Читайте также:
|
|
Ø Дважды щелкните мышью на работе Крепление панелей крыши, чтобы открыть диалог Сведения о задаче. Выберите вкладку Дополнительно
Ø В открывающемся списке Тип задачи выберите строку Фикс. длительность В поле ввода со счетчиком Длительность установите длительность задачи 3 дня.
Ø Выберите вкладку Ресурсы. Щелкните мышью на первой ячейке столбца Единицы. С помощью счетчика уменьшите количество ресурсов до 200%.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче.
Ø Дважды щелкните мышью на работе Крепление панелей крыши, чтобы открыть диалог Сведения о задаче. Выберите вкладку Дополнительно. В открывающемся списке Тип задачи выберите строку Фикс, объем ресурсов, чтобы установить тип задач с фиксированным объемом ресурсов. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о задаче. Параметры задачи Крепление панелей крыши будут восстановлены.
По умолчанию трудозатраты назначения распределяются равномерно. На практике загрузка ресурса увеличивается при завершении выполнения задачи. Иногда ресурс участвует в работе только на части длительности задачи. Программа Microsoft Project позволяет установить даты начала и окончания назначения. В этом разделе мы расскажем, как перераспределять загрузку назначения, ограничивать ее длительность, создавать заметки и удалять назначения.
Сначала перераспределим трудозатраты назначения.
Ø Выберите команду меню Вид - Использование задач. В окне программы появится таблица использования задач.В правой части таблицы использования задач отображаются трудозатраты работ и ресурсов по дням.
Ø Дважды щелкните мышью на назначении Иванов в таблице использования задач, чтобы открыть диалог Сведения о назначении для изменения свойств назначений. Выберите вкладку Общие. Обратите внимание, что в поле ввода Ресурс отображается названий выбранного ресурса, а в поле Задача - имя работы, для которой назначен ресурс. В поле ввода Трудозатраты можно увидеть трудозатраты назначения, а в поле Единицы - количество ресурсов, отведенных данному назначению.
Ø В открывающемся списке Профиль загрузки выберите строк Загрузка в конце, чтобы основная загрузка приходилась на последние дни выполнения задачи.Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о назначении. Слева от фамилии сотрудника Иванов появится значок означающий, что загрузка назначения распределена неравномерно.
Ø По таблице убедитесь, что нагрузка ресурса Иванов увеличивается со временем, в то время как трудозатраты для сотрудника Петров одинаковы в разные дни
Теперь установим даты начала и окончания назначения.
o Дважды щелкните мышью на ресурсе Сидоров для задачи Оклейка обоями в таблице использования задач, чтобы открыть диалог Сведения о назначении на вкладке Общие
o В открывающемся списке Начало выберите дату начала участия сотрудника Сидоров в указанной работе 24 мая 2013 года. В открывающемся списке Окончание выберите дату завершен участия ресурса Сидоров в указанной задаче 3 июня 2013 года.
Сейчас создадим заметку для нашего назначения.
ü Выберите вкладку Заметки. Нажмите кнопку на вкладке Заметки. На экране появится диалог Шрифт для выбора шрифта и его размера В списке Шрифт выберите шрифт для заметки Times New Roman. В списке Размер выберите размер шрифта 10 пунктов. Нажмите кнопку ОК
ü Щелкните мышью на поле Заметки вкладки Заметки. Наберите на клавиатуре нужную заметку назначения Столяр, маляр. Нажмите OK, чтобы закрыть диалог Сведения о назначении. Слева от фамилии сотрудника Сидоров появится значок, означающий, что назначение обладает заметкой.
Попробуем удалить назначение.
· Подведите указатель мыши к первой ячейке строки с ресурсом Петров в таблице. Щелкните мышью. Строка с ресурсом Петров будет выделена, нажмите клавишу Del. Выделенное назначение будет удалено.
· Нажмите кнопку Отменить ввод на панели инструментов Стандартная, чтобы восстановить назначение.
2.5 График ресурсов
Графическое представление ресурсов обеспечивает в удобной форме анализ использования людей и оборудования в проекте. График ресурсов позволяет отображать загрузку ресурсов, их стоимость и выполняемую работу, возможность выполнять разные задачи. В этом разделе вы рассмотрите, как строить и форматировать график ресурсов.
В виде Использование задач щелкните мышью на фамилии Иванов и выберите команду меню Вид - График ресурсов. В окне программы появится график ресурсов В левой части диаграммы отображается название ресурса, а в правой части - его график. По горизонтали на графике ресурсов расположена временная шкала, а по вертикали - единицы измерения различных, аспектов участия ресурсов в проекте. Например, для загрузки используются проценты, для затрат - деньги.
На графике ресурсов можно отображать различные типы информации. По умолчанию на графике представлена максимальная нагрузка ресурса за период. Попробуем отобразить на графике ресурсов различные типы информации.
· Выберите команду меню Формат - Подробности - Трудозатраты. В окне программы появится график ресурсов для трудозатрат, т.е. работы ресурса в количестве часов за период
· Выберите команду меню Формат - Подробности - Совокупные трудозатраты. В окне программы появится график ресурсов для совокупных трудозатрат
· Выберите команду меню Формат - Подробности - Процент загрузки. В окне программы появится график ресурсов для процента загрузки, т.е. отношения работы ресурса и доступного рабочего времени за период.
· Выберите команду меню Формат - Подробности - Затраты. В окне программы появится график ресурсов для затрат, т.е. стоимости работы ресурса за период.
· Выберите команду меню Формат - Подробности - Пиковые единицы. С помощью горизонтальной полосы прокрутки в левой части окна выберите ресурс Сидоров и, используя горизонтальную полосу прокрутки в правой части окна, перейдите к месяцу Май 2013 Обратите внимание, что синие полоски показывают информацию о нагрузке ресурса, а красные отрезки - сведения о перегрузке ресурса. Сплошная толстая горизонтальная линия означает максимальную нагрузку ресурса.
Давайте изменим вид графика.
