Тема 5: Создание отчетов

Пo мере выполнения проекта может возникать необходимость в получении ис­черпывающей информации о ходе проекта. Для подобных целей используются _Отчеты, которые полезны не только заказчику, но и сотрудникам и руководи­телю проекта.

Отчеты позволяют получить любую необходимую информацию о работах, их стоимости, выполнении, ресурсах. Например, вы можете напечатать календарь, отображающий только работы, которые должны быть выполнены, диаграмму, демонстрирующую критический путь, или отчет, на котором показаны кон­трольные точки, отсортированные по стоимости. Может потребоваться готовить отчеты еженедельно, ежемесячно или с другим периодом. Вы можете распеча­тать отчет или отправить его по электронной почте, создать статистику проекта, отчеты о зада­чах, затратах, назначениях, текущей деятельности.

5.1 Подготовка статистики проекта

Ø После создания плана проекта и начала его выполнения иногда нужно просмот­реть общую информацию обо всем проекте: плановые и фактические даты начала и завершения проекта, отклонения фактических данных от плановых, сводные сведения по длительности, трудозатратам и стоимости.

Как получить статистику проекта?

Ø Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте На экране появится диалог Сведения о проекте В открывающихся списках. Дата начала и Дата окончания отображаются даты начала и даты завершения проекта.

Ø Нажмите кнопку Статистика На экране появится диалог Стати­стика проекта В строках Текущее и Базовое отображаются данные потекущему и базовому плану. В строке Фактическое представлены факти ческие данные. В строке Отклонение находится отклонение факти ских данных от плановых.В столбцах Начало и Окончание отображаются даты начала и завершения проекта. В столбцах Длительность, Трудозатраты и Затраты представлены длительность, трудозатраты и стоимость проекта. В полях Длительность и Трудозатраты группы эле­ментов управления Процент завершения находятся сведения о проценте завершения проекта по длительности и трудозатратам.

Обратите внимание, что отклонение между плановой и фактической длительно­стями проекта составляет более 1 дня. При этом превышения запланированного бюджета проекта нет.

Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта.

Теперь отобразим статистику проекта другим способом.

Ø Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Отчеты Выберите значок с надписью Обзорные Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты

Ø Выберите значок с надписью Сводка по проекту Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно со сводными данными о проекте.Щелкните мышью примерно в середине верхней части листа, чтобы увели­чить его изображение В верхней части сводного отчета отображаются название проекта и текущая да­та. Основные сводные показатели сгруппированы. В группе Даты выво­дятся данные о датах начала и завершения проекта. В строках Начало, Баз. начало, Факт. начало расположены даты на­чала проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Окон­чание, Баз. окончание, Факт. окончание представлены даты завершения проекта по текущему плану, базовому плану и по факту. В строках Отклон. начала и Отклон. оконча­ния отображаются расхождения плановых и фактических дат применительно к началу и завершению проекта. В группе Длительность выводятся данные по длительности проекта. В группе Трудозатраты можно увидеть данные о трудозатратах, а в группе Затраты - данные о стоимости проекта. В строках Текущий план этих групп представлены данные текущего плана, в строках Базовый план - данные базового плана. В строках Фактические отображаются фактические данные проекта, а в строках Отклонение -расхождения между текущим и базовым планами. В строках Оставшиеся расположены данные об оставшейся длительности, трудозатратах или стоимости, а в строках Процент завершения - процент завершения.

Ø В группе Состояние задачи представлены количественные данные о состоянии выполнения работ. В строке Еще не начатые задачи отображается число работ, которые не начали выполняться, в строке Выполняющиеся задачи - количество задач в стадии вы­полнения. В строке Завершенные задачи выводится число завершившихся работ, а в строке Итого задач - общее количество задач в проекте.

Ø В группе Состояние ресурса представлены количественные данные о ресурсах проекта. В строке Трудовые ресурсы ото­бражается число сотрудников в проекте, в строке Трудовые ресурсы с прев. дост. - количество перегруженных специали­стов. В строке Материальные ресурсы выводится число материальных ресурсов, а в строке Итого ресурсов - общее количество ресурсов в проекте. Обратите внимание, что в проекте задействовано 6 сотрудников и 5 материальных ресурсов. Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кнопкой Печать.Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно со сводными данными о проекте. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть. Диалог Отчеты закроется.

