Файл ► Внешние данные ► Импорт

ИМПОРТ И ЭКСПОРТ ТАБЛИЧНЫХ ДАННЫХ

Импорт из всех файлов внешних по отношению к Access форматов проводится только потаблично, то есть каждая таблица должна быть импортирована (и экс­портирована) отдельно. Исключение составляют только базы данных самого Access — в этом случае можно указать сразу все таблицы, которые необходимо импортировать.

Для того чтобы осуществить импорт внешних данных, выберите пункт меню

Файл ► Внешние данные ► Импорт

В обычном диалоговом окне открытия файла, которое в данном случае называется Импорт, установим формат файла, импорт из которого необходимо произвести. Это могут быть файлы dBASE, Paradox, Lotus, а также различные текстовые файлы — TXT, CSV, ASC, HTM* и т. д.

Рассмотрим пример импорта файлов формата XLS. Установив данный формат в окне Импорт, нажмите кнопку Импорт, расположенную справа внизу окна, по­сле чего на экране появится диалоговое окно, в котором можно уточнить об­ласть импорта — лист рабочей книги или именованный диапазон.

Ход дальнейшего импорта не зависит от того, что импортируется, — диапазон или рабочий лист. В нижней части окна представлен макет будущей таблицы базы данных.

Выбрав объект и нажав кнопку Далее, перейдите в окно, в котором можно за­дать заголовки полей. Если первая строка списка действительно содержит заго­ловки, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.

Иногда на этом этапе появляется сообщение о неполном соответствии первой строки строке имен (рис. 1.30).

Это означает, что в первой строке что-то не так, — отсутствует запись, поле имеет нетекстовый формат и т. д. Может быть, правее или левее списка имеют­ся какие-то данные, на которые список был автоматически расширен, и в этом случае заголовок столбца по понятной причине отсутствует. При появлении та­кого сообщения имеет смысл прервать импорт и просмотреть таблицу в Excel внимательнее. Впрочем, если структура таблицы и данные понятны и очевид­ны, можно продолжить импорт и внести все необходимые исправления уже в таблице MS Access.

Следующее диалоговое окно предоставляет возможность сохранить данные в но­вой или существующей таблице. Выбирая уже существующую таблицу, следует убедиться в том, что ее структура полностью соответствует структуре импорти­руемой таблицы. Например, MS Excel «считает» формат числовых полей двой­ным с плавающей точкой, соответственно, все числовые поля существующей таблицы должны быть именно такого формата. Вероятно, в общем случае правильнее импортировать таблицу как новую, под­править форматы и уже потом добавлять данные в существующую таблицу.

На следующем, четвертом, шаге можно просмотреть импортируемые поля по очереди, поменять их названия или установить флажок для пропуска при даль­нейшем импорте выбранного поля (рис. 1.31).

На четвертом шаге поле можно также индексировать. Отметим, что можно прочитать, какой формат имеет каждое поле, но поменять формат на этапе импорта невозможно.

На пятом шаге происходит выбор ключевого поля (рис. 1.32).

Если ключевое поле уже было создано, нужно установить переключатель в по­ложение определить ключ и в раскрывающемся списке справа выбрать нужное поле таблицы.

Если ключевого поля в таблице нет, можно установить переключатель в поло­жение автоматически создать ключ. В этом случае будет добавлен первый столбец с названием Код, которому автоматически присваивается формат Счетчик.

Можно пропустить создание ключевого поля, выбрав положение переключате­ля не создавать ключ.

На последнем шаге введите имя таблицы (по умолчанию ей присваивается имя рабочего листа или именованного диапазона) и нажмите кнопку Готово.

Если установить в данном окне флажок анализа таблицы после импорта, специ­альный мастер попробует нормализовать таблицу в автоматическом режиме.

Если в процессе импорта были допущены ошибки, Access создает таблицу с их перечислением и сообщит имя этой таблицы после нажатия кнопки Готово.

Импорт файлов Lotus практически не отличается от импорта файлов MS Excel.

Импорт dBASE-файлов MS Access осуществляет самостоятельно, не показывая промежуточных шагов. Тем не менее формат полей после импорта следует про­верить — так, числовой дробный формат воспринимается как число, а число­вой целый — как текст. Но в целом проблем с данным форматом, как правило, не возникает.

Примерно так же осуществляется импорт текстовых файлов. В этом случае су­ществует только одна тонкость — необходимо знать, как устроен конкретный текстовый файл. Существует всего два варианта сохранения столбцов таблицы в текстовом файле. Первый предполагает, что на каждый столбец отводится одинаковое количество текстовых символов, ширина полей фиксированная. Второй предполагает, что столбцы отделяются каким-либо символом, например запятой. (Название CSV-формата, кстати, является аббревиатурой слов Comma Separated Values, то есть «значения, разделенные запятой».) На практике чаще используют точку с запятой.

Поэтому импорт текстовых файлов выполняется за два шага. На первом шаге определяется, какого типа текстовый файл импортируется (рис. 1.33). Нажав кнопку Дополнительно, мы получаем возможность выбрать язык, коди­ровку страницы, форматы дат и разделителей. Можно также установить про­пуск ненужных полей.

Нажав кнопку Далее, перейдите во второе окно. Если была выбрана фиксиро­ванная ширина, мы получаем возможность установить вертикальные границы раздела, причем ширина каждого поля может быть разной. Далее импорт вы­полняется примерно так, как в разобранном выше примере.

Если был выбран файл с разделителями, мы получаем возможность выбрать этот разделитель или разделители (рис. 1.34).

Далее импорт выполняется примерно так, как в разобранном выше примере.

Отметим, что в некоторых случаях бывает удобно не импортировать файл в базе данных MS Access, а установить с ним связь как с внешним объектом. Экспорт файлов в упомянутые выше форматы не вызывает никаких сложно­стей и выполняется с помощью пункта меню Файл ► Экспорт. Как обычно, фор­мат файла устанавливается в нижней строке окна Экспорт объекта.

Дата добавления: 2015-07-20