· Выберите команду меню Формат- Стили отрезков. На экране появится диалог Стили диаграмм для форматирования графика ресурсов.
Левая часть диалога Стили диаграмм предназначена для настройки вида отфильтрованных ресурсов, а правая часть - для выбранных ресурсов. Группа элементов управления Ресурсы с превышением доступности используется для управления отображением на графике информации о перегрузке ресурса, а группа Выделенные ресурсы - для сведений о нагрузке ресурса. Открывающийся список Показывать как определяет вариант отображения ресурса, например, в виде полоски или линии. Открывающийся список Цвет устанавливает цвет графика, а список Узор - узоры элементов графика. Флажок Показывать значение позволяет выводить на нижней оси численные значения. Флажок Показывать линию доступности обеспечивает отображение линии максимального значения ресурса.
· В открывающемся списке Показывать как группы элементов управления Ресурсы с превышением доступности в правой части диалога выберите строку Линия, чтобы ресурс был представлен линией, соединяющей различные значения. Нажмите кнопку ОК. Диалог Стили диаграмм закроется, а информация о перегрузке ресурса отобразится на графике линией.
· Выберите команду меню Формат - Стили отрезков. Hа экране появится диалог Стили диаграмм В открывающемся списке Показывать как группы элементов управления Ресурсы с превышением доступности в правой части диалога выберите строку Область, чтобы значения ресурса соединялись линией, а область между нижней осью диаграммы и линией закрашивалась. Нажмите кнопку ОК. Диалог Стили диаграмм закроется, а информация о перегрузке ресурса отобразится в виде области.
2.6 Диаграмма использования работ
В этом разделе мы рассмотрим, как отображать и форматировать диаграмму использования работ, которая предназначена для анализа параметров задач и участия ресурсов в проекте. С помощью диаграммы использования работ можно назначать задачам ресурсы; вводить и редактировать различную информацию о работах и ресурсах, например, трудозатраты или стоимость; определять количество часов, планируемых для каждого ресурса для конкретной задачи.
Сначала отобразим на экране диаграмму использования работ.
В левой части окна находится таблица с планом проекта. В правой части окна расположена диаграмма использования работ с информацией о ресурсах, задачах и фазах. С помощью этой диаграммы можно узнать трудозатраты, стоимости или загрузку ресурсов за произвольный временной отрезок для любой задачи. По умолчанию в правой части окна отображается информация о трудозатратах ресурсов и работ на каждый день.
Попробуем выбрать различные типы информации на диаграмме.
Ø Выберите команду меню Формат - Подробности - Затраты. В столбце Подробности диаграммы использований работ появятся строки Затраты для отображения стоимости задач и ресурсов
Ø Выберите команду меню Формат - Подробности - Совокупные трудозатраты. В столбце Подробности диаграммы использования работ появятся строки Сов. труд. для отображения совокупных трудозатрат.
Ø Выберите команду меню Формат - Стили подробных данных, чтобы открыть диалог Стили подробных данных для тонкой настройки диаграммы использования работ.
Ø Выберите вкладку Подробности использования. В списке Показывать эти поля вкладки Подробности использования содержатся названия отображенных на диаграмме полей. Список Доступные поля включает названия полей, которые можно отобразить на диаграмме. Кнопка Изменить шрифт позволяет установить новый шрифт выбранного поля, а открывающийся списком Цвет - цвет фона.
Ø В списке Доступные поля выберите строку Процент загрузки, чтобы в дальнейшем отобразить на диаграмме процента загрузки ресурса. Нажмите кнопку Показать. В списке Показывать эти поля появится строка Процент загрузки
Ø Выберите вкладку Свойства использования. Вкладка Свойства использования предназначена для настройки параметров отображения данных на диаграмме. Флажок Повтор заголовков подробных данных для всех строк назначений определяет отображение заголовков в строках с данными для ресурсов. Флажок Сокращенные заголовки подробных данных используется для вывода сокращенных названий полей
Ø В открывающемся списке Выравнивание подробных данных выберите строку по центру, чтобы данные выравнивались по центру ячеек. Нажмите ОК.
Теперь настроим линии сетки для таблицы с планом проекта.
Ø Выберите команду меню Формат - Сетка. На экране появится диалог Сетка
Ø В списке Изменяемая линия выберите строку Строки листа для настройки горизонтальных линий таблицы. В открывающемся списке Тип группы элементов управления Обычная выберите тип пунктирной линии строку Черный, чтобы горизонтальные линии таблицы отображались черным цветом. В списке Изменяемая линия выберите строку Столбцу листа для настройки вертикальных линий таблицы.
Ø В открывающемся списке Тип группы Обычная (Normal) выберете тип пунктирной линии. В открывающемся списке Цвет группы Обычная) выберите строку Черный, чтобы вертикальные линии таблицы отображались черным цветом. Интервал для вывода линий таблицы можно установить в группе элементов управления с интервалом.
Ø Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сетка. Горизонтальные и вертикальные линии таблицы станут пунктирными.
2.7 Диаграмма использования ресурсов
С помощью диаграммы использования ресурсов можно оценивать нагрузку ресурса и задачи, которые его используют. По степени нагрузки ресурса можно определить, насколько свободен и перегружен ресурс. В этом разделе вы узнаете, как отображать и форматировать диаграмму использования ресурсов.
Сначала отобразим на экране диаграмму использования ресурсов.
Попробуем выбрать различные типы информации на диаграмме.
Теперь отформатируем текстовые данные на диаграмме.
o Выберите команду меню Формат - Стили текста. На экране появится диалог Стили текста Убедитесь, что в открывающемся списке Изменяемый элемент выбрана строка Все, чтобы изменить формат текста для всех элементов диаграммы.
В открывающемся списке Шрифт (Pont) выберите новый шрифт для текстовых данных Times New Roman. В открывающемся списке Размер выберите размер шрифта 10 пунктов. Нажмите ОК.