Следует отметить, что, как правило, в отчетах, нужны более подроб­ные сведения о проекте, например, о задачах или ресурсах, о чем пой­дет речь в следующих разделах.

5.2 Подготовка отчетов о задачах

При создании отчетов особую роль играет подробная информация об отдельных задачах проекта: например, даты, длительности, затраты работ. Рассмотрим, как создавать отчеты о задачах верхнего уровня, вехах, т.е. работ с нулевой длительностью, а также - как отображать данные базовых календарей проекта.

Для начала создадим отчеты о задачах верхнегоуровня.

Ø Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Отчеты Выберите значок с надписью Обзорные Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты Выберите значок с надписью Задачи верхнего уровня.

Ø Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с таблицей задач верхнего уровня.В столбце Название задачи таблицы отображаются названия работ верхнего уровня, в колонке Длительность - длительности задачи. В столбце Начало выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание - даты завершения задач. В столбце % завершения представлены проценты завершения задач, а в колонке Затраты - данные о стоимости работ. Для вывода отчета на печать следует воспользоваться кноп­кой Печать. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с таблицей задач верхнего уровня.

Теперь создадим отчет о вехах.

Ø В диалоге Отчеты убедитесь, что выбран значок с надпись Обзорные. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты. Выберите значок с надписью Вехи. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с таблицей вех.В столбце Название задачи таблицы отображаются названия вех, в колонке Длительность - длительности задач, которые равны 0. В столбце Начало выводятся даты начала вех, а в колонке Окончание - даты завершения работ. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с таблицей вех.

Отобразим данные базовых календарей проекта.

Ø В диалоге Отчеты убедитесь, что нажата кнопка с надписью Обзорные. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Обзорные отчеты Выберите значок с надписью Рабочие дни. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с данными базо­вых календарей проекта

Данные календарей объединены в таблицы. В верхней части таблицы отображается название календаря, в нашем случае - Стандартный. В нижних строках представлены рабочие часы по дням недели. Нажмите кнопку на панели инструментов в верхней части окна. В окне появится таблица с новым базовым календарем.

Для перехода к предыдущему календарю следует воспользоваться кнопкой на панели инструментов.

Отчеты с базовыми календарями полезно использовать для проверки правиль­ности ввода данных, например, для выходных и праздничных дней.

Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с базовыми календа­рями. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть. Диалог Отчеты закроется.

Заметьте, что для создания отчета о критических задачах достаточ­но воспользоваться значком с надписью Критические задачи в диалоге Обзорные отчеты.

5.3 Подготовка отчетов о текущей деятельности

При создании отчетов иногда нужно получить список задач, которые имеют раз­личный статус исполнения: например, завершенные, неначатые или выполняю­щиеся работы. Сейчас вы узнаете, как создавать отчеты о текущей дея­тельности в проекте.

Сначала подготовим отчет, содержащий завершенные задачи.

o Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Отчеты.

o Выберите значок с надписью Текущая деятельность. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности. Выберите значок с надписью Завершенные задачи. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с отчетом о завершенных задачах.

o В колонке Ид. отчета отображаются номера завершенных задач, в столбце Название задачи - названия работ, в колонке Длительность - длительности задач. В столбце Начало выводятся даты начала работ, а в колонке Окончание - даты завершения задач. В столбце % завершения представлены проценты завершения задач, а в ко­лонке Затраты - данные о стоимости работ.

Обратите внимание, что все задачи проекта являются завершенными.

o Нажмите кнопку на панели инструментов окна. В окне появится вторая часть отчета о завершенных задачах Во второй части отчета отображается не поместившийся в первой части столбец Трудозатраты с трудозатратами для каждой из задач.

o Заметим, что с помощью кнопки на панели инструментов можно вернуться к первой части отчета. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом о завершен­ных задачах.

