Отличительные черты описей XX века

Архивный фонд России и роль сотрудников делопроизводства в его полноценном пополнении

Информационная, учетная и классификационная функции описи

Особенности описей XIII - XVIII в.в.

Разработка в XIX веке теоретических основ составления описей

Отличительные черты описей XX века

Понятие "опись" дорого не только сердцу каждого архивиста, но и секретаря, работника делопроизводственной сферы, так как именно в делопроизводстве начинается составление этого важнейшего справочника. Создание описи - завершающий этап работы в делопроизводстве с документами, подлежащими передаче на хранение в ведомственные и государственные архивы. Опись является одновременно учетным документом и основным элементом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел. Это базовый архивный справочник. На его основе создаются другие справочники системы научно-справочного аппарата государственных, муниципальных, ведомственных архивов - путеводители, каталоги, обзоры, указатели.

История отечественных архивов насчитывает уже более двух веков. В феврале 1797 года Указом Правительствующего сената была образована Российская архивная служба. Сейчас наша страна обладает бесценной сокровищницей - Архивным фондом Российской Федерации, в котором сосредоточено значительное количество документов - с древнейших времен истории народов России и до настоящего времени. И в том, что наше общество обладает такими документальными богатствами, заслуга не только архивистов, обеспечивающих их сохранность и использование, но и в значительной степени сотрудников делопроизводственной сферы, которые являются как бы первыми создателями Архивного фонда страны, так как его основы, как известно, закладываются в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий. Профессионализм и четкая работа секретарей и лиц, ответственных за документацию, влияют на то, будут ли документы их организаций сохранены и достаточно полно представлены в Архивном фонде России, то есть от них зависит его полноценное комплектование источниками современной эпохи.

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Документы Архивного фонда РФ адекватно отражают исторический процесс развития общества и являются особым классом уникальной информации. Чтобы эту информацию можно было быстро и эффективно использовать, к документам создается система научно-справочного аппарата, которую можно рассматривать как источник вторичной документной информации. В научно-справочный аппарат входит комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов. Одним из основных типов справочников, входящих в систему НСА, является опись, составляемая в учреждении. Опись дел - это справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Чтобы грамотно составить опись, рассмотрим три важнейшие ее функции: информационную, учетную и классификационную.

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под организацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой учреждения-фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата к описи.

Работа по составлению описи складывается из: описания дел; разработки первоначальной, а затем окончательной схемы систематизации дел; составления собственно описи; составления справочного аппарата и оформления описи.

В данной статье будут рассмотрены история и методика создания описи дел, кроме описания дел*1 и составления справочного аппарата*2.

_____

*1 Этот вопрос уже был рассмотрен. См. журнал "Делопроизводство " N 1 за 2004 год.

*2 Составление справочного аппарата к описи будет рассмотрено в одном из следующих номеров журнала "Делопроизводство".

Прежде чем рассмотреть методику составления описей в делопроизводстве на современном этапе, остановимся на истории создания этого важного справочника.

Опись является одним из старейших справочных пособий. Первые описи начали создаваться еще в XIII веке. Их целевое назначение сводилось к учету и охране документов. Вместе с тем описи служили средством розыска документов для их использования в справочно-практических целях.

Описи, созданные в XIII - XV веках, в большинстве случаев представляли краткие бессистемные перечни рукописей или книг.

Описи XVI века, несмотря на крайнее многообразие, являлись более совершенными: в них давалось перечисление документов в разных вариантах. Так, в одних описях документы давались как отдельно, так и по группам, в других - только по группам, образованным по корреспондентскому признаку.

В XVII веке законченные производством документы учитывались в различного рода описях. Характер и степень подробности этих справочников отличаются друг от друга, но из них можно почерпнуть ценные сведения об отдельных документах и делах, их систематизации и описании.

В описях этого периода во многих случаях обозначалось содержание документов. Оно чаще всего давалось в виде подробного пересказа, с оценкой подьячими фактов, содержащихся в описываемых документах.

Почти во всех случаях в описях отмечались печати и подписи. Обозначались и внешние особенности документов: материал, на котором они были написаны, обнаруженные дефекты, следы порчи документов, степень их сохранности и даты, а в случае их отсутствия делались оговорки об этом.

