Требования к оформлению документов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, подлежат отражению в бухгалтерском учёте. Записи в регистрах учета ведутся на основании оправдатель­ных документов, которые являются первичными учётными документами, документа­ми, фиксирующими факт осуществления той или иной хозяйственной операции.

Первичные учетные документы должны приниматься к учёту только в том случае, если:

1. Составлены на бланках действующих форм, утверждены Госкомстатом РФ, со­держащихся в альбомах унифицированных первичной документации.

2. На специализированных бланках, если специфика деятельности организации тре­бует отражения данных не предусмотренных в унифицированных формах. Для аптек это могут быть формы утвержденные приказом МЗ СССР № 14 от 08.01.88г., а также методические рекомендации Минздрава РФ № 98/124 от 14.05.1998г. «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (ап­течной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на террито­рии РФ».

3. Могут использоваться собственные (внутренние) формы первичных документов.

Они должны быть составлены в соответствии с установленными требованиями, т.е. содержать все обязательные реквизиты, к которым относятся:

• Наименование документа;

• Дата составления документа;

• Наименование организации, от имени которой составляется документ;

• Содержание хозяйственной операции;

• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выраже­нии;

• Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйствен­ной операции и правильность её оформления;

• Личные подписи указанных лиц и их расшифровки;

Формы внутренних документов должны утверждаться руководителем при при­нятии учётной политики предприятия.

Первичные документы необходимо составлять в момент совершения операции

или непосредственно по окончанию операции.

Не допускаются к учёту первичные документы, составленные с нарушениями установленных требований по их оформлению.

Типичные нарушения

• Документы принимаются к учёту не в том периоде, к которому относятся осуще­ствлённые хозяйственные операции.

• Документы составлены не по установленной форме.

• Созданные организацией формы первичных документов не утверждены руково­дителем в учётной политике.

• Заполнены не все реквизиты, предусмотренные бланком первичного документа.

• Отсутствие необходимых подписей и печати, предусмотренных правилами оформления.

• Арифметические ошибки.

• Полномочия лиц, подписывающих первичный документ, не подтверждены соот­ветствующими организационно - распорядительными документами.

Исправление ошибок

Внесение исправлений в первичные кассовые и банковские документы не до­пускается. В остальных первичных документах исправления делаются в следующем порядке:

• неправильный текст или сумма зачёркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

• Надписывается над зачёркнутым правильный текст или сумма.

• Исправление ошибок оговаривается надписью «исправлено», подтверждается подписью лиц, подписавших документ и ставится дата исправления.

Не допускаются подчистки и не оговоренные исправления в тексте и цифровых данных первичных документов.

Право подписи

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчётные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполне­нию. Перечень других лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвер­ждает руководитель организации по согласованию с главным бух1~алтером при при­нятии учётной политики.

Круг лиц, имеющих право подписи, может быть оговорен учредительными до­кументами, должностными инструкциями. Не допускается подписывание документов лицами, не имеющими на то полномочий.

Хранение документов

Налоговый кодекс РФ ст. 23 установил срок хранения документов, связанных с начислением и уплатой налогов в течение четырех лет. Однако существуют специ­альные сроки, установленные в соответствии с правилами архивного дела, которые применяются при осуществлении Государственного контроля со стороны внебюд­жетных фондов и иных уполномоченных организаций.

Такие сроки для:

• Бухгалтерских документов (в т.ч. кассовые, счета-фактуры, книги кассира - опе­рациониста) - 5 лет.

• Бухгалтерская отчетность - 10 лет.

• Учетные регистры (главные книги, журналы ордера) - 3 года.

• Лицевые счета рабочих и служащих по зарплате - 75 лег.

Для обеспечения сохранности документов и быстрого их нахождения докумен­ты должны быть подобраны в папки (и в некоторых случаях подшить: - кассовые до­кументы) в хронологической последовательности.

Папки формируются по функциональному признаку документов: кассовые, банковские, товарные (складские) и т.д.

Для хранения документов в архиве существуют несколько методов: хронологи­ческий (по датам, годам) и корреспондентский (по предприятиям и организациям).

Папки с документами, переданные в архив актируются и заносятся в архивную книгу.

Дата добавления: 2015-08-05