Теперь создадим отчет о задачах, которые должны начаться в указанном диапа­зоне дат.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Текущая дея­тельность. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о текущей деятельности. Выберите значок с надписью Задачи, которые скоро начнутся. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится первый диалог Диапазон дат. В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после введите дату 01.02.05, после кото­рой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите кнопку OK, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат. На экране появится второй диалог Диапазон дат.

o В поле ввода И до введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите кнопку ОК чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат. На экране появится окно со списком задач, которые должны начаться или завершиться в указанном диапазоне дат. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно со списком задач указанном диапазоне дат.

Создадим отчет о выполняющихся задачах.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Текущая дея­тельность. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о те­кущей деятельности.

o Выберите значок с надписью Выполняющиеся задачи.Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог с сообщением о том, что в отчете не отображаются задачи. Это означает, что вы­полняющихся работ в проекте нет. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог с сообщением. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть.

Следует отметить, что для создания отчета о неначатых задачах

достаточно воспользоваться значком с надписью Неначатые за­дачи в диалоге Отчеты о текущей деятельности, а для получения отчета о запаздывающих ра­ботах -значком с надписью Запаздывающие задачи).

5.4 Подготовка отчётов о затратах

Финансовая сторона проекта играет особую роль для заказчиков. Например, по­лезно познакомиться с затратами по проекту во времени, иными словами, с дви­жением денежных средств. Рассмотрим, как создавать отчеты о затратах: движении денежных средств, бюджете, задачах и ресурсах с превышением бюджета.

Создадим отчет о движении денежных средств.

o Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится Диалог Отчеты Выберите значок с надписью Затраты. Нажмите кнопку Выбрать -появится диалог Отчеты о за­тратах Выберите значок с надписью Движение денежных средств. Нажмите Выбрать. Появится окно с отчетом о дви­жении денежных средств.

o В левой части таблицы отчета отображаются задачи проекта, а в верхней строке таблицы - отрезки времени, по которым показано движение денежных средств. В правой части таблицы выводятся затраты по каждой работе проекта во времени. В строке Итого представлены суммарные затраты проекта по периодам времени.

o Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о движении денежных средств. Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится третья часть отчета о движении денежных средств. Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится заключи­тельная часть отчета о движении денежных средств

В столбце Итого заключительной части отчета отображаются суммарные затраты по каждой задаче проекта.

o Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом о движении денежных средств.

Создадим отчет о бюджете.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты. Нажмите Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о затратах.

o Выберите значок с надписью Бюджет.Нажмите Выбрать. На экране появится окно с отчетом о бюд­жете.

o В колонке Ид. отчета отображаются номера задач проекта, в столбце Название задачи - названия работ. В колонке Фиксированные затраты выводятся фиксированные затраты на задачи, а в столбце Начисление фикс. затрат - способы начисления фиксированных затрат.

o Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о бюджете.В столбце Общие затраты отображаются затраты на каждую работу, в столбце Базовые - запланированные затраты на задачу, в колонке Фактические - фактические стоимости работ, а в столбце Отклонение - разности между плановыми и фактическими расходами на задачу. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом о бюджете.

Создадим отчет о задачах с превышением бюджета.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты. Нажмите Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о затратах. Выберите значок с надписью Задачи с превышением бюджета. Нажмите Выбрать. Появится окно с отчетом о задачах с превышением бюджета.

o В отчете отображается список задач, затраты на которые превышают запланиро­ванный на них бюджет. Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюд­жете. Обратите внимание, что в проекте две задачи превышают свой бюджет.

o Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится вторая часть отчета о задачах с превышением бюджета.Нажмите Закрыть.

Давайте создадим отчет о ресурсах с превышением бюджета.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Затраты. Нажмите Выбрать.

o Выберите значок с надписью Ресурсы с превышением бюджета. Нажмите Выбрать.

Структура данного отчета совпадает с отчетом о бюджете. Обратите внимание, что в проекте три ресурса превышают свой бюджет.

o Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть. Диалог Отчеты закроется.

Заметим, что для создания отчета с данными об освоенном объеме можно воспользоваться значком с надписью Освоенный объем в диалоге Отчеты о затратах.