2.8 Сетевой график
Одним из самых наглядных и удобных инструментов для описания плана проекта является сетевой график, в котором задачи представлены блоками, соединенными в схему с помощью стрелок в соответствии со связями между работами. С помощью сетевого графика удобно анализировать последовательность задач в проекте. В этом разделе вы рассмотрите, как отображать и форматировать сетевой график.
Сначала отобразим на экране сетевой график.
Выберите команду меню Вид - Сетевой график. В окне программы появится сетевой график На сетевом графике задача представлена прямоугольником, фаза - параллелограммом, связь между работами - стрелкой. Внутри каждого прямоугольника или параллелограмма указаны название работы, ее порядковый номер в таблице проекта, длительность, даты начала и окончания, задействованные в задаче ресурсы. Пунктирные линии показывают, как блоки сетевого графика будут расположены на странице при печати.
Теперь отформатируем блок сетевого графика.
§ Щелкните мышью на прямоугольнике с задачей Разработка чертежей дома, чтобы выделить его.
§ Выберите команду меню Формат - Рамка. На экране появится диалог Формат рамки В поле Образец отображается вид блока. С помощью открывающегося списка Шаблон данных можно выбрать шаблон блока, который определяет табличную структуру блока.В открывающемся списке Форма группы элементов управления Граница выберите строку,чтобы установить форму блока.В открывающемся списке Цвет группы элементов управления Граница выберите строку Черный, чтобы граница блока стала черной.В открывающемся списке Цвет группы элементов управления Фон выберите строку Желтый для установки желтого цвета для фона блока. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог..
Давайте изменим вид сетевого графика с помощью специальной панели инструментов.
ü Выберите команду меню Вид-Панели инструментов - Сетевой график. На экране появится панель инструментов Сетевой график. Нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. На сетевом графике исчезнут суммарные задачи в виде параллелограммов. Снова нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график, чтобы отобразить фазы на сетевом графике. Нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. На сетевом графике появятся пунктирные линии, отмечающие разрывы страниц. Снова нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. Пунктирные линии на сетевом графике, отмечающие разрывы страниц, исчезнут.
ü Нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. На стрелках сетевого графика появятся надписи связей между блоками. Снова нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график, чтобы надписи связей исчезли. Нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. Соединяющие стрелки сетевого графика станут прямыми.Снова нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график, чтобы соединяющие стрелки приняли прямоугольный ломаный вид.Нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график. Содержательная информация внутри блоков, например, название задачи, исчезнет.
Данный режим просмотра графика позволяет уменьшить размер блока, чтобы отобразить на экране больше элементов и увидеть структуру всего проекта.
ü Снова нажмите кнопку на панели инструментов Сетевой график (Network Diagram) для отображения на экране полей блоков.Выберите команду меню Вид - Панели инструментов - Сетевой график, чтобы закрыть панель инструментов Сетевой график.
2.9 Формы для редактирования данных проекта
При работе над проектом полезно структурировать информацию об одной задаче или ресурсе. Формой называется средство отображения и редактирования подробных данных об отдельной работе или ресурсе. В этом разделе вы рассмотрите, как отображать и редактировать формы задач и ресурсов.
Сначала отобразим на экране форму задач.
Выберите команду меню Вид - Другие представления. На экране появится диалог Другие представления В списке Представления выберите строку Форма задач. Нажмите кнопку Применить, чтобы закрыть диалог Другие представления. В окне программы появится форма задач с подробной информацией о работе.
В поле ввода Название отображается название выбранной задачи, в поле Длительность - длительность работы, в поле Начало - дата начала задачи, в поле Окончание - дата завершения работы. Указанные поля можно редактировать в форме задач. Кнопки Предыдущая и Следующая используются для перемещения по списку работ. В столбце Название ресурса отображаются имена ресурсов, задействованных в текущей задаче, в колонке Трудозатраты - их трудозатраты. В столбце Название предшественника можно увидеть название предшествующих работ.
Теперь отобразим на экране форму ресурсов.
Ø Выберите команду меню Вид - Другие представления. На экране появится диалог Другие представления В списке Представления выберите строку Форма ресурсов. Нажмите кнопку Применить, чтобы закрыть диалог Другие представления. В окне программы появится форма ресурсов с подробной информацией о ресурсе.В поле ввода Название отображается название ресурса, в поле Краткое название - краткое название ресурса, в поле Стандартная ставка - повременная тарифная ставка, в поле Ставка сверхурочных -сверхурочная тарифная ставка. Указанные поля можно редактировать в форме Ресурсов. Кнопки Предыдущий и Следующий используются для переведения по списку ресурсов. В столбце Название задачи отображаются имена работ, в которых задействован текущий ресурс. В столбце Трудозатраты можно увидеть трудозатраты ресурса на задачу.
Давайте одновременно отобразим в окне формы задач и ресурсов.
ü Выберите команду меню Окно - Разделить. В окне программы появятся две формы. Щелкните мышью на любом месте в нижней форме ресурсов.
ü Выберите команду меню Вид - Другие представления. На экране появится диалог Другие представления В списке Представления выберите строку Форма задач. Нажмите кнопку Применить, чтобы закрыть диалог. В окне программы появятся формы задач и ресурсов. Выберите команду меню Окно - Снять разделение окон.
2.10 Стоимость назначений и работ
Одним из наиболее важных параметров при создании плана проекта является стоимость. Неверная оценка затрат может привести к провалу всего проекта. В этом разделе вы рассмотрите, как определять стоимость ресурсов, назначений, задач и проекта.
Сначала определим стоимость ресурсов.
Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В окне программы появится таблица ресурсов Выберите вкладку Затраты. В столбце Стандартная ставка отображается повременная тарифная ставка ресурса, в колонке Ставка сверхурочных -сверхурочная тарифная ставка, в столбце Затраты на использование - общие затраты на ресурс. Если в процессе выполнения проекта ставка ресурса изменяется, то в столбце Дата действия можно указать дату, начиная с которой будет действовать нужная оплата ресурса. С помощью вкладок А, В, С, D и Е, которые называются таблицами норм затрат, можно установить разные затраты ресурса, например, в случае выезда. Открывающийся список Начисление затрат позволяет выбрать способ оплаты ресурса. По умолчанию в списке Начисление затрат выбрана строка Пропорциональное для оплаты по мере выполнения работ. Строка В начале) будет указывать на предоплату, а строка По окончании - на оплату по факту завершения работы. Нажмите ОК.
