Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якому обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші.

Реквізити:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім’я, по-батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документу.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Заступнику директора

з навчальної роботи Рішану В. Р.

старости групи Ю – 218

спеціальності «Правознавство»

Рафальської О.О.

Пояснювальна записка

Студенти групи Ю – 218 спеціальності «Правознавство» на з’явилися на заняття Фізичного виховання (ІІІ пари) тому, що відвідували місцевий музей.

20.04.09 Підпис ___________________

Лист

Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують відповіді й такі, що її не потребують.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи - попередження, листи – нагадування, листи – підтвердження, листи – відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи – розпорядження, листи – повідомлення.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи – прохання, листи – звертання, листи – пропозиції, листи – запити, листи – вимоги.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити:

1. Штамп (повна назва установи – автора листа).
2. Номер і дата листа.
3. Назва установи – адресата.
4. Текст, що складається з двох частин:

– опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

– висновки та пропозиції.

Відмітка про наявність додатка.

1. Підпис керівника організації.
2. Печатка.

Зразок:

Лист

Вельмишановна Павлюк Н. С.!

Інститут держави і права НАН України підтверджує, що Вашу доповідь на тему «Захист і забезпечення людей пенсійного віку» внесено до програми конференції «Людина та її права в Україні», яка відбудеться 15-17 червня 2009 року.

Перше пленарне засідання розпочнеться 15.06.2009, заключне засідання відбудеться 17.06.2009. Оргкомітет забезпечує харчування і проживання в м. Києві на період з 15.06.09 по 17.06.09. Проїзд передбачається оплатити за рахунок установи, яка надасть Вам відрядження.

Реєстрація учасників конференції буде проводитись з 10-ї години в приміщенні Інституту держави та права НАН України за адресою: вул. Трьохсвятительська, 4,. Київ, 01001.

Якщо у Вас виникнуть запитання, звертайтесь до організаційного комітету конференції, тел. [phone].

З повагою

Оргкомітет конференції

Печатка

Акт

Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючи організацій.

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини:

- вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні при його складанні);

- констатуючу (викладаються мета та завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, даються висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова складено перераховуються особи, які склала акт або були присутні при його складанні, і обов’язково зазначаються їхні посади, ініціали та прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Реквізити:

1. Назва установи.
2. Гриф затвердження.
3. Назва виду документу.
4. Номер.
5. Місце складання.
6. Заголовок.
7. Текст.
8. Підписи.
9. Дата.
10. Печатка.

Зразок:

Бердичівський коледж промисловості, економіки та права

Юридичний факультет

Дата добавления: 2015-08-05