5.6 Подготовка о назначениях и загрузке

Иногда нужно определить, какие задачи выполняет ресурс в определенный день и сколько часов запланировано на исполнение работы. Также полезно проанали­зировать назначения проекта. В этом разделе вы узнаете, как создавать отчеты о назначениях и загрузке.

Сначала создадим отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.

o Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Выберите значок с надписью Назначения. Нажмите кнопку Выбрать. Появится диалог Отчеты о на­значениях. Выберите значок с надписью Дела по исполнителям. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с отчетом о за­дачах, сгруппированных по назначенным ресурсам.

o В колонке Ид. списка отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурса представлены ресурсы и сгруппированные по ним за­дачи. В колонке Сверхурочные трудозатраты выводятся сверхурочные трудозатраты ресурсов, а в столбце Трудозатраты - тру­дозатраты ресурсов. Нажмите кнопку Закрыть

Создадим отчет о задачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением повременных данных.

o В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Назначения. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о на­значениях.

o Выберите значок с надписью Дела по исполнителям и времени.

o Нажмите кнопку Выбрать. Появится окно с отчетом о за­дачах, сгруппированных по назначенным ресурсам с отображением времени.В верхней строке таблицы отчета отображаются даты выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены ресурсы и сгруппированные по ним за­дачи. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по работам и датам. Отметим, что с помощью кнопки на панели инструментов окна мож­но перейти к новой странице отчета с другими датами проекта. Нажмите Закрыть

Сейчас создадим отчет о задачах, назначенных указанному ресурсу.

ü В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Назначения. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты о на­значениях. Выберите значок с надписью Список дел. Нажмите Выбрать На экране появится диалог Использование ресурса.

ü В открывающемся списке Показать задачи, использующие выберите ресурс Монтажник.

ü Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Использование ресурса. На экране появится окно с отчетом о задачах, назначенных указан­ному ресурсу.

ü колонке Ид. отчета отображаются номера задач, назначенных ресурсу Монтажник. В столбце Название задачи представлены названия Работ, назначенных указанному ресурсу. В колонке Длительность вы водятся длительности задач, в столбце Начало - даты начала работ, в колонке Окончание - даты завершения задач. Нажмите Закрыть.

ü Для создания отчета о ресурсах с превышением доступности по трудозатратам следует воспользоваться значком с надписью Ресурсы с превышением доступности в диалоге Отчеты о назначениях.

Давайте создадим отчет об использовании задач, который позволяет определить какие работы выполняет ресурс в определенный день и сколько часов отводится на задачу.

ü В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Загрузка. Нажмите Выбрать. На экране появится диалог Отчеты по загрузке. Выберите значок с надписью Использование задач.

ü Нажмите кнопку Выбрать, На экране появится окно с отчетом об использовании задач.В верхней строке таблицы отчета отображаются временные отрезки выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены задачи и необходимые для их выполнения ресурсы. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по работам и времени, а также количество рабочих часов, запланированное на задачу. Отметим, что с помощью кнопок на панели инструментов окна можно переходить к новым страницам отчета с другими работами и вре­менными отрезками. Нажмите Закрыть, чтобы закрыть окно с отчетом об исполь­зовании задач.

Для создания отчета об использовании ресурсов, выполните следующие шаги.

ü В диалоге Отчеты выберите значок с надписью Загрузка.

ü Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Отчеты по загрузке.

ü Выберите значок с надписью Использование ресурсов. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится окно с отчетом об использовании ресурсов.В верхней строке таблицы отчета отображаются временные отрезки выполнения проекта. В левом столбце таблицы представлены ресурсы и сгруппированные по ним задачи. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов по времени и работам. Используя кнопку на панели инструментов окна, вы мо­жете переходить к новым страницам отчета с другими временными отрезками. Нажмите Закрыть чтобы закрыть окно с отчетом о ресурсах с превышением бюджета.В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть.

5.7 Настройка отчетов о задачах

Отчет о задачах, предлагаемый программой Microsoft Project по умолчанию, может оказаться для вас излишне подробным, сложным для восприятия, недостаточно структурированным или не содержащим нужных сведений. Сейчас вы узнаете, как создавать и настраивать отчеты о задачах: фильтровать работы, устанавливать группировку задач по временным периодам, форматировать текст, сортировать работы.