Теперь определим стоимость назначения.
Выберите команду меню Вид - Использование задач. В окне программы появится таблица использования задач.Дважды щелкните мышью на назначении Землекоп в таблице использования задач, чтобы открыть диалог Сведения о назначении. Выберите вкладку Общие.
Стоимость назначения отображается в поле Затраты для выбранной таблицы норм затрат в открывающемся списке Таблица норм затрат. Заметим, что, как правило, различными таблицами норм затрат не пользуются. Нажмите ОК.
Давайте определим стоимость задач проекта.
ü Выберите команду меню Вид- Другие представления. На экране появится диалог Другие представления. В списке Представления выберите строку Лист задач.
ü Нажмите кнопку Применить, чтобы закрыть диалог Другие представления. В окне программы появится список задач проекта.Выберите команду меню Вид - Таблица - Затраты. В окне программы появится список задач со своими затратами.В столбце Общие затраты отображаются стоимости задач проекта, в том числе и суммарных.
ü Выберите команду меню Вид - Таблица - Ввод, чтобы вернуться к традиционному представлению списка задач.
Осталось определить стоимость всего проекта.
ü Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте. На экране появится диалог Сведения о проекте. Нажмите кнопку Статистика. На экране появится диалог Статистика проекта
ü В диалоге Статистика проекта расположена таблица с основными параметрами проекта. В ячейке таблицы на пересечении столбца Затраты и строки Текущие отображается стоимость проекта. В колонках Начало и Окончание находятся даты начала и завершения выполнения проекта. В столбцах Длительность и Трудозатраты отображаются длительность и трудозатраты проекта. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта
На этом наше знакомство с планированием ресурсов в программе Microsoft Project завершено. Теперь вы сможете быстро и легко вводить ресурсы, создавать назначения, строить различные графики проекта.
Тема 3: Анализ и оптимизация плана проекта
3.1. Ручная разгрузка ресурсов
ü Выберите команду меню Вид -Использование ресурсов. В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов. Выберите команду меню Проект - Фильтр * Ресурсы с превышением доступности. В таблице ресурсов останутся только перегруженные ресурсы: Сидоров, Землекоп и Монтажник Обратите внимание, что перегруженные ресурсы выделяются красным цветом и помечаются значком.
Теперь разгрузим ресурс Землекоп включением сверхурочных работ.
Ø Выберите команду меню Проект - Фильтр - Все ресурсы. Щелкните правой кнопкой мыши на имени столбца Трудозатраты таблицы ресурсов. На экране появится контекстное меню таблицы ресурсов.
Ø Выберите команду Вставить столбец в контекстном меню. На экране появится диалог Определение столбца.
Ø В открывающемся списке Имя поля выберите строку Сверхурочные трудозатраты. С помощью поля Текст заголовка (можно ввести название вставляемого столбца. Списки Выравнивание заголовка и Выравнивание данных позволяют нужным образом выровнять заголовок и данные в столбце. Поле Ширина обеспечивает установку ширины столбца в символах. Нажмите ОК. В таблице ресурсов появится новый столбец Сверхурочные трудозатраты.
Ø Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте диаграммы ресурсов. На экране появится контекстное меню диаграммы ресурсов.Выберите команду Превышение доступности в контекстном меню. На диаграмме ресурсов появится новая строка для отображения трудозатрат, превышающих доступные ресурсы, по дням. Прокрутите содержимое рабочего окна вниз так, чтобы в таблице ресурсов был виден ресурс Землекоп.
Ø Прокрутите содержимое окна вправо так, чтобы на диаграмме ресурсов была видна дата 21 февраля 2013 года.
Обратите внимание, что для назначения Рытье котлована, в которой участвует ресурс Землекоп, в строке Превышение отображаются ненулевые трудозатраты, превышающие доступные ресурсы, по дням.
Ø Дважды щелкните мышью на назначении Рытье котлована. На экране появится диалог Сведения о назначении с открытой вкладкой Общие. В поле Единицы отображается число ресурсов 450%, необходимых для выполнения выбранной задачи. В дальнейшем мы убедимся, что число доступных в проекте ресурсов Землекоп меньше. Нажмите ОК Сведения о назначении.
Ø Дважды щелкните мышью на ресурсе Землекоп. На экране появится диалог Сведения о ресурсе. В диалоге Сведения о ресурсе перейдите на вкладку Общие. Обратите внимание, что в колонке Единицы отображается максимальное число доступных в проекте землекопов 400%, что меньше необходимого количества ресурсов для задачи Рытье котлована. В этом причина перегрузки ресурса Землекоп. Нажмите ОК.
Ø Щелкните мышью на поле Сверхурочные трудозатраты в строке с назначением Рытье котлована таблицы ресурсов. С помощью счетчика введите сверхурочные трудозатраты 40 часов.
Ø Щелкните мышью на поле Трудозатраты в строке с назначением рытье котлована таблицы ресурсов. С помощью счетчика уменьшите трудозатраты с 360 часов до 320 часов.Нажмите клавишу В поле Сверхурочные трудозатраты появится значок Подведите указатель мыши к значку Значок превратится в открывающийся список В открывающемся списке выберите строку сократить продолжительность рабочего дня ресурса и сохранить длительность. Ресурс Землекоп примет черный цвет. Это означает, что данный ресурс стал разгруженным.
Давайте разгрузим другой ресурс, изменив расписание задач.