Важной чертой описи XVII века являлось также то, что в них впервые делались ссылки на номера единиц хранения. Это ярко подчеркивало инвентарный, то есть учетный характер описей.

В XVIII веке реформаторская деятельность Петра I затронула и такую область, как делопроизводство. В 1720 году Генеральным регламентом вводятся описи "вершенных", законченных производством, и "невершенных", то есть не законченных производством, дел.

Описи XVIII века, как и описи предыдущего, носят все еще инвентарный характер.

Уже в начале XIX века, вскоре после создания системы министерств, стало обязательным составление описей при периодической сдаче документов из делопроизводства в архивы ведомств. Дела сдавались отделениями департаментов по мере их завершения. Соответственно составлялись и описи. В сдаточных описях указывались номера и заголовки сдаваемых дел. Заголовки во многих случаях были неполными, так как составлялись по первому включенному в дело документу и не содержали сведений о том, чем завершилось дело. Заголовки дел в сдаточных описях группировались по разрядам, то есть по группам постоянного, длительного и краткосрочного хранения.

На исключительную важность описей для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения: П.М. Строев, А.Х. Востоков, Н.В. Калачев, Д.Я. Самоквасов.

Характерно, что в XIX веке за архивными документами признали не только практическую, но и научную ценность. В связи с этим возникла необходимость составлять описи с целью их издания. Перед архивистами встала задача разработки таких методов описания документов, чтобы описи удовлетворяли запросам исследователей.

Наиболее ценный опыт составления этого архивного справочника, выработки теоретических основ описания относится именно к XIX веку. Так, к концу его первой половины обозначились две точки зрения на задачи описательных работ, яркими представителями которых были П.М. Строев и А.Х. Востоков.

П.М. Строев стоял за краткие приемы описания, сущность которых заключалась в составлении заголовка и обозначении характерных особенностей описываемых материалов. Составленные и изданные им описи древних рукописей и старопечатных книг отличались лаконичностью и сжатостью описания.

Помимо применения приемов краткого описания П.М. Строев разработал и общую схему описания: предисловие, собственно описание, указатели.

Представитель другого направления - А.Х. Востоков подходил к описанию рукописей не как архивист, а, скорее, как палеограф и языковед. Он считал необходимым подробно раскрывать содержание каждой рукописи, обращать внимание на наиболее важные, с точки зрения составителя описи, места, приводить обширные выписки из текста, воспроизводить начертания букв, не исправлять ошибки писцов. А.Х. Востоков выдвигал требования анализа документов, точного установления автора, адресата, места и времени происхождения документа.

Работа по составлению и изданию описей значительно расширилась во второй половине XIX века. Этим занимались многие ведомственные архивы (Сената, Синода, Московского архива Министерства юстиции и др.), местные архивы, исторические общества, научные кружки.

Перед составителями описей встали новые проблемы:

- для каких целей должны издаваться описи (только для научных или как для научных, так и для практических);

- возможно ли сочетать в одном типе описания задачи по обслуживанию научных и практических интересов;

- что является критерием научности описей.

Видный российский архивист, создатель архивоведения (первый профессор по этой дисциплине), долгое время возглавлявший Московский архив Министерства юстиции Н.В. Калачов понимал огромное значение документов как для практических целей архивного дела, так и для исторической науки. Разделив все имеющиеся на тот период описания на три "системы" и проанализировав их, Н.В. Калачов не нашел ни одну из них удовлетворительной. Он выдвинул два основных типа описания: краткие инвентарные описи (только для внутренних целей архива) и подробные описания (для обслуживания интересов науки).

Очень интересны взгляды на эти проблемы другого крупнейшего российского архивиста Д.Я. Самоквасова, который выдвигал и отстаивал один тип описания - краткие инвентарные описи. Однако они должны были сочетать в себе несколько функций:

- охранять архивные документы от расхищения;

- способствовать их упорядочению;

- знакомить ученых с документами до личного посещения ими архива;

- облегчать архивные справки практического и научного характера.

Таким образом, этот важнейший архивный справочник должен был предназначаться одновременно и для практических, и для научных целей, что являлось вполне оправданным.

В первой половине XX века большое внимание описанию дел и составлению описей уделяли такие известные архивисты, как М.С. Вишневский, Н.А. Фомин, К.Г. Митяев.

В 1920 - 1930 годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать "научной", а какую "лженаучной", обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940 - 1950 годах.

