Поля вводятся с помощью соответствующих средств Word. Только опытный пользователь может редактировать коды полей вручную, т.к. необходимо соблюдать правила написания данного поля.

Последовательность действий для вставки полей в основной документ:

1. откройте основной документ;

2. перейдите на вкладку РАССЫЛКИ. Большинство элементов вкладки будут недоступны (Рисунок 3);

3. нажмите кнопку ВЫБРАТЬ ПОЛУЧАТЕЛЕЙ;

4. выберите команду ИСПОЛЬЗОВАТЬ СУЩЕСТВУЮЩИЙ СПИСОК…;

Рисунок 3

5. в окне ВЫБОР ИСТОЧНИКА ДАННЫХ укажите файл источника данных[4]. После этого будут доступны элементы вкладки РАССЫЛКИ;

6. для вставки поля слияния из источника данных установите курсор в то место основного документа, в которое требуется вставить это поле, щёлкните по кнопке со стрелкой ВСТАВИТЬ ПОЛЕ СЛИЯНИЯ (Рисунок 4) и выберите вставляемое поле из списка;

7. для вставки поля Word в указанное курсором место, используйте кнопку ПРАВИЛА (Рисунок 5).

Рисунок 4

Рисунок 5

Появление диалогового окна ПОДБОР ПОЛЕЙ может означать, что Word не удалось найти некоторые из сведений, необходимые для вставки поля. Щёлкните кнопку со стрелкой рядом с текстом (НЕТ СООТВЕТСТВИЯ) и выберите поле из источника данных, соответствующее полю, которое требуется включить в слияние.

Для удаления поля выделите его и нажмите клавишу <DELETE>. Если курсор находится внутри текстового поля, то после нажатия клавиши <DELETE> будет удалён текст внутри текстового поля, а не сам объект.

Задание.

1. Вставьте в основной документ следующие поля слияния (Рисунок 6).

Рисунок 6

2. Вставьте в основной документ поле MERGEREC (Рисунок 7) для отображения порядкового номера записи в источнике данных (без строки заголовков столбцов).

Рисунок 7

3. Вставьте в основной документ поле IF (Рисунок 8) для вставки того или иного текста в зависимости от результата сравнения.

Рисунок 8

В основном документе отобразится текст, указанный в поле IF, в зависимости от значения поля ЗАДОЛЖЕННОСТЬ в первой записи источника данных.

4. Вставьте в основной документ строку приветствия – кнопка СТРОКА ПРИВЕТСТВИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ). Настройте формат строки приветствия, строку приветствия для неправильно заданных имён получателей, подбор полей[5] – для имени в списке выберите поле ФИО (Рисунок 9). В окне ВСТАВКА СТРОКИ ПРИВЕТСТВИЯ сразу же можно просмотреть приветствия для каждого получателя из источника данных (раздел ПРОСМОТР СПИСКА ПОЛУЧАТЕЛЕЙ).

Рисунок 9

5. Для выделения полей слияния используйте кнопку ВЫДЕЛИТЬ ПОЛЯ СЛИЯНИЯ (вкладка РАССЫЛКИ/группа СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА И ВСТАВКА ПОЛЕЙ).

6. Получите следующий основной документ (Рисунок 10).

Рисунок 10

Для форматирования полей в основном документе:

1. выделите поле вместе с угловыми кавычками («»);

2. задайте нужные параметры форматирования.

Задание.

Настройте строку приветствия (12 пт., курсив), поле ЗАДОЛЖЕННОСТЬ (14 пт., красный цвет текста), поле IF (подчёркивание) (Рисунок 11). Сохраните документ в своей папке.

Рисунок 11

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к источнику данных. Далее при открытии основного документа будет предложено снова объединить с ним сведения из источника данных (Рисунок 12), после чего будет выполнена команда SQL:

Рисунок 12

При нажатии на кнопку НЕТ, подключение основного документа к источнику данных будет потеряно, появится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

При нажатии на кнопку ДА, возможно, дополнительно придётся установить подключение к источнику данных (Рисунок 13) – кнопка ПОИСК ИСТОЧНИКА ДАННЫХ.

Рисунок 13

Дата добавления: 2015-07-20