Ø Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В окне программы появится список ресурсов.В списке ресурсов красным цветом выделены перегруженные ресурсы: Мон тажник с максимальным количеством 500% и Сидоров с максимальным количеством 100%. Выберите команду меню Вид - Диаграмма Ганта. По диаграмме Ганта видно, что задачи Выполнение цементной стяжки, Установка санитарных узлов и трубопроводов, Электротехнические работы должны выполняться одновременно. Каждая из трех задач требует двух монтажников, в то время как в проекте доступно только пять монтажников. В этом причина перегрузки ресурса Монтажник.
Ø Дважды щелкните мышью на работе Установка санитарных узлов и трубопроводов, чтобы открыть диалог Сведения о задаче. Выберите вкладку Предшественники. По таблице Предшественники легко заметить, что между выбранной работой и задачами Выполнение цементной стяжки, Электротехнические работы установлены связи Начало-начало.
Ø Щелкните мышью на второй сверху ячейке в столбце Тип. В ячейке появится открывающийся В открывающемся списке выберите связь Окончание-начало, чтобы установить выбранную связь между задачами Электротехнические работы и Установка санитарных узлов и трубопроводов. Нажмите ОК. На диаграмме Ганта появится установленная связь, а работа Установка санитарных узлов и трубопроводов будет выполняться позднее задачи Электротехнические работы.
Ø Выберите команду меню Вид -Лист ресурсов. В появившемся списке ресурсов убедитесь, что с названия ресурса Монтажник снято выделение красным цветом. Данный ресурс перестал быть перегруженным.
Осталось разгрузить ресурс Сидоров.
ü Выберите команду меню Вид - Диаграмма Ганта и прокрутите диаграмму вверх.
ü Обратите внимание, что в одновременно выполняющихся задачах Установка стекол и Оклейка обоями задействован ресурс Сидоров, в то время как в проекте доступен только один ресурс Сидоров. В этом причина перегрузки нашего ресурса. Мы заменим ресурс Сидоров на маляра-штукатура.Дважды щелкните мышью на задаче Установка стекол, чтобы открыть диалог Сведения о задаче Выберите вкладку Ресурсы Щелкните мышью на первой ячейке в столбце Название ресурса. В открывающемся списке выберите ресурс Маляр-штукатур.Нажмите кнопку ОК. На диаграмме Ганта в задаче Установка стекол ресурс Сидоров будет заменен на Маляр-штукатур.
3.2.Автоматическое решение проблемы перегрузки ресурсов
Автоматически разгружать ресурсы гораздо удобнее и быстрее по сравнений с ручным способом. В этом разделе вы узнаете, как автоматически решить проблему перегрузки ресурсов.
ü Выберите команду меню Сервис-Выравнивание загрузки ресурсов. На экране появится диалог Выравнивание загрузки ресурсов
ü Переключатель Выполнять автоматически группы элементов управления Вычисления для выравнивания позволяет установить режим, при котором перегруженные ресурсы будут автоматически разгружаться при создании назначений. С помощью открывающегося списка Поиск превышений доступности группы Вычисления для выравнивания можно выбрать временной период поиска превышения доступности. Установленный флажок Очистка Данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием группы Вычисления для выравнивания обеспечивает перед новой разгрузкой удаление всех изменений в расписании, сделанных при предыдущей разгрузке ресурсов. При установленном переключателе Выравнивание во всем проекте группы элементов управления Диапазон выравнивания для проекта разгрузка ресурсов будет происходить для всего проекта.
ü Если установить переключатель Выравнивание в диапазоне, то разгрузка ресурсов будет выполняться только для работ, которые расположены в Расписании между датами в полях с и по. Установленный флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва группы элементов управления Устранение превышений доступности будет требовать, что. бы в процессе разгрузки ресурсов не переносилась дата окончания проекта.Если установлен флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат группы элементов управления Устранение превышений доступности, то сбросьте его для запрета прерываний задачи при разгрузке ресурсов. Нажмите кнопку Выровнять, чтобы закрыть диалог Выравнивание загрузки ресурсов. На диаграмме Ганта задача Установка стекол переместится на более позднее время.
ü Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В появившемся списке ресурсов убедитесь, что с названия ресурса Сидоров снято выделение красным цветом. Данный ресурс перестал быть перегруженным.
Иногда при автоматической разгрузке ресурсов происходит много изменении в плане проекта. Наглядно отследить выполненные изменения можно следующим образом.
ü Выберите команду меню Вид - Другие представления. На экране появится диалог Другие представления. В списке Представления выберите строку Диаграмма Ганта с выравниванием. Нажмите кнопку Применить. В окне программы появится диаграмма Ганта с выравниванием.На диаграмме Ганга с выравниванием отображается несколько типов полосою синие отрезки представляют текущий план проекта, зеленые полоски - план д0 разгрузки ресурсов, коричневые отрезки - задержку задачи после разгрузки. Обратите внимание, что коричневая полоска, а также расхождение между синим и зеленым отрезками имеются только для работы Установка стекол.
Следует отметить, что в ряде случаев нельзя автоматически решить проблему разгрузки, например, при назначении задаче ресурсов, число которых превосходит количество доступных в проекте ресурсов. В подобных ситуациях лучше сочетать ручную и автоматическую разгрузку ресурсов!
3.3.Оценка длительности работ
При создании плана проекта длительность задач обычно устанавливается примерно, оценочно, с возможными существенными отклонениями от реальной продолжительности. Программа Microsoft Project поддерживает метод анализа проекта PERT [Перт], который позволяет оценить длительность работы с помощью оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности задачи. Оптимистической называется длительность работы при наиболее благоприятной ситуации. Ожидаемой называют длительность задачи при наиболее вероятном развитии событий. Пессимистической называется длительность работы при наихудших обстоятельствах. В этом разделе вы рассмотрите, как оценивать длительность задачи с помощью метода PERT.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. В окне программы появится таблица для анализа по методу PERT.В столбце Длительность отображаются длительности задач, которые были введены при создании плана проекта. Колонка Оптимистическая длительность предназначена для ввода оптимистических длительностей работ, столбец Ожидаемая длительность - для ожидаемых длительностей задач, колонка Пессимистическая длительность - дляпессимистических длительностей работ.
