Как написать письмо-запрос

Лучший способ донести идею о будущей статье в письменном виде — это написать письмо-запрос. В таком письме вы предлагаете редактору написать для его изда­ния статью на ту или иную тему (и чтобы ее в нем напечатали).

По своей сути, запрос — это попытка продать себя. Редактор — ваш "клиент". "Товар", который продается, — но статья, которую вы хотите написать для издания.

Ниже приведены несколько фактов, которые вам Нужно знать о таких письмах.

ü Редакторов интересует ваш профессионализм. Это зна­чит, что в письме не должно быть опечаток и оши­бок. Письмо должно быть адресовано конкретному редактору лично. Его имя должно быть написано без ошибок.

ü Редакторов интересует хороший стиль. Если можно, сделайте так, чтобы первый абзац вашего письма можно было использовать в его первоначальном ви­де, в качестве вступления для вашей статьи. Это по­кажет редактору, что вы знаете, как начинать мате­риал, и привлечет его внимание.

ü Редакторы ненавидят ленивых — тех, кто хочет увидеть свое имя в издании, но не проводят тщательный сбор фактов и искажают реальную картину. Ваше письмо должно содержать много точной информации — факты, схемы, статистику. Это покажет, что вы владеете предметом. Содержание многих запросом (и статей) слишком легковесно.

ü Ранги и звания производят впечатление. Объясните, почему они должны доверить написать статью вам. Если вы специалист по предмету, скажите об этом. Если нет, расскажите о своих источниках. Скажите, у каких экспертов вы возьмете интервью, какие исследования процитируете, какими источниками будете пользоваться. Не забудьте упомянуть о передовом исследовании, проведенном вашей компанией и сделавшим ее лидером в своей отрасли.

ü Редакторы не любят рисковать. Чем детальнее буде: разработана идея вашей статьи, тем лучше. Если вы четко опишете все — вашу тему, ваш подход, краткое содержание, свои источники, — редакторы будут знать, что попадет им в руки после того, как они примут ваше предложение. Чем более полной будет приведенная вами информация, тем выше будут наши шансы попасть на страницы издания.

ü Стандарты, по которым редакторы оценивают статьи, высоки, независимо от того, кто их пишет. Не думам те, что вам сойдет с рук плохо написанное письмо запрос, потому что "редактор понимает, что я не журналист, а просто пытаюсь немного заниматься пиаром". Статьи, обязанные своим происхождением деятельности по связям с общественностью, не должны быть менее качественными, менее объективными или менее интересными, чем другие статьи размещенные в издании. Так считают читатели издания, и редакторам это известно.

ü Никогда не говорите в своем письме следующего: "Но самое лучшее — это то, что вам не нужно платить за эту статью, потому что я пишу ее для того, что­бы придать огласке деятельность моей фирмы". Хотя редакторам это и известно, говорить об этом счита­ется нарушением некоего этикета. (Почему это так, я понятия не имею.)

ü Если вы хотите повысить свои шансы на успех, пред­ложите статью редактору на условиях эксклюзивности. Эксклюзивность означает, что вы не будете предла­гать статью другим изданиям и редактор получит ва­ше предложение первым. Если он согласится, вы да­дите ему гарантии, что не станете предлагать эту или подобные статьи никаким другим изданиям. Если он не согласится, вы, конечно же, будете иметь полное право предложить свою статью другому изданию из вашего списка.

Ниже приведены несколько примеров писем-зап­росов, которые дают хорошее представление об их стиле и формате.

Изучая рис. 9.1, обратите внимание на то, что письмо состоит из двух частей — вступления, призванном "продать" вашу идею, и основной части, раскрывающей детали. Автор использовал такой формат просто потому, что он был наиболее подходящим для данного случая; детали предложения могут излагаться и в отдельном письме, но обычно все присылается вместе.

Первый абзац письма-предложения, приведенного на рис. 9.1, стал заглавным абзацем статьи, вышедшей на страницах издания. И это не случайность. Броское всту­пление в письме — такое, что его можно использовать в качестве начала статьи, — помогает привлечь внимание редактора и убедить его, что вы предлагаете ему нечто действительно интересное.

Джейн Доу, Зам. главного редактора Chemical Engineering 1234 Main Street Anytown, USA 12345   Уважаемая г-жа Доу!   Когда инженер-химик не может написать внятный отчет, истинная ценность его исследования или эксперимента может быть не понята или понята неправильно, а польза от его работы сводится к нулю. Как следствие, его шансы на продвижение по служебной лестнице существенно понижаются.   Как заместителю главного редактора Chemical Engineering, вам известно, что многим инженерам химической промышленности не помешает повысить свои специальные навыки. Я хотел бы оказать им в этом помощь, написав статью, дающую вашим читателям "Десять советов, как улучшить свой стиль делового письма". Краткое описание предполагаемой статьи прилагается. В этом материале объемом в 2000 слов будет содержаться 10 полезных советов — каждый длиной менее чем 200 слов, которые помогут инженерам химической промышленности лучше справляться с написанием писем, отчетов, докладов и статей.   Например, совет №3 — быть кратким. Многие инженеры напишут "накопление специфических веществ на внутренней поверхности сосуда" вместо "твердых отложений". И сколько менеджеров воспользуется фразой "до наступления момента времени, когда" вместо того, чтобы просто сказать "до"?   Моя книга Структура, стандарты и стиль технических текстов выйдет в издательстве Mc Graw Hill Book в ноябре. Хотя книга адресована широкому кругу представителей технических дисциплин, в моей статье будут использованы примеры из литературы, посвященной химической промышленности....   Я хотел бы написать статью "Десять советов, как улучшить свой стиль делового письма' для вашей рубрики "Вы и ваша работа". Что вы думаете по этому поводу? Буду ждать вашего ответа. Конверт с моим обратным адресом и почтовой маркой прилагается.   С уважением Боб Флай  

Рис. 9.1. На это письмо отреагировали мгновенно и предложи­ли автору написать статью, которую приняли на редакцион­ном совете и напечатали на страницах издания

На рис. 9.2 приведено письмо, предлагающее редакто­ру напечатать на страницах его издания историю успеха. История успеха показывает читателю, как тот или иной товар или метод использовались на рабочем месте (или в домашних условиях) для того, чтобы решить конкретную проблему. Это письмо и два последующих звонка редак­тору обеспечили принятие статьи изданием.

Дата добавления: 2015-07-20