Читайте также:
|
Можно, например, создать следующие типы документов.
· Комплект конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.
· Комплект наклеек с адресами На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.
· Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.
· Каталог или папка Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.
Возобновление слияния
Если необходимо прервать работу по слиянию, основной документ можно сохранить, а слияние возобновить позже. Приложение Microsoft Office Word сохраняет источник данных и данные поля. Если использовалась область задач Слияние, Word вернется к тому ее месту, где нужно возобновить слияние.
Подключение документа к источнику данных
Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных. Если файла данных еще не существует, его можно создать в процессе слияния.
Выбор файла данных
На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.
Выполните одно из следующих действий.
Советы по работе со списком «Контакты» приложения Microsoft Outlook
Подключение к папке «Контакты» в Outlook обычно не составляет трудностей, но время от времени могут возникать неполадки. Далее предлагается решение некоторых общих проблем, с которыми можно столкнуться:
Не удается найти в Outlook папку «Контакты»
Возможно, необходимо включить свойство Показать эту папку как адресную книгу приложения Outlook, а возможно, изменить профиль пользователя Outlook.
Включение свойства «Показать эту папку как адресную книгу»
Изменение профиля пользователя приложения Outlook
Профиль пользователя приложения Outlook — это группа учетных записей электронной почты и адресных книг. Обычно необходим только один профиль — однако, если данным компьютером пользуется несколько человек или, если для разных целей предназначены различные адресные книги, можно использовать дополнительные профили. Если при слиянии используется профиль, не включающий требуемую папку «Контакты», она окажется недоступной.
Чтобы переключиться на другой профиль пользователя, следует перезапустить приложение Outlook. Следуя подсказке, выберите тот профиль, который включает в себя именно ту папку «Контакты», которую нужно использовать при слиянии.
Если подсказка о выборе профиля не отображается, но точно известно, что профилей более одного, можно настроить приложение Outlook так, чтобы она отображалась. Для этого сделайте следующее.
1. Завершите работу приложения Outlook.
2. В панели управления переключитесь на классический вид и щелкните Почта.
3. Выберите команду Показать конфигурации.
4. Чтобы получать напоминание о необходимости выбора профиля каждый раз, когда запускается приложение Outlook, выберите пункт запрашивать конфигурацию и нажмите кнопку ОК.
Отображаются сообщения об ошибках в работе почтовых приложений и в таблицах
Если при попытке подключиться к папке «Контакты» во время процедуры слияния в приложении Word обнаруживается, что приложение Outlook не указано в настройках приложения Windows Internet Explorer в качестве почтового клиента по умолчанию, на экране будет отображаться сообщение об ошибке:
«Не выбран почтовый клиент по умолчанию, или текущий клиент не может выполнить запрос. Запустите Microsoft Outlook и установите клиента по умолчанию».
Чтобы избежать появления такого сообщения во время слияния, выполните следующие действия.
Снова запустите Word, откройте документ, в котором производится слияние, и подключитесь к необходимой папке «Контакты Outlook».
Не удается подключиться к папке «Контакты» приложения Outlook через «Общие папки»
Если начать слияние в приложении Word и попытаться подключиться к папке «Контакты» приложения Outlook через Общие папки, на экране появится сообщение об ошибке:
«Не удается завершить операцию из-за ошибки окна диалога или обработчика базы данных. Повторите попытку позже.»
Попытка повторения этих действий снова приведет к получению этого же сообщения об ошибке.
Чтобы использовать папку «Контакты» через «Общие папки» в качестве файла данных для слияния, необходимо начинать слияние из Outlook.
Использование адресной книги приложения Outlook Express в качестве папки «Контакты»
Не удается во время слияния напрямую подключиться к этому типу адресной книги. Чтобы этого избежать, нужно адресную книгу приложения Outlook Express экспортировать в текстовый файл типа CSV и подключиться уже к нему.
Экспорт адресной книги приложения Outlook Express
1. Запустите приложение Microsoft Outlook Express.
2. В меню Файл выберите пункт Экспорт, а затем пункт Адресная книга.
3. В диалоговом окне Экспорт адресной книги выберите пункт Текстовый файл с разделителями-запятыми и нажмите кнопку Экспорт.
4. В поле Сохранить экспортируемый файл как введите имя для экспортированного файла, а затем нажмите кнопку Обзор.
5. В списке Сохранить в диалогового окна Сохранить как выберите место, где следует сохранить данный файл, и нажмите кнопку Сохранить. Удобно хранить файлы данных во внутренней папке Мои источники данных папки Мои документы. Это место, где приложение Word ищет файлы данных в первую очередь, когда требуется их просматривать во время слияния.
6. Нажмите кнопку Далее. Установите флажки напротив полей, которые нужно экспортировать, а затем нажмите кнопку Готово.
ПРИМЕЧАНИЕ. Когда принимается решение, какие поля экспортировать, нужно подумать, как должны выглядеть документы на бланках, сообщения электронной почты или наклейки, которые будут создаваться с помощью слияния. Например, если в составные документы никогда не вставляются псевдонимы или адреса персональных веб-узлов, соответствующие им поля экспортировать не следует.