Ø Щелкните мышью на работе Разработка чертежей дома в столбце Название задачи
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. На экране появится диалог Ввод PERT для ввода вспомогательных длительностей выбранной задачи В поле ввода Оптимистическая введите оптимистическую длительность выбранной задачи 30 дней.
Ø В поле ввода Ожидаемая группы Длительности наберите на клавиатуре ожидаемую длительность выбранной работы 33,33 дня.
Ø В поле ввода Пессимистическая введите пессимистическую длительность выбранной задачи 36 дней. Нажмите кнопку ОК. В таблице для анализа по методу PERT появятся набранные длительности работы Разработка чертежей дома.
Ø Введите оптимистические, ожидаемые и пессимистические длительности остальных задач проекта Нажмите кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT
На экране появится диалог Весовые коэффициенты метода PERT
По методу PERT длительность задачи рассчитывается как взвешенная величина оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительностей. Диалог Весовые коэффициенты метода PERT предназначен для ввода весовых коэффициентов этих значений. Сумма весовых коэффициентов должна равняться 6. Мы примем весовые коэффициенты, предлагаемые по умолчанию.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT для расчета длительностей задач. На экране появится диалог Анализ по методу PERT с предупреждением о том, что значения поля Длительность будут изменены. Нажмите кнопку Да В столбце Длительность таблицы появятся новые значения длительностей задач, полученные по методу PERT
Кнопка на панели инструментов Анализ по методу PERT позволяет отобразить диаграмму Ганта для оптимистической оценки, кнопка - для ожидаемой оценки, есть кнопка для пессимистической оценки.
3.4.Анализ критических работ
Сначала снимем ограничение на крайний срок выполнения проекта, чтобы в дальнейшем определить критический путь в проекте.
Ø Выберите команду меню Вид -Диаграмма Ганта. В окне программы появится диаграмма Ганта.Дважды щелкните мышью на задаче Завершение проекта, чтобы открыть диалог Сведения о задаче. Выберите вкладку Дополнительно.
Ø В поле Крайний срок введите строку НД чтобы снять ограничение на крайний срок выполнения проекта. Нажмите ОК. Диалог Сведения о задаче будет закрыт. На диаграмме справа от черного ромбика задачи Завершение проекта исчезнет значок, свидетельствующий о крайнем сроке.
Теперь отобразим критический путь проекта на диаграмме Ганта.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование. На экране появится первый диалог мастера диаграмм Ганта Нажмите кнопку Далее. На экране появится второй диалог мастера диаграмм Ганта.Установите переключатель Критический путь для отображения критического пути проекта. Нажмите кнопку Далее. На экране появится третий диалог мастера диаграмм Ганта.
Ø
Ø Установите переключатель Ресурсы и даты, чтобы на отрезках диаграммы Ганта отображались ресурсы и даты. Нажмите кнопку Далее. На экране появится четвертый диалог мастера диаграмм Ганта. Если не установлен переключатель Да, то установите его, чтобы отображать линии связи между зависимыми работами. Нажмите кнопку Далее. На экране появится пятый диалог мастера диаграмм Ганта
Ø Нажмите кнопку Форматировать для выделения на диаграмме Ганга критического пути. На экране появится последний диалог мастера диаграмм Ганта с сообщением об успешном создании диаграммы Ганга.Нажмите кнопку Выход из мастера, чтобы завершить работу мастера диаграмм Ганта. Задачи на критическом пути диаграммы Ганта будут выделены красным цветом.
На критическом пути проекта много задач, в которых участвует ресурс Маляр-штукатур. Добавим сверхурочное время работы для этого ресурса.
Ø Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В окне программы появится список ресурсов. Дважды щелкните мышью на ресурсе Маляр-штукатур, чтобы открыть диалог Сведения о ресурсе
Ø Выберите вкладку Рабочее время. В открывающемся списке Базовый календарь выберите календарь Интенсивный, который обеспечивает сверхурочное время работы. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о ресурсе
Ø Выберите команду меню Вид - Диаграмма Ганта. На диаграмме Ганта дата завершения проекта уменьшится с 16.06 до 09.06.
Сейчас увеличим число доступных в проекте ресурсов.
Ø Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В окне программы появится список ресурсов В ячейке строки Монтажник и столбца Макс, единиц увеличите число монтажников в проекте с 500% до 600%.С увеличением ресурсов появляется возможность распараллелить некоторые критические работы.
Ø Выберите команду меню Вид - Диаграмма Ганта. Дважды щелкните мышью на задаче Установка санитарных узлов и трубопроводов, чтобы открыть диалог Сведения о задаче. Выберите вкладку Предшественники
Ø Щелкните мышью на второй сверху ячейке в столбце Тип. В ячейке появится открывающийся список.В открывающемся списке выберите связь Начало-начало, чтобы задачи Электротехнические работы и Установка санитарных узлов и трубопроводов выполнялись одновременно. Нажмите ОК. Диалог Сведения о задаче закроется, на диаграмме Ганта отобразится связь, показывающая одновременное выполнение задач Выполнение цементной стяжки, Установка санитарных узлов и трубопроводов, Электротехнические работы, а дата завершения проекта уменьшится с 09.06 до 03.06
Возможности для дальнейшей оптимизации плана проекта по времени выполнения весьма широки. Например, можно одновременно совершать внутреннюю отделку обоих этажей дома!
3.5 Оптимизация затрат
Стоимость является одной из наиболее важных характеристик проекта. Высокие затраты могут привести к отказу от реализации плана проекта. В этом разделе вы узнаете, как оптимизировать стоимость проекта, используя замену дорогих ресурсов на более дешевые и уменьшение сверхурочных трудозатрат.
Сначала выясним стоимость проекта, которую в дальнейшем будем сокращать
· Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте. На экране появится диалог Сведения о проекте. Нажмите кнопку Статистика. На экране появится диалог Статистика проекта По столбцу Затраты, что стоимость проекта будет составлять 110 954,98гр.Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта.
