Ввод и организация задач

Microsoft Project входит в систему настольных программ Microsoft Office, поэтому многое из того, что вы встретите в Microsoft Project, будет напоминать Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Access. Например, организация полосок меню и панелей инструментов очень похожа, также вы можете пользоваться аналогичной онлайновой спра­вочной системой. Однако многое из того, что вы будете делать в Microsoft Project, отличается от работы в других программах Office.

Для выполнения заданий вам нужно представить, что вы - руководитель проекта Southridge Video, небольшой кинокомпании. Недавно ваша компания установила Microsoft Project и вам не терпит­ся воспользоваться ею для управления проектом рекламы игрушек, раз­вивающимся полным ходом.

В процессе работы вы создадите новый файл Microsoft Project.

Задачи являются наиболее важными строительными блоками любого проекта. В плане проекта они описывают работу проекта с точки зрения последовательности, длительности и ресурсных требований. В Microsoft Project вы вводите задачи в представлении Диаграммы Ганта. По умолчанию в этом представлении гистограмма находится справа, а таблица - слева. (По умолчанию отображается таблица Ввод, но вы также можете отображать и другие таблицы). Хотя внешне таблица может и напоминать решетку электронной таблицы Excel, по существу она более похожа на таблицу базы данных. Каждая строка в таблице описывает отдельную задачу, которой присваивается Идентификатор задачи. Идентификатор задачи ото­бражается слева от строки задачи, а заголовки столбцов, как, например, Название задачи и Длительность, являются яр­лыками поля. Пересечение строки (или задачи) и столбца называется ячейкой или полем. Фактически, внутренняя архитектура фай­ла Microsoft Project очень похожа на архитектуру программы базы дан­ных, например Access.

Microsoft Project может работать с длительностями задач от минут до месяцев. В зависимости от масштаба вашего проекта вы, возможно, захотите работать с длительностями при помощи шкалы, отображаю­щей часы, дни и недели. При предварительной оценке затрат времени вы должны учитывать два основных правила:

□ Длительность проекта часто связана с длительностью задачи; обыч­но у долгосрочных проектов задачи имеют большую длительность, чем краткосрочные.

□ Если вы следите за выполнением вашего плана проекта, необходимо продумать степень детализации, которую вы хотите использовать для задач этого проекта. Например, в случае многоуровневого проекта будет непрактично или даже невозможно отслеживать задачи, измеряемые в минутах или часах. Как правило, вы должны измерять длительность задач на самом нижнем уровне детализации или управления, важном для вас, но не ниже.

В управлении проектом важно отслеживать появление важных событий. Такие события, называются вехами, подобны меткам в длительном путешествии: они показывают, на каком этапе всего проекта вы находитесь. Вехи – это важные события, происходящие во время проекта. Так как вехи не включают в себя никакую работу, они представляются в виде задач с нулевой деятельностью.

Двумя основными подходами к разработке задач и этапов являю нисходящее и восходящее планирование.

· Нисходящее планирование (top-down planning) определяет основные этапы или продукты проекта до заполнения задач, необходимых, выполнения этих этапов. Сложные проекты могут иметь несколько уровней этапов. Этот подход работает от общего к частному.

· Восходящее планирование (bottom-up planning) определяет как можно больше детализированных задач нижнего уровня до их упорядочивания в логические группы, называемые этапами или суммарными задачами. Этот подход работает от частного к общему.

Создание точных задач и этапов для большинства сложных проектов требует комбинирования нисходящего и восходящего планирования. Для некоторых частей проекта вы уже будете знать задачи нижнего уровня, для других, возможно, только общие цели проекта.

Связи между задачами создаются посредством связывания согласно их последовательности и зависимости от других задач.

Проекты требуют, чтобы задачи выполнялись в определенном порядке. Например, задача по съемке сцены должна быть выполнена до начала задачи по редактированию отснятой сцены. Эти две задачи находятся в связи (relationship) Окончание-начало (ОН) (Finish-to-Stop [FS]) (также называемых ссылка (link) или зависимость), и обладающей двумя аспектами:

· вторая задача должна начинаться после первой; это последовательность (sequence);

· вторая задача может начаться только, если первая завершена; это зависимость (dependency).

Задачи могут относиться к одному из всего четырех типов связи между задачами.

Связь между задачами	Что обозначает	На диаграмме Ганта выглядит	Пример
Окончание – Начало (ОН)	Дата окончания задачи - предшественника определяет дату начала задачи-последователя		Сцена фильма должна быть снята до того, как ее можно будет редактировать
Начало-начало (НН)			Просмотр сценария и разработка его разбивки и графика тесно связаны и должны выполняться одновременно
Окончание–Окончание (ОО)	Дата окончания задачи - предшественника определяет дату окончания задачи-последователя		Задачи, требующие специального оборудования, должны быть выполнены до окончания срока аренды оборудования
Начало- Окончание (НО)	Дата начала задачи - предшественника определяет дату окончания задачи-последователя		Время, когда освобождается лаборатория для редактирования, определяет окончание задачи по подготовке к редактированию(этот тип связи используется довольно редко)

Эффективное управление проектами – это одно из основных преимуществ использования Microsoft Рroject. Ресурсы - это люди, оборудование, материалы, необходимые для выполнения задачи проекта. Microsoft Рroject акцентирует внимание на двух аспектах этих ресурсов: их доступности и затратах на них. Доступность определяет,когда конкретные ресурсы могут работать над задачей и какой объем работы они могут выполнить; затраты показывают, сколько денег потребуется на оплату всех этих ресурсов. В Microsoft Project вам не нужно настраивать ресурсы и назначать им задачи; однако, без этих сведений у вас будет меньше информации о том, кто какую работу выполняет и сколько это стоит. Настройка сведений о ресурсах в Microsof Project требует совсем немного усилий, но, в конце концов, потрачен­ное время позволит вам управлять вашим проектом более эффективно. Такое предварительное планирование является недаром потраченных временем, если ваш проект, как и все сложные проекты, в первую оче­редь основывается на графике или ограничениях затрат, называемых ограничениями.

Настроив человеческие ресурсы в Microsoft Project, вы будете знать кто (и что) отвечает за выполнение той или иной работы, а также когда они могут ее выполнить.

Дата добавления: 2015-07-20