М.С. Вишневский показал многогранное значение описей как одного из элементов научно-справочного аппарата к документам архива, разработал структуру этого архивного справочника и т.п.

Другой крупный архивист Н.А. Фомин впервые применил термин "описательная статья" описи, требовал излагать заголовок с максимальной точностью. Он писал, что формулировка заголовка должна быть такой, чтобы понятие, даваемое этим заголовком, было не уже, не шире содержания документов. Фомин уточнил понятие аннотации, указав, что оно не дополнение к заголовку, а конкретизация, более глубокое раскрытие содержания дела.

Интересно, что в 1920 - 1930 годы наряду с привычными для нас инвентарными описями, закрепляющими расположение единиц хранения в пределах фонда, получили распространение так называемые суммарные (систематические) описи, составлявшиеся на основе инвентарных, описательных статьей, в которых являлась группа единиц хранения, а не одно дело.

Н.А. Фомин указывал, что для научного исследования и поиска документов служат систематические описи, которые составляются после инвентарных и издаются архивом. Эта опись по своему объему должна быть меньше, во всяком случае не больше, чем инвентарная опись на то же количество единиц хранения. В ней должны быть обобщены единородные по содержанию и другим признакам архивные материалы, и ее построение не должно зависеть от системы организации дел архивного фонда. В этих описях могли раскрываться не только состав и содержание дел, но и в необходимых случаях - отдельных документов. Следует отметить, что, учитывая требование не закреплять систематизацию дел фонда и раскрывать содержание дел, если потребуется, вплоть до документа, систематическая опись Н.А. Фомина ближе всего к обзору фонда (в современном понимании этого справочника).

Большой вклад в решение проблем составления этого архивного справочника внес и видный историк-архивист К.Г. Митяев, который четко сформулировал понятие научной описи. Под научными он понимал описи, которые отражали историческую организацию документов и закрепляли ее, отличались точностью данных и единством приемов описания документов.

.Методика подготовки описей в связи с повышенными требованиями к их качеству в этот период была официально закреплена в Правилах составления инвентарной описи, Правилах систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР (1938 г.) и Основных правилах описания документальных материалов в государственных архивах СССР (1951 г.).

Во второй половине XX века итог разработки российскими архивистами вопросов методики описания документов и создания описей подвел историк-архивист М.Н. Шобухов. Он вскрыл основные недостатки во взглядах архивистов на описание дел в процессе составления и издания описей и наметил пути составления кратких и высококачественных заголовков. Это могло быть достигнуто двумя способами:

- с помощью обобщения в заголовках сведений, отражающих признаки заведения дел;

- с помощью обобщения сведений, не отражающих признаки заведения дел (когда дела были заведены неправильно).

Важное значение для дальнейшего развития рассматриваемой проблемы имело издание: Основных правил работы государственных архивов СССР (1962 и 1984 гг.), Основных правил постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 г.), Основных правил работы ведомственных архивов (1986 г.) и учебника "Теория и практика архивного дела в СССР" (1966 и 1980 гг.).

Таким образом, видно, что методике составления главного архивного справочника всегда уделялось довольно много внимания. Эти вопросы должны хорошо знать не только секретари, занимающиеся делопроизводством в государственных учреждениях, организациях и на предприятиях, но и секретари созданных и создаваемых в последнее время негосударственных структур. Их документы в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации составляют его негосударственную часть. Она формируется из архивных фондов и документов, находящихся в собственности: негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций, предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры и социальной сферы, коммерческих банков, средств массовой информации, общественных и религиозных объединений.

Единые современные требования к созданию описи будут рассмотрены в следующем номере журнала.

Источники и литература

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы. 1993. N 5.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации // Отечественные архивы. 1994. N 3.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141 - 98. - М., 1998.

Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие. - М., 2003.

Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.

Фомин Н.А. К вопросу об описании архивных материалов // Архивное дело. 1937. Вып. 37.

Фомин Н.А. Систематическая опись архивных материалов // Архивное дело. 1939. N 4.

Шобухов М.Н. Описание документальных материалов в архивах дореволюционной России. - М., 1955.

Шобухов М.Н. Составление и издание описей документальных материалов в архивах СССР. - М., 1959.

Дата добавления: 2015-07-26