Создание и редактирование источника данных.

Источником данных называется документ, содержащий переменную информацию, используемую для создания персональных документов рассылки. Обычно это двумерная таблица (реляционная База Данных). Столбцы таблицы (поля БД) являются полями слияния и содержат данные по конкретному фрагменту в тексте основного документа. Строки таблицы (записи БД) включают полный набор данных (фрагменты текста) для одного конкретного экземпляра документа, вставляемых в различные места основного документа.

Для создания источника данных необходимо сначала создать его структуру, т.е. указать набор полей слияния, необходимых для хранения информации по каждому экземпляру письма. Для этого:

· Включить реализацию функции Слияние: УкМ в ГлМ Сервис ¯ + Слияние ¯

· В появившемся ДО Слияние, в разделе 2 Источник данных, запустить процедуру получения данных:УкМ на кн Получить данные ¯

· В открывшемся списке вариантов получения данных (Создать источник данных …, Открыть источник данных …, Использовать Адресную Книгу, Параметры заголовка …) выбрать команду Создать источник данных: УкМ на пункт списка и + ¯

В появившемся ДО Создание источника данных приводится типовой сформированный список полей, который нужно скорректировать в соответствии с потребностями пользователя:

Лишние поля легко удаляются из списка, для этого их надо выделить, а затем — УкМ на кн. Удалить + ¯.

Имя нового поля следует ввести в текстовое поле Поле + УкМ на кн. Добавить поле ¯

(В имени поля запрещены пробелы, имена полей не должны быть длиннее 40 символов и должны начинаться с буквы.)

Для примера можно рассмотреть подчёркнутые фрагменты в образце документа (см. Введение) и сформировать структуру источника данных со следующими полями слияния:

Ø Дата рассылки;

Ø Номер письма;

Ø Руководитель (должность в родительном падеже);

Ø Вид организации;

Ø Имя организации;

Ø Фамилия руководителя (обычно, с инициалами и в родительном падеже);

Ø Адрес организации (для удобства можно разбить на 2 части);

Ø Телефон организации;

Ø Обращение (или Пол для иллюстрации возможности ввода условий в поля слияния);

Ø Имя и отчество руководителя (в именительном падеже);

Ø Дата приёма;

Ø Место приёма;

Ø Адрес приёма;

Ø Время приёма;

Ø Размер скидки;

Ø Срок сделки.

· После добавления нужных полей и удаления ненужных следует: УкМ на кн. ОК + ¯

· Сохранить источник данных (пока только структуру) в файле под именем:
КЛИЕНТЫ.doc.

· После сохранения источника данных появляется ДО с сообщением о том, что источник данных не содержит самих данных, и предлагается ввести их. Для ввода данных: УкМ установит на кн. Правка источника данных. ¯

· В появившейся форме данных (с перечнем полей слияния в соответствии с созданной структурой) ввести данные: …

После заполнения всех полей ввода одной формы необходимо УкМ установить на ком. кн. Добавить + ¯ ® данные в виде одной строки (записи БД) будут добавлены в таблицу Источника данных.

После заполнения всех наборов данных, т.е. всех строк таблицы (всех записей БД) — УкМ установить на ком. кн. ОК + ¯ ® введённые данные в виде таблицы будут составлять Источник данных. Таким образом Закончится Ввод данных;

Вводимые данные можно просматривать и корректировать в соответствующих полях ввода. Для просмотра данных используется полоса прокрутки Записей с кнопками перехода (в нижней части ДО Форма данных;

Ошибочную активную запись можно удалить — УкМ на ком. кн. Удалить +¯)

Список переменных данных рассылки может храниться в рабочей книге Excel. В этом случае источником данных должен быть лист из этой книги Excel. Тогда, для создания источника данных необходимо открыть файл с книгой Excel. Для этого:

· Включить реализацию функции Слияние: УкМ в ГлМ Сервис ¯ + Слияние ¯

· В появившемся ДО Слияние, в разделе 2 Источник данных, запустить процедуру получения данных:УкМ на кн. Получить данные ¯

· В открывшемся списке вариантов получения данных (Создать источник данных …, Открыть источник данных …, Использовать Адресную Книгу, Параметры заголовка …) выбрать команду Открыть источник данных УкМ на пункт списка и + ¯

· В открывшемся ДО Открытие источника данных, в текстовом поле тип файлов, с помощью списка, установить тип файлов — Книги MS Excel

+ найти нужный файл (например, КЛИЕНТЫ. xls) + ОК ¯.

· В окне приложения MS Excel, на листе с переменными данными выбрать Весь лист с переменной информацией или только нужный диапазон ячеек электронной таблицы.

Дата добавления: 2015-07-20