается с новой строки. 6.3. Справка – это документ информационного характера;составляется по указанию высшего органа или управляющей служебной особой. Этотакже документ, который свидетельствует о фактах из жизни и деятельностиотдельных граждан, или разные обстоятельства и факты из деятельностипредприятий, учреждений, организаций (служебная справка).Реквизиты справки:· название вида документа;· дата;· индекс;· место составления или издания;· заглавие к тексту;· адресат;· текст;· дополнение;· подпись.Справки особенного характера могут просто подтверждать тот или инойюридический факт, или иметь особое предназначение, которые как правилоуказывают в конце текста. 6.4. Докладная записка – это документ который адресуетсяуправляющему данной или высшей организации и содержит детальное изложениекакого–нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.Если записка содержит ведомости внутреннего характера, то она подписываетсясоставителем. Такие докладные записки оформляются на чистых листах бумаги А4,содержат дату и заглавие к тексту.Докладная записка имеет также реквизиты (на общем бланке):· название вида документа;· дата;· индекс;· место издания;· заглавие к тексту;· текст;· отметка о наличие дополнений;· подпись. 6.5. Объяснительная записка – этот документ объясняет содержаниеотдельных положений главного документа (плана, проекта и т. п.). В зависимостиот содержания и предназначения объяснительной записки делится на две группы:Записки граждан по поводу их поведения, работы и т. д.; записки служебногохарактера; оформляется этот документ аналогично докладной записке. 6.6. Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.Чаще общие реквизиты писем такие:· эмблема (знак);· наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);· наименование структурного подразделения;· адрес (индекс предприятия связи пишется спереди);· телефон;· телеграфный шифр;· отделение банка и расчетный счет;· дата;· почтовый индекс адресата;· заглавие (если письмо написано на листе А4).Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа который стал поводом длянаписания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подписьдолжностной особы».В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер еготелефона, а также делается отметка о исполнении документа и направление его вдело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для углового штемпеляоставляется место: 15 междустрочных интервалов.Служебные письма имеют большое количество видов:ü сопровождающие;ü информационные;ü гарантийные;ü рекламные;ü претензионные;ü арбитражные и т. д.Более жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являетсобой документ, где каждое слово и выражение имеет определенное значение и недопускаются другие толкования. Такие письма пишутся на бланках стандартногообразца. 6.7. Телеграмма Реквизиты служебной телеграммы:· наименование документа;· отметка о категории и вид телеграммы;· адрес;· текст;· номер послания (если телеграмма посылается в ответ);· исходящий номер (подписной);· подпись;· адрес отправителя;· дата отправки.Внутренние служебные телеграммы делятся на: высшие государственные,государственные, срочные, обычные. В первую очередь обслуживаются высшиегосударственные, государственные, потом с пометкой «ОТЧЕТ». К категориисрочных телеграмм относятся те телеграммы, которые оплачиваются по срочнымтарифам, служебные с отметками «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ», а также «СРОЧНЫЙТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР», все другие считаются обычными. Телеграмма оформляетсяпо таким правилам:a) Категория («ГОСУДАРСТВЕННАЯ», «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ»).b) Вид телеграммы (телеграмма с несколькими текстами в один пункт;телеграмма с аналогичным текстом в несколько пунктов; телеграмма – схема;телеграмма – поручение).c) Телеграфный адрес значительно меньше чем почтовый. Указывается точныйадрес: страна, область, город. Некоторые предприятия имеют свои условныетелеграфные адреса. В таких случаях в телеграммах вместо полного адреса пишутусловный адрес.d) Телеграмма пишется на чистом листе бумаги (тогда адрес пишется черезчетыре интервала ниже) или на бланке.e) Текст телеграммы печатают через два интервала в трех экземплярахбольшими буквами без прилагательных, союзов и местоимений на одной строкелиста или телеграммного бланка без абзацев. Разделительные знаки сокращаютсятаким образом: ТЧК – точка; ДВТ – две точки; ЗПТ – запятая.f) В телеграммах в ответ перед текстом указывают номер документа накоторый дается ответ. Исходящий номер телеграммы размещается в конце текста.g) После исходящего номера указывают сокращенное название предприятия,должность (если необходимо) и фамилию того, кто подписал телеграмму.h) Ниже подписи (два интервала) делают горизонтальную линию (до концаправого поля). Под линией указывают такие реквизиты:· Адрес и наименование предприятия, которое отправляет телеграмму,печатают маленькими буквами через один интервал от нулевого положениятабулятора.· Подпись и дата.· Название вида документа печатается от третьего положения табуляторабольшими буквами («ТЕЛЕГРАММА»). 6.8. Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное потелефону. Правильность текста проверяют повторным чтением.Адресат должен написать такие реквизиты:· заглавие;· номер;· дата;· название адресата и учреждения;· которое передает телефонограмму;· текст;· должность и фамилия особы;· которая подписала документ;· отметка о времени принятия и передачи;· должность и фамилия особы, которая приняла и передала телефонограмму. 6.9. Договор – это документ, который фиксирует согласие сторон оустановлении каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.Реквизиты договора:· название вида документа (Договор);· дата;· индекс;· место составления или издания;· заглавие к тексту;· вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор:должности, фамилии, инициалы особ, которые подписывают договор и обозначенияих полномочий);· предмет договора;· изложения порядка рассмотрения споров;· общая сумма договора;· общие сроки действия договора;· юридические адреса сторон (наименование учреждения, почтовый адрес,расчетные счета);· подписи и печати сторон;· дополнения.

Дата добавления: 2015-08-13