Чтобы подключиться к файлу данных после возвращения в приложение Word для выполнения слияния, выберите параметр Использовать существующий список и с помощью обозревателя найдите местоположение CSV-файла, который только что был экспортирован. Перед тем как открыть данный файл, возможно, потребуется ответить на вопрос приложения, каким знаком разделителя в списке адресов будет отделяться один столбец от другого. Выберите в качестве знака разделителя Запятая и нажмите кнопку OК.
При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.
Приложение Excel позволяет выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги. Приложение Access — любую таблицу или запрос, определенный в данной базе данных. В случае другого типа файла данных выделите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных. Если этого файла нет в списке, выделите соответствующий тип файла или выберите пункт Все файлы в списке Тип файлов.
При слиянии можно использовать следующие типы файлов данных.
¾ адресная книга приложения Microsoft Outlook;
¾ список контактов приложения Microsoft Schedule+ 7.0;
¾ любые похожие списки адресов, создававшиеся с помощью MAPI-совместимой системы рассылки, такой как Microsoft Outlook.
Советы по форматированию данных в приложении Excel
Если файл данных представляет собой электронную таблицу Excel, включающую величины в процентах, в денежных единицах или почтовые индексы, можно сохранить численное форматирование этих данных с помощью динамического обмена данными, подключившись к таблице Excel из приложения Word. Например, гарантируется, что почтовый индекс 07865 из файла данных, состоящий из пяти цифр, не будет отображаться, как число 7865 (без стоящего впереди нуля).
Перед тем как подключиться к электронной таблице, выполните следующие действия в приложении Word.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если файлы Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls) не отображаются, установите флажок Показать все.
ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы предотвратить появление подсказок каждый раз, когда открывается файл данных, можно после подключения к электронной таблице отключить параметр подтверждать преобразование при открытии.
Если файла данных еще не существует, выберите команду Создание списка и используйте открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если вместо приложения Microsoft Word установлен выпуск 2007 системы Microsoft Office, можно также использовать приложение Microsoft Query для конструирования запросов и извлечения необходимых данных из внешнего источника данных.
Уточнение списка получателей или элементов
При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.
Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.
Выделение отдельных записей Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.
Сортировка записей Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
Если необходима более сложная сортировка, выберите команду Сортировка в группе Уточнить список получателей, а затем, перейдя на вкладку Сортировка записей диалогового окна Фильтр и сортировка, выберите свои критерии сортировки. Например, можно использовать этот тип сортировки, если нужно совместить адреса получателей с их фамилиями, расположенными в алфавитном порядке внутри каждого почтового индекса, а почтовые индексы перечислять в цифровой последовательности.
Фильтрация записей Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
Чтобы отфильтровать записи, выполните следующие действия.
Например, чтобы создать копии основного документа только для адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, выберите пункт Страна в списке Поле, условие Равно в списке Оператор и название Австралия в списке Сравнение.
Например, чтобы создать копии основного документа только для предприятий Мюнхена, следует фильтрацией выделить записи, поле которых Город содержит слово Мюнхен, а поле Название организации не является пустым. Если в этом фильтре использовать оператор Или вместо оператора И, составной документ будет содержать все адреса Мюнхена, а также все адреса, которые включают название компании, независимо от названия города.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если установлено программное обеспечение для проверки адреса, можно нажать кнопку Проверить адреса в диалоговом окне Адресаты слияния для проверки адресов получателей.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)
После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.
Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.
При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например фамилия или адрес.
ПРИМЕЧАНИЕ. При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки («»). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.
Что происходит при слиянии
При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.
Примеры работы с полями
Из файла данных в основной документ в качестве поля можно добавить любой заголовок столбца. Это дает определенную гибкость при составлении бланков писем, наклеек, сообщений электронной почты и других составных документов. Ниже перечислены примеры.
§ Подготовка письма, уведомляющего местные предприятия о том, что они выбраны для включения в ежегодный выпуск городского путеводителя. Если файл данных содержит столбец «Компания» с названием каждого предприятия бизнеса, с которым нужно войти в контакт, вместо того, чтобы вводить имя каждой компании в отдельности, можно вставить в документ поле «Компания».
§ Рассылка ежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам, оповещающих о появившихся новых продуктах и скидках. Чтобы персонализировать эти сообщения для лучших заказчиков, в файл данных можно добавить столбец «Строка приветствия», где можно ввести такое обращение, как «Уважаемая г-жа Ильина, это новое украшение, как раз то, что Вы искали». Поместив поле «Строка приветствия» в основной документ, можно таким образом включать эти обращения в конце определенных сообщений.
§ Список рассылки для подписчиков информационного бюллетеня. Если файл данных включает столбец с названием «Срок истечения», содержащий даты истечения срока каждой подписки, то поместив, поле «Срок истечения» в основной документ наклейки перед выполнением слияния, можно с помощью информации на почтовой наклейке показать каждому из подписчиков дату окончания срока действия его подписки.