Теперь определим наиболее дорогостоящие ресурсы, которые выгодно заменить более дешевыми.
· Выберите команду меню Вид - Использование ресурсов. В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов.Выберите команду меню Вид - Таблица - Затраты. В таблице ресурсов появятся данные, характеризующие их затраты.
· Убедитесь, что наиболее дорогостоящим специалистом является Маляр-штукатур, а самым дорогим материалом - Стеновые панели.
Давайте заменим маляров на бригаду специалистов с меньшей зарплатой.
· Выберите команду меню Вид - Лист ресурсов. В окне программы появится список ресурсов В ячейке строки Маляр-штукатур и столбца Стандартная ставка списка ресурсов уменьшите размер тарифной ставки со 11гр./час до 10гр./час.Нажмите клавишу
· Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте. На экране появится диалог Сведения о проекте. Нажмите кнопку Статистика. На экране появится диалог Статистика проекта, в котором можно убедиться, что стоимость проекта уменьшится до 109 906,01 грн. Нажмите кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта.
Сейчас заменим в плане проекта дорогие панели на более дешевые.
· В ячейке строки Стеновые панели и столбца Затраты на использование списка ресурсов уменьшите стоимость ресурса с 30000 грн. до 29000 грн.Нажмите клавишу .
· Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте. На экране появится диалог Сведения о проекте. Нажмите кнопку Статистика. На экране появится диалог Статистика проекта, в котором можно убедиться, что стоимость проекта уменьшится до 108 907 грн.Нажмите Закрыть, чтобы закрыть диалог Статистика проекта.
Чтобы сократить сверхурочные трудозатраты, выполните следующие шаги.
· Выберите команду меню Вид - Использование ресурсов. В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов.Выберите команду меню Вид - Таблица - Трудозатраты. В таблице ресурсов появятся данные, характеризующие их трудозатраты.
· Обратите внимание, что у ресурса Землекоп для назначения Рытье котлована есть сверхурочные трудозатраты.В ячейке строки Рытье котлована и столбца Сверхурочные таблицы ресурсов уменьшите сверхурочные трудозатраты с 40 часов до 0 часов. Нажмите Enler.
· Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте. В окне диалога Сведения о проекте нажмите кнопку Статистика. Теперь можно убедиться, что стоимость проекта сократится до
1 08 506,10 грн. Нажмите кнопку Закрыть.
!Необходимо иметь в виду, что замена дорогих ресурсов на более дешёвые и сокращение сверхурочных трудозатрат для оптимизации затрат может привести к увеличению продолжительности проекта и возможному снижению качества.!
3.6 Анализ рисков в расписании
При выполнении проекта могут возникнуть разного рода опасности или риски. Например, оборудование может выйти из строя или сорвутся сроки проекта. Различают риски в расписании, в ресурсах и в бюджете. Риски в расписании заключаются в возможности срыва сроков работ. Для снижения рисков в расписании достаточно создавать подробный план проекта. В этом разделе вы рассмотрите, как анализировать риски в расписании: в случаях задач с предварительными длительностями, слишком коротких и чрезмерно продолжительных работ.
В задачах с предварительными длительностями заранее неизвестна продолжительность, поскольку отсутствует опыт их выполнения.
Попробуем определить задачи с предварительными длительностями, которые несут в себе риски в расписании.
Ø Выберите команду меню Вид - Диаграмма Ганта. В окне программы появится диаграмма Ганта.
Ø Выберите команду меню Проект - Фильтр - Задачи с оценкой длительности. Окно программы станет пустым. Это означает, что задач с предварительными длительностями в плане проекта нет.
Работы со слишком короткими длительностями обладают рисками срыва сроков. Давайте определим задачи с продолжительностями, меньшими 3 дней.
Ø Выберите команду меню Проект - Фильтр - Все задачи для отображения всех задач в окне программы.Нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование. В заголовках столбцов таблицы появятся открывающиеся списки для фильтрации. В открывающемся списке Длительность выберите строку Условие. На экране появится диалог Настраиваемый автофильтр для выбора условий фильтрации.
Ø В левом верхнем открывающемся списке группы Длительность выберите строку меньше.В правом верхнем поле группы Длительность введите ограничение на длительность Зд.Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Настраиваемый автофильтр. В окне программы останутся задачи с длительностями < 3. Запланированную длительность работ Монтаж крыши и Выполнение цементной стяжки мы оцениваем как реалистичную.
При появлении сомнений в реальности коротких сроков выполнения можно обсудить продолжительность задачи с ее исполнителями.
Ø Нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование, чтобы в заголовках столбцов исчезли открывающиеся списки. Слишком продолжительные работы также имеют риски срывов сроков, поскольку трудно заранее предсказать точную длительность.
Сейчас определим чрезмерно продолжительные задачи.
ü Выберите команду меню Проект - Фильтр - Другие фильтры. На экране появится диалог Другие фильтры для создания нового фильтра. Убедитесь, что установлен переключатель задач для создания фильтра задач.Нажмите кнопку Создать. На экране появится диалог Определение фильтра. В поле ввода Имя введите название создаваемого фильтра Продолжительные задачи.
ü Щелкните мышью на первой ячейке столбца Имя поля. В столбце Имя поля появится открывающийся список. В открывающемся списке выберите название поля Длительность Щелкните мышью на первой ячейке столбца Проверка. В столбце Проверка появится открывающийся список. В открывающемся списке выберите логическое условие больше. Щелкните мышью на первой ячейке столбца Значения. В столбце Значения появится открывающийся список. В открывающийся список введите число 20, чтобы фильтровать задачи с длительностями, большими 20 дней.Нажмите кнопку ОК. В списке диалога Другие фильтры появится название фильтра Продолжительные задачи.
ü Убедитесь, что в списке диалога Другие фильтры выбран фильтр Продолжительные задачи. Нажмите кнопку Применить. Диалог Другие фильтры закроется, а в окне программы останутся только задачи с длительностями, большими 20 дней.