Сначала создадим отчет, в котором сгруппируем задачи по месяцам.

o Выберите команду меню Вид - Отчеты. Появится диалог Отчеты.

o Выберите значок с надписью Настраиваемые. Нажмите Выбрать. На экране появится диалог Настраиваемые отчеты.

o Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. Па экране поя­вится диалог Определение нового отчета. Данный диалог обеспечивает выбор типа создаваемого отчета.

o В списке Тип отчета выберите тип создаваемого отчета Задача. Нажмите ОК.. На экране появится диалог Отчет о задачах для создания и настройки отчета о задачах.

o Выберите вкладку Определение для определения основных параметров отчета.

o В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Поме­сячный отчет о задачах.

o В открывающемся списке Период выберите строку Месяцы, чтобы задачи в отчете группировались по месяцам.

o Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Число единиц времени отображается число 1, чтобы работы группировались по одному месяцу. Нажмите ОК. Диалог Отчет о задачах закроется.

o Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Помесячный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр.

o В колонке Ид. отчета отображаются номера задач и месяцы выполнения проекта. В столбце Название задачи представлены названия работ. В колонке Длительность выводятся длительности задач, в столбце Начало - даты начала работ, в колонке Окончание - даты завершения задач. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с помесячным отче­том о задачах.

Теперь создадим отчет о задачах с фильтрацией по датам и отформатированным текстом.

o В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать. На экране появится диалог Определение нового отчета. В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Задача. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета. На экране появится диалог Отчет о задачах с открытой вкладкой Определение.

o В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Отфильт­рованный отчет о задачах. Установите флажок Показывать суммарные задачи, чтобы в отчете отображались суммарные задачи. В открывающемся списке Фильтр выберите строку Диапазон дат для фильтрации работ по датам.

o С помощью флажка Выделяющий фильтр можно потребовать ото­бражение всех задач, но работы, отвечающие условиям фильтра, будут выделены.

o Нажмите кнопку Текст. На экране появится диалог Стили текста для форматирования текста отчета.В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите строку Суммарные задачи, чтобы изменять формат текста для суммарных задач.

o В открывающемся списке Шрифт выберите шрифт Times New Roman. В открывающемся списке Начертание выберите строку жирный, чтобы названия суммарных задач выводились полужирным шрифтом.

o В открывающемся списке Размер выберите размер шрифта 10 пунктов.Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Стили текста. В диалоге Отчет о задачах нажмите кнопку ОК. Диалог Отчет о задачах закроется.

o Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Отфильтрованный отчет о задачах.

o Нажмите кнопку Просмотр. Появится первый диалог Диапазон дат. В поле ввода Показать задачи, которые начинаются или заканчиваются после введите дату 01.02.05, после которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи.

o Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первый диалог Диапазон дат. На экране появится второй диалог Диапазон дат. В поле ввода И до введите дату 01.03.05, до которой должны начинаться или завершаться отображаемые задачи. Нажмите ОК, чтобы закрыть второй диалог Диапазон дат. На экране появится окно с отфильтрованным по датам отчете о за­дачах!Обратите внимание, что в отчете отображаются только задачи, даты которых соответствуют условию фильтра, при этом суммарные работы представлены по­лужирным шрифтом.!

o Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отфильтрованным отчетом о задачах.

Создадим отчет, в котором будут отображаться затраты.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать. На экране появится диалог Определение нового отчета. В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создавае­мого отчета Задача. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета. На экране появится диалог Отчет о задачах с открытой вкладкой Определение.

Ø В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Расширенный отчет о задачах. Выберите вкладку Подробности для отображения дополнительных сведений о работах. Группа элементов управления Задача предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о задаче. Флажок Заметки позволяет отображать рядом со строкой работы заметки о ней. С помощью флажка Объекты можно выводить в отчете связанные с задачей объекты. Флажки Пред­шественники и Последователи используются для отображения рядом со строками работ своих предшественников и последо­вателей.