Можно комбинировать поля и разделять их с помощью знаков препинания. Например, чтобы сформировать точный адрес, необходимо в основной документ вставить следующие поля:
«Имя» «Фамилия»
«Дом и улица»
«Город», «Область», «Почтовый индекс»
Для часто встречающихся случаев, таких как блоки адреса или строки приветствия, приложение Word предоставляет сложные поля — сочетание из нескольких полей. Ниже перечислены примеры.
Содержимое каждого из сложных полей можно соответствующим образом настроить. Например, для адреса можно выбрать формальное имя (г-н Александр Туманов младший), а в обращении использовать «Для» вместо «Уважаемый».
Установление соответствия полей слияния файлу данных
Чтобы не было сомнений, что приложение Word найдет в файле данных столбец, соответствующий каждому адресу или элементу приветствия, необходимо установить соответствие полей слияния в Word столбцам в файле данных.
Для установления соответствия полей выберите пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.
Откроется диалоговое окно Подбор полей.
Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.
Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Word автоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия. Но он не смог противопоставить друг другу другие элементы. В частности, из этого файла данных Word не нашел соответствия полю Имя.
В списке справа можно выделить столбец файла данных, соответствующий элементу слева. Теперь на иллюстрации видно, что столбец Имя соответствует полю Имя. Нет ничего страшного в том, что для полей Обращение, Уникальный идентификатор и Отчество не нашлось соответствия. Составной документ не нуждается в использовании каждого поля. Если добавить поле, для которого нет данных в файле данных, оно будет фигурировать в составном документе как пустой текстовый заполнитель — обычно это пустая строка или скрытое поле.
Ввод содержимого и добавление полей
Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями
Строка приветствия
Отдельные поля
Сведения можно вставлять из отдельных полей, таких как фамилия, номер телефона или сумма вклада спонсоров. Чтобы быстро добавить поле из файла данных в основной документ, щелкните стрелку рядом со списком Вставка поля данных, а затем выберите имя поля.
Чтобы использовать большее количество параметров при вставке отдельных полей в документ, выполните следующие действия.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если первоначально поле было вставлено из списка Поля базы данных, а затем документ был переключен на другой источник данных, не имеющий столбца с тем же, что и поле, именем, приложение Word не сможет вставить сведения в это поле в составном документе.
Настраиваемые поля из списка контактов приложения Outlook
Единственный способ включить настраиваемые поля списка контактов в основной документ — это начать слияние из приложения Outlook. Предварительно нужно настроить отображение списка контактов с применением именно тех полей, которые должны быть использованы при слиянии. После этого можно начинать слияние. Как только будут установлены все необходимые параметры настройки, автоматически откроется приложение Word, и можно будет завершить слияние.
Настройка отображения списка контактов, включающего настраиваемые поля
ПРИМЕЧАНИЕ. В диалоговое окно Выбрать поля можно добавить новое поле, щелкнув внизу кнопку Создать.
Запуск слияния из приложения Outlook
Документы на бланке Подготовка партии писем для массовой рассылки.
Наклейки Подготовка адресных наклеек для массовой рассылки.
Конверты Подготовка конвертов для массовой рассылки.
Каталог Создание единого документа, содержащего каталог или список адресов.
Новый документ Создание составных документов, которые можно отдельно редактировать в приложении Word.
Принтер Отправка составных документов непосредственно на установленный по умолчанию принтер.
Электронная почта Создание составных документов в виде, удобном для их рассылки в качестве сообщений электронной почты. Когда все готово к завершению слияния в приложении Word, на вкладке Рассылки в группе Готово выберите команду Найти и объединить, а затем Отправить электронные сообщения. Строка Тема содержит текст, введенный в диалоговом окне Контакты для слияния приложения Outlook.
ПРИМЕЧАНИЯ
Нельзя вводить знаки поля слияния (««»») вручную или использовать для этого команду Символ в меню Вставка. Необходимо использовать процедуру слияния.
Если поля слияния появляются внутри фигурных скобок, например { MERGEFIELD Город }, приложение Microsoft Word вместо значений полей отображает коды полей. Это никак не влияет на слияние, но, если требуется отобразить именно значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Коды/значения полей.
Форматирование результатов слияния
Приложения для работы с базами данных и электронными таблицами, такие как Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel, хранят в своих ячейках лишь введенные исходные данные. Параметры форматирования, применяемые в Access и Excel, например шрифты и цвета, не хранятся совместно с исходными данными. При слиянии информации из файлов данных в документ Word попадают только исходные данные без учета того, как они форматировались ранее.
Чтобы отформатировать данные, содержащиеся в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его точно так же, как форматируется любой другой текст. Выделение обязательно должно включать двойные кавычки-шевроны («»), окружающие поле.
Предварительный просмотр и завершение слияния
После того, как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, можно завершить слияние.
Предварительный просмотр результатов слияния
Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения.
Для просмотра выполните одно из следующих действий в группе Просмотреть результаты вкладки Рассылки:
ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы открыть диалоговое окно Адресаты слияния, позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите пункт Изменить список получателей.
Завершение слияния
Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.
Печать составных документов
Изменение отдельных копий документа
Сохранение основного документа
Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.
При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.
Дата добавления: 2015-07-20; просмотров: 58 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
| Применение слияния для создания и печати писем и других документов | | | Ситуация |