Порядок обращения документов, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка.

5.1. Работа с документами, содержащими информацию, составляющую банковскую тайну Банка, осуществляется в соответствии с требованиями и по формам учета, определенными нормативными документами Банка и настоящим Положением.

5.2. Прием, учет (регистрация), выдача и рассылка документов содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, на бумажных носителях осуществляется Помощником Председателя Правления - начальником отдела кадров в соответствии с обязанностями, закрепленными в его должностной инструкции.

5.3. Прием, учет (регистрацию), выдачу и рассылку документов содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, в электронном виде осуществляют ответственные лица Управления автоматизации, на основании служебных записок завизированных руководством Банка.

5.4. На документах, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, проставляется пометка «ДСП» («Для служебного пользования»).

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается.

5.5. Ограничительная пометка «ДСП» проставляется на служебных и аналитических записках, отчетах, проектах договоров и т.п.

Ограничительная пометка «ДСП» может не проставляться: на банковских документах строгой отчетности, на бухгалтерских документах, договорах, личных делах клиентов.

5.6. Документы с пометкой «ДСП»:

-учитываются отдельно от прочей документации и регистрируются в отдельном журнале (для документов конфиденциального характера);

- отпечатанные и подписанные документы передаются сотруднику Помощнику Председателя Правления -начальнику отдела кадров регистрации в журнале внутрибанковских документов конфиденциального характера содержащих информацию, содержащих банковскую тайну Банка;

- черновики, проекты, и неподписанные по каким – либо причинам документы уничтожаются лично исполнителем;

-после регистрации документы передаются работникам подразделений под расписку;

-документы конфиденциального характера копируются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения Банка. Учет размноженных документов осуществляется в журнале регистрации внутрибанковских документов содержащих банковскую тайну, по экземплярно.

5.7. Руководитель структурного подразделения, выдавший письменное разрешение на копирование (тиражирование) документа, содержащего банковскую тайну Банка, обязан проконтролировать передачу размноженных документов для регистрации работнику, осуществляющему их учет.

5.8. Руководители структурных подразделений обязаны обеспечить хранение документов, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, в отдельных папках в металлических шкафах (сейфах, ящиках).

5.9. Ответственность за сохранность документов, составляющую банковскую тайну Банка, хранящихся в структурных подразделениях Банка, несет руководитель подразделения.

Документы, содержащие информацию, составляющую банковскую тайну Банка, при уходе сотрудника с рабочего места убираются в запираемый металлический шкаф (сейф, ящик).

5.10. Все исходящие и входящие банковские документы, содержащие информацию, составляющую банковскую тайну Банка («ДСП»), передаются Помощник Председателя Правления - начальнику отдела кадров который регистрирует их установленным образом.

5.11. Входящие документы, содержащие информацию, составляющую банковскую тайну Банка, поступающие в Управление автоматизации регистрируются установленным в журнале регистрации входящих документов, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну.

5.12. Работник, осуществляющий учет входящих документов, составляющих банковскую тайну Банка, проставляет отметку «ДСП» и номер экземпляра.

5.13. Передача документов и дел с пометкой «ДСП» между структурными подразделениями осуществляется с разрешения руководителей данных структурных подразделений, под роспись в соответствующем журнале.

5.14. Запросы сторонних организаций по информации, составляющей банковскую тайну Банка, регистрируются установленным образом в журнале регистрации подобных документов.

5.15. В процессе создания документа, содержащего банковскую тайну, в правом верхнем углу первой страницы документа создателем документа проставляется: «ДСП» ПРОЕКТ и подпись исполнителя.

5.16. Передача в архив дел и документов с пометкой «ДСП», утративших практическое значение, производится с письменного разрешения Председателя Правления Банка или лица его замещающего.

5.17. Уничтожение архивных документов и дел, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, производится по решению комиссии, состоящей из трех и более человек (из числа заинтересованных подразделений и Заместителя Председателя Правления –начальника административного отдела), один раз в год. Комиссия назначается приказом Председателя Правления Банка.

Уничтожение документов и дел производится по «Акту об уничтожении документов», в присутствии всех членов комиссии.

5.18. Журналы для регистрации документов, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка, должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью Банка.

На последнем листе Журнала производится запись: «В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью (указывается количество) листов». Данная запись заверяется Председателем Правления Банка и оттиском печати Банка.

На титульном листе Журнала должен быть указан порядковый номер Журнала, а также производится запись: «Настоящий журнал начат (указываются число, месяц и год) и окончен (указываются число, месяц и год)».

5.19. Распечатка документов, содержащих информацию, составляющую банковскую и коммерческую тайну Банка, из программных подсистем компьютерной сети Банка и рассылка их по подразделениям и сотрудникам Банка, осуществляется согласно «Списка сотрудников Банка регулярно получающих документы, содержащих информацию, составляющую банковскую тайну Банка», утверждённого Председателем Правления Банка.

В случае разовой необходимости получения информации из программных подсистем компьютерной сети Банка, распечатка и рассылка осуществляется на основе служебной записки руководителя структурного подразделения Банка, завизированной Председателем Правления и главным бухгалтером Банка.

---

Дата добавления: 2015-08-05