Ø Группа элементов управления Назначение предназначена для включения в отчет дополнительных сведений о назначениях. При установке лю­бого флажка группы Назначение рядом со строкой работы будут отображаться назначенные ресурсы. Флажок Заметки позволяет выво­дить заметки о ресурсах. С помощью флажков Затраты и Трудозатраты можно отображать данные о затратах и трудозатратах.

Ø В группе элементов управления Назначение установите флажок Затраты, чтобы рядом с назначениями выводились данные о затратах.

Ø Установите флажок Границы вокруг сведений для отображения рамок вокруг сведений отчета.

Ø Установите флажок Линии сетки между сведениями, чтобы выводить разделительные горизонтальные линии между ос­новными сведениями отчета.

Ø флажок Показывать итоги позволяет отображать результат сум­мирования столбцов отчета. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с расширен­ным отчетом о задачах.

Обратите внимание, что наряду с работами в отчете отображаются назначенные ресурсы и данные о затратах.

Ø Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с расширенным отчетом о задачах.

Настроим созданный отчет для сортировки работ по длительности

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах. Нажмите кнопку Изменить. На экране появится диалог Отчет о задачах. Выберите вкладку Сортировка. В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Длительность, чтобы сортировать работы по длительности.

Ø Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию, то установите его для сортировки задач по возрас­танию длительности. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о задачах. Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о задачах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с отсортиро­ванным отчетом о задачах.Как легко заметить, работы в отчете отсортированы по возрастанию длительности. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с отсортированным отчетом о задачах.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть. Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог.

Следует отметить, что вы можете сортировать отчет сразу по не­скольким признакам, что требует использования групп Затем по на вкладке Сортировка диалога Отчет о задачах.

5.8 Настройка отчетов о ресурсах

При работе с отчетом о ресурсах удобно настроить его в соответствии со своими потребностями, например, отсортировать по трудозатратам. В этом разделе вы рассмотрите, как создавать и настраивать отчеты о ресурсах: фильтровать и сортировать задачи, добавлять новые сведения.

Ø Выберите команду меню Вид - Отчеты. Появится диалог Отчеты. Выберите значок с надписью Настраиваемые. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты. Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета.

Ø В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемого отчета Ресурс. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета. Появится диалог Отчет о ресурсах для создания и настройки отчета о ресурсах.

Ø Выберите вкладку Определение. В поле ввода Название введите название создаваемого отчета На­строенный отчет о ресурсах.

Ø В открывающемся списке Фильтр выберите строку Ресурсы - тру­довые, чтобы в отчете о ресурсах отображались только сотрудники, участвующие в проекте. Выберите вкладку Подробности.

Ø В группе элементов управления Назначение установите флажок Трудозатраты, чтобы в отчет включались данные о трудозатратах.

Ø Установите флажок Линии сетки между сведениями для вывода разделительных горизонтальных линий между основными сведениями отчета.

Ø Выберите вкладку Сортировка. В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Трудозатраты, чтобы сортировать ресурсы, по трудозатратам.

Ø Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию то установите его для сортировки ресурсов по возрастанию трудозатрат.

Ø Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Отчет о ресурсах.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Расширенный отчет о ресурсах.

Ø Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с настроен­ным отчетом о ресурсах.

Ø В колонке Ид отчета отображаются номера ресурсов. В столбце Название ресурсов выводятся названия ресурсов. В колонке Тип представлены типы ресурсов: только сотрудники проекта. В столбце Краткое название указывается краткое имя ресурса. В колонке Макс.единиц отображается степень участия ресурса в проекте. В отчете также выводятся задачи, сгруппированные по ресурсам, и данные о трудозатратах. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другой странице отчета о ресурсах. Обратите внимание, что ресурсы в отчете отсортированы по возрастанию трудо­затрат. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с настроенным отче­том о ресурсах.

Ø В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть. Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог.

Ø Отметьте, что в отчет о ресурсах вы можете включить информацию о персональных календарях, если установить флажок Календарь (Cal­endar) в группе элементов управления Ресурс (Resource) на вкладке Подробности (Details) диалога Отчет о ресурсах (Task Report).

