Порядок выполнения работы. Лабораторная работа №7

Лабораторная работа №7. Дополнительные возможности Word

Цель работы: знакомство с некоторыми другими возможностями, которые представляет Word для подготовки итогового текста.

Порядок выполнения работы

1. Открыл Word и создал новый документ.

Ввел основной текст письма, но не указал адрес и фамилию получателя, сохранил документ под именем Письмо.doc.

Выбрал команду Сервис \ Письма и рассылки \ Мастер слияния. В области задач откроется окно Слияние.

В разделе Выбор типа документа выбрал пункт Письма и перешел к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее: Открытие документа.

Выбрал в качестве главного документа слияния только что созданный текст (Текущий документ). Отредактировал содержание главного документа.

Перешел к следующему этану Далее: Выбор получателей.

2. Создал источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма). Источник данных можно создать, построив таблицу с помощью Word.

3. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выбрал пункт Создание списка. Щелкнул на команде Создать в разделе Создание списка.

Щелкнул на кнопке Настройка. Выделил пункт Обращение. Щелчком на кнопке Удалить стер выделенное поле.

Повторяя шаги 4 и 5, удалил все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес1 и Индекс.

Закрыл окна диалога Создание источника данных.

4. В открывшемся окне диалога сохранения документа ввел имя Гости и щелкнул на кнопке Сохранить. Появится окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.

5. Ввел информацию в источник данных. Щелкнул на кнопке Изменить. Сделал не менее десяти записей. Позже программа сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

Заполнил поля формы.

Сохранил базу данных.

6. Внес изменения в информацию источника данных.

Разместил поля источника данных в тексте главного документа.

Перешёл к следующему этапу создания рассылки. Добавил поля слияния.

7. Добавил в слияние несколько полей Word. Переместил в начало документа и выбрал на панели инструментов Слияние команду Добавить поле Word \ SKIPIF. В списке Поле выбрал пункт Индекс. В списке Оператор выбрал пункт Равно.

Ввел в поле Значение величину 114113. Теперь при слиянии в источнике данных будут пропущены те записи, в поле Индекс которых записано значение 114113.

Нажал клавиши Ctrl+End, а затем два раза клавишу Enter. Выбрал команду Добавить поле Word \ MERGEREC. Просмотрел, какие записи источника данных попадут в слияние.

Перешел к следующему этапу создания рассылки.

8. Создал запрос, с помощью которого записи будут рассортированы по алфавиту имен получателей писем (команда Изменить список).

Добавил правило отбора, оставляющее только определенных адресатов. Выбрал пункт Дополнительно \ Отбор записей.

Настроил параметры сортировки так, чтобы результат слияния был по алфавиту фамилий адресатов, а затем по алфавиту их имен.

Сохранил новую версию главного документа.

Проверил правильность слияния. На панели инструментов Слияние, кнопке Поиск ошибок \ Создать только отчет об ошибках.

Выполнил слияние в новый документ.

Проверил правописание и грамматику полученного документа.

Сохранил результаты в своей папке.

9. Открыл документ, созданный при выполнении лабораторной работы №1. Добавил в него закладки, перекрестные ссылки и предметный указатель.

Сохранил результаты в своей папке.

Вывод: Я познакомился с некоторыми возможностями, которые представляет Word для подготовки итогового текста.

Дата добавления: 2015-07-20