Обратите внимание, что из трех оставшихся работ две являются суммарными, а задачу Разработка чертежей дома необходимо разбить на меньшие работы, чтобы избежать рисков, что мы и сделаем.
ü Выберите команду меню Проект - Фильтр - Все задачи для отображения всех задач в окне программы. Щелкните мышью на заголовке строки с работой Разработка чертежей дома, чтобы выделить ее. Нажмите Задача Разработка чертежей дома будет удалена из плана проекта.
ü Вставьте новую работу Разработка чертежей первого этажа с длительностью 8 дней, ресурсами Иванов и Петров, а также между данной работой и задачей Начало работ установите связь Начало-начало
ü Вставьте новую работу Разработка чертежей второго этажа с крышей с длительностью 8,61 дней, ресурсами Иванов и Петров, а также между данной работой и задачей Разработка чертежей первого этажа установив связь Окончание-начало.Между работой Создание подземной части дома и задачей Разработка чертежей второго этажас крышей установите связь Окончание-начало.
Задачи с большим количеством зависимостей также обладают повышенными рисками в расписании, поскольку одна из зависимых работ может не уложиться в срок. Для определения таких задач следует создать новый фильтр.
3.7 Определение рисков ресурсов
При выполнении проекта ресурс может заболеть, не справиться с задачей или не выдержать нагрузки. Ресурсными называются риски, которые могут привести к невыполнению ресурсом своей задачи. Сейчас вы узнаете, как определять ресурсные риски: выделять неопытных и наиболее загруженных специалистов.
Опытные сотрудники несут очевидные риски.
Сначала определим неопытные Ресурсы.
ü Выберите команду меню Вид - Использование ресурсов. В окне программы появятся таблица и диаграмма ресурсов. Выберите команду меню Вид - Таблица - Трудозатраты. В таблице ресурсов появятся данные, характеризующие их трудозатраты.
ü Щелкните мышью на заголовке столбца Трудозатраты, чтобы выделить его.
ü Выберите команду меню Вставка -Столбец. На экране появится диалог Определение столбца для вставки специального столбца, который будет характеризовать опыт специалистов
ü В открывающемся списке Имя поля выберите текстовое поле Текст1 для его отображения в создаваемом столбце. В поле ввода Текст заголовка введите название колонки Наличие опыта.
ü Нажмите ОК. В таблице ресурсов появится новый столбец Наличие опыта для ввода характеристик опытности специалистов.
ü В ячейке столбца Наличие опыта и строки с ресурсом Петров введите строку Нет, чтобы указать на отсутствие опыта у ресурса.
ü В столбце Наличие опыта для остальных специалистов Иванов, Сидоров, Землекоп, Монтажник и Маляр-штукатур введите строку Есть.
ü Нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование В заголовках столбцов таблицы появятся открывающиеся списки для фильтрации. В открывающемся списке Наличие опыта выберите строку Нет. В таблице ресурсов останется только один ресурс Петров, у которого нет опыта работы.
ü В открывающемся списке Наличие опыта выберите строку Все для отображения всех ресурсов.
ü Нажмите кнопку на панели инструментов Форматирование,чтобы открывающиеся списки исчезли из заголовков столбцов.
По таблице ресурсов видно, что неопытный ресурс Петров участвует в двух задачах: Разработка чертежей первого этажа и Разработка чертежей второго этажа с крышей. В этих работах наряду с Петровым задействован также опытный специалист Иванов, который при необходимости может помочь менее квалифицированному коллеге. Поэтому ресурсные риски в данных работах можно оценить как невысокие.
Теперь определим наиболее загруженные работой ресурсы, неспособность которых выполнить свою задачу, например, из-за болезни, является высоким риском проекта.
Выберите команду меню Проект - Сортировка - Сортировать по. На экране появится диалог Сортировка. В открывающемся списке группы элементов управления Сортировать по выберите строку Трудозатраты, чтобы сортировать ресурсы по трудозатратам.
В группе элементов управления Сортировать по установите переключатель По убыванию для сортировки задач по убыванию трудозатрат.
Нажмите кнопку Сортировать. Ресурсы проекта будут отсортированы по убыванию трудозатрат.
По отсортированному списку ресурсов легко заметить, что наиболее загруженным специалистом является Маляр-штукатур. При подготовке к выполнению проекта следует особое внимание уделить выбору бригады маляров для снижения ресурсных рисков.
Дополнительные ресурсные риски несут специалисты, занятые сверхурочной работой. Таких специалистов можно найти, просмотрев столбец Сверхурочные в таблице ресурсов.
3.8 Анализ бюджетных рисков
При ограниченной сумме денег на реализацию проекта особенно важным является соблюдение бюджета проекта. Бюджетными называются риски, которые могут привести к срыву бюджета проекта. Наибольшие бюджетные риски несут задачи с высокими затратами.
Рассмотрим, как анализировать бюджетные риски, определяя наиболее затратные работы.
ü Выберите команду меню Вид - Использование задач. В окне программы появится таблица использования задач.
ü Выберите команду меню Вид - Таблица - Затраты. В таблице задач появятся данные, характеризующие их затраты.
ü Выберите команду меню Проект - Сортировка по затратам. Задачи в таблице будут отсортированы по затратам.
Обратите внимание, что среди несуммарных: задач наибольшими затратами обладает работа Установка стеновых панелей. В этой задаче львиная доля стоимости приходится на ресурс Стеновые панели. Поэтому, если существующие финансовые средства не превышают запланированный бюджет проекта, лучше заменить стеновые панели более дешевыми.
На этом наше знакомство с оптимизацией и анализом рисков плана проекта завершено. Теперь вы легко сможете улучшить свой план как по длительности, так и по стоимости, разгрузить ресурсы, а также определить наиболее рискованные элементы плана проекта.
Дата добавления: 2015-07-20; просмотров: 121 | Нарушение авторских прав
<== предыдущая страница | | | следующая страница ==> |
Типы работ | | | Тема 4: Отслеживание проекта и анализ хода работ |