5.9 Настройка отчетов по месячному календарю

Сейчас вы узнаете, как создавать и настраивать отчеты по месячному календарному плану проекта: устанавливать новый календарь, изменять пред­ставление задач на календаре.

Ø Выберите команду меню Вид - Отчеты. На экране появится диалог Отчеты. Выберите значок с надписью Настраиваемые. Нажмите кнопку Выбрать. На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты. Нажмите Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета.

Ø В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создавае­мого отчета Месячный календарь.Нажмите ОК. В поле ввода Имя введите название создаваемого отчета Настроенный отчет по месячному календарю.

Ø Убедитесь, что в открывающемся списке Фильтр выбрана строка Все задачи, чтобы в отчете по месячному календарю отображались все работы проекта.

Ø В открывающемся списке Календарь выберите календарь Интен­сивный. Если сброшен флажок Отображать нерабочие дни серым цветом, то установите его, чтобы выделять в отчете нерабочие дни. Установите флажок Отображать разрывы отрезков сплошными линиями, чтобы разрывы при переносах в конце недели длительных задач были представлены сплошной линией. Если в группе элементов управления Отображать задачи не установлен переключатель Отрезками (Bars), то установите его для отобра­жения работ в виде отрезков. Если в группе элементов управления Отображать для задач сброшен флажок Названия, то установите его, чтобы вместе с отрезком задачи выводилось название работы. Если в группе элементов управления Отображать для задач сброшен флажок Длительности, то установите его для ис­пользования длительностей в качестве подписей задач. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение отчета по месяч­ному календарю.

Ø Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Настроенный отчет по месячному календарю. Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с настроен­ным отчетом по месячному календарю за январь.

Ø В отчете по месячному календарю представлен календарный план проекта. От­чет о каждом из месяцев расположен на отдельной странице. На прямоугольни­ках-днях отчета отображаются отрезки задач проекта со своими названиями и Длительностями.

Ø Нажмите кнопку на панели инструментов. В окне появится отчет по ме­сячному календарю за февраль.Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с настроенным отче­том по месячному календарю.В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите За­крыть

Ø В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог.

Следует отметить, что на месяц в проекте может быть запланиро­вано много работ и все задачи при печати не поместятся на одну страницу. В этом случае информация о работах, не разместившихся на календаре е отчете, отображается в виде таблиц в конце отчета.

5.10 Настройка перекрестных отчетов

Иногда в отчетах нужны данные о задачах или ресурсах за определенный промежуток времени. Отчет, который позволяет представлять информацию о зада­чах и ресурсах, например, затраты или трудозатраты, за указанный период времени называется перекрестным. По своей структуре перекрестные отчеты анало­гичны диаграммам использования. Нацучимся создавать и настраивать перекрестные отчеты.

Сначала создадим перекрестный отчет для задач.

o Выберите команду меню Вид - Отчеты, появится диалог Отчеты

o Выберите значок с надписью Настраиваемые. Нажмите Выбрать. На экране появится диалог Настраивае­мые отчеты.

o Нажмите кнопку Создать для создания нового отчета. На экране поя­вится диалог Определение нового отчета. В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Перекрестная таблица. Нажмите, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета. Па экране появится диалог Перекрестный отчет.

o Выберите вкладку Определение для ввода основных параметров перекрестного отчета. В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Пере­крестный отчет о задачах. В открывающемся списке Строка выберите значение Задачи, чтобы в строках отчета отображались названия задач.С помощью флажка и назначенные ресурсы группы элементов управления Перекрестная таблица можно включить в от­чет данные о ресурсах, назначенных задаче. Если в открывающемся списке Столбец группы Перекрестная таблица не выбрана строка Недели, то выберите ее, чтобы указать единицу измерения времени в перекрестном отчете.

o Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец группы Пере­крестная таблица отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял одну неделю. Если в открывающемся списке ниже поля Столбец не выбрана строка Затраты, то выберите ее, чтобы в отчете выводились затраты на задачи. С помощью открывающегося списка Фильтр можно выбрать фильтр для отображения только нужных задач в отчете. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет. Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах. Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о задачах.

o В левом столбце отчета отображаются названия задач проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды выполнения проекта - даты начала каждой недели. В основной части таблицы выводятся затраты на работу за ука­занный период времени. С помощью кнопки на панели инструментов можно перейти к другим страницам отчета с более поздними датами. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о задачах.

Теперь настроим перекрестный отчет: отсортируем работы, включим суммарные задачи, добавим сетку в таблицу.

o Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах. Нажмите кнопку Изменить. На экране появится диалог Перекрестный отчет. Выберите вкладку Подробности для отображения дополнительных сведений о работах. В группе элементов управления Показать установите флажок сум­марные задачи, чтобы в отчете отображались суммарные задачи. В группе элементов управления Показать установите флажок итоги по столбцам для включения в отчет строки с суммарными значениями по столбцам.

o В группе элементов управления Линии сетки установите флажок между задачами, чтобы в отчете отображалась сетка для раз­деления задач.

o С помощью флажка Показать нулевые значения можно потребовать вывод на экран пулевых значений данных; по умолчанию нулевые значения не отображаются. Флажок Повторять первый столбец на каждой странице позволяет выводить первый столбец с названиями работ на каждой странице отчета. Открывающийся список Формат даты обеспечивает выбор формата дат в заголовках столбцов.

o Выберите вкладку Сортировка. В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Затраты, чтобы сортировать работы по за­тратам. Если в группе Сортировать по не установлен переключатель по возрастанию, то установите его для сортировки задач по возрастанию затрат. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет. Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о задачах.

o Нажмите кнопку Просмотр. На экране появится окно с настроен­ным перекрестным отчетом о задачах.Обратите внимание, что в отчете появились суммарные задачи и линии сетки.

o Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о задачах.

Давайте создадим перекрестный отчет о ресурсах.

o В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Соз­дать для создания нового отчета. На экране появится диалог Опреде­ление нового отчета В открывающемся списке Тип отчета выберите тип создаваемо­го отчета Перекрестная таблица. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Определение нового отчета. На экране появится диалог Перекрестный отчет.

o Выберите вкладку Определение. В поле ввода Название введите название создаваемого отчета Пере­крестный отчет о ресурсах.

o В открывающемся списке Строка выберите значение Ресурсы, чтобы в строках отчета отображались названия ресурсов.В открывающемся списке Столбец группы Перекрестная таблица выберите строку Месяцы, чтобы указать единицу изме­рения времени в перекрестном отчете. Убедитесь, что в поле ввода со счетчиком Столбец группы Пере­крестная таблица отображается число 1, чтобы временной период в перекрестном отчете составлял один месяц. Если в открывающемся списке ниже поля Столбец не выбрана строка Трудозатраты, то выберите ее, чтобы в отчете выводились трудозатраты ресурсов.

o В группе Перекрестная таблица установите флажок и назначенные задачи для отображения в отчете назначенных работ.

o Выберите вкладку Подробности. В группе элементов управления Показать установите флажок итоги по столбцам для включения в отчет строки с суммарными значениями по столбцам.

o В группе элементов управления Линии сетки установите флажок между ресурсами, чтобы в отчете отображалась сетка для разделения ресурсов. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Перекрестный отчет. Убедитесь, что в списке Отчеты диалога Настраиваемые отчеты выбран отчет Перекрестный отчет о ресурсах. Нажмите Просмотр. На экране появится окно с перекрест­ным отчетом о ресурсах.В левом столбце отчета отображаются названия ресурсов с назначенными зада­чами проекта. В верхней строке отчета представлены временные периоды вы­полнения проекта - названия месяцев. В основной части таблицы выводятся трудозатраты ресурсов на работу за указанный период времени. В последней строке отображаются суммарные значения трудозатрат. Ресурсы в отчете разде­ляются линиями сетки.

o Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть окно с перекрестным отче­том о ресурсах.

o В диалоге Настраиваемые отчеты нажмите кнопку За­крыть. Диалог Настраиваемые отчеты закроется. В диалоге Отчеты нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог.

o Заметьте, что созданные отчеты можно не только настроить, но и подготовить новый отчет на основе выделенного с помощью кнопки Копировать в диалоге Настраиваемые отчеты.

Дата добавления: 2015-07-20