Посадові обов'язки.

S Організовувати прийом відвідувачів;

S Вести телефонні переговори, реєструвати і доповідати про них

керівництво;

S Розмножувати (друкування, ксерокопіювання) потрібних

керівнику службових документів;

S Обслуговувати апаратуру "Телефакс";

S Використовувати у роботі професійний персональний комп'ютер;

S Контролювати своєчасне виконання співробітниками наказів,

розпоряджень, завдань і доручень керівників;

S Розробляти методики контролю виконання робіт, вести картотеки

обліку виконання наказів, розпоряджень, завдань, доручень та інших

документів з грифом "Контроль"("К");

S Готувати наради і засідання, які проводить керівник;

S Готувати відрядження керівника;

S Забезпечувати організаційний і технічний бік робочого ритму,

який створено керівником;

S Щоденно складати пам'ятний список поточних і незавершених

справ;

S Орієнтувати співробітників підприємства на порядок робочого

дня керівника;

S Передбачати потребу керівника у тих чи інших службових

документах, звільняючи його від зайвих пошуків;

S Приймати службові документи і особисті зави, які направлені

співробітниками на розгляд та підпис керівника;

S Зберігати всі необхідні керівникові службові документи і

здійснювати їх швидкий пошук;

S Видавати в усній формі довідки по службових документах, які

надійшли на ім'я керівника, за виключенням конфіденційної інформації;

S Виконувати завдання керівника з інформаційної і технічної

підготовки засідань, нарад, переговорів і зустрічей;

S Нагадувати керівникові про необхідність вирішення невідкладних

питань;

S Вести списки необхідних керівникові адрес, телефонів та дат;

S Зберігати у таємниці все побачене і почуте в кабінеті керівника, а

також довірительну інформацію, яка передається відвідувачами і

співробітниками;

S Вести оперативний облік документів з грифом "Контроль" ("К"),

забезпечувати їх обробку виконавцями у відповідності з резолюціями

керівника;

S Керувати кадрових роботою, службою діловодства, готувати

проекти кадрових наказів;

S Організовувати роботу з прийому і архівному зберіганню

документальних матеріалів, формувати архівне господарство;

S Розробляти і використовувати в роботі номенклатури справ;

S Укладати інструкції по веденню діловодства у структурних

підрозділах;

S Вести облік і зберігання оригінал-макетів документів і друкованих

матеріалів;

S Своєчасно забезпечувати структурні підрозділи фірми формами

документів внутрішньої періодичної звітності;

S Організовувати тиражування службових документів;

S Забезпечувати належні умови експлуатації множинної і

друкувальної техніки;

S Забезпечувати раціональне використання витратних матеріалів,

які використовуються в роботі;

S Оформляти прийом громадян на роботу та їх звільнення;

S Вести протоколи робочих нарад;

S Вести табельний облік;

S Аналізувати причини порушення трудової дисципліни і плинності

кадрів, направляти висновки керівникові організації;

S Забезпечити належні умови при роботі з конфіденційними

документами;

S Складати прості листи і короткі розпорядчі документи на основі

усних вказівок керівника;

S Своєчасно доводити до відома працівників організації вказівки

керівника.

S Постійно вивчати прийоми і методи роботи з новою технікою і

активно уводити її в практику своєї праці;

S Безперервно вдосконалювати свої знання і навички шляхом

самоосвіти і відвідування спеціальних занять.

3. Права:

S Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають

сумнівів в отриманні позитивного результату;

S Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення

контролю виконання і діловодства;

S Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості

помічників при підготовці службових документів, які потрібні

керівникові;

S Не приймати на підпис керівникові службові документи, які

виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних

вимог організації;

S Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити

дублером співробітника, який тимчасово виконує обов'язки секретаря-

інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням;

4. Відповідальність:

S За якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника; S За раціональну та ефективну організацію діловодства; S За якісне оформлення кадрових документів; S За використання вимог наказів і розпоряджень керівництва;

S За дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, розголошення конфіденційної інформації;

5. Повинен знати:

■Вимоги діючого законодавства України в частині громадянського, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права; ■Основи менеджменту;

■Методи ведення ділових бесід та переговорів; ■Організаційні принципи кадрової служби; ■Методику організації і ведення діловодства; ■Внутрішні адміністративні і нормативні документи; ■Правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

6. Кваліфікаційні вимоги:

■ Середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.

ЗМІСТ
Передмова....................................................................................................................................... 4

1. ДОКУМЕНТІ ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В
УКРАЇНІ......................................................................................................................................... 8

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому
самоврядуванні........................................................................................................................... 8

1.2. Нормативно-методична база діловодства...................................................................... 13

1.3. Види документів та їх класифікація............................................................................... 14

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація............................................................... 23

управлінських документів....................................................................................................... 23

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської
діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування....24
І.б.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та
місцевого самоврядування...................................................................................................... 26

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ............................................................... 38

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ 38

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика......................... 38

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред'являються до нього.............................................. 60

2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів.................................................... 64

3. ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ.68

3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої......................................................................... 68

документації за функціональною ознакою.......................................................................... 68

3.2. Складання та оформлення організаційних документів................................................. 70

3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення................................... 79

ЗАОсобливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх
оформлення............................................................................................................................... 97

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ................................................................. 114

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу.......................................... 114

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників....................................... 116

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення,

звільнення з роботи................................................................................................................ 120

4.4,Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами
в органах місцевої влади....................................................................................................... 125

4.5. Накази з особового складу............................................................................................ 129

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку,............................................................. 131

зберігання та видачі при звільненні працівників............................................................... 131

4.7. Складання особистих офіційних документів.............................................................. 145

5. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РОБОТИ З
ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА МІСЦЕВОГО
САМОВРЯДУВАННЯ............................................................................................................. 151

5.1.Державна служба та її особливості в Україні................................................................ 151

5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців 153

5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом................................... 159

для зайняття посад державних службовців......................................................................... 159

5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців 162

5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування.... 168

5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі 176

5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади..... 179

6. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ

ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ І МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ......................... 189

6.1.Планування роботи в органах влади............................................................................ 189

6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення

апаратних нарад, засідань, зборів,........................................................................................ 194

конференцій, колегій............................................................................................................. 194

6.3. Документування діяльності виборчих комісій........................................................... 196

та комісій з референдумів...................................................................................................... 196

7. ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ
ТА САМОВРЯДУВАННЯ................................................................................................... 203

7.1. Сутність звернення громадян до органів................................................................ 203

державного управління та місцевого самоврядування...................................................... 203

7.2. Особливості складання окремих документів.............................................................. 204

7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення.................................................. 206

7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації........................ 209

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації............ 211

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади................................................. 211

8 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В УСТАНОВІ................................................... 216

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ.......................................................................................... 246

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством....246

9.2.Функції ділової служби................................................................................................... 248

9.3.Функції керівника діловодної служби........................................................................... 250

9.4.3вітність канцелярії про виконану роботу.................................................................... 252

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення
управління в органах державної влади та місцевого самоврядування............................ 253

10. ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ.................................................................................................. 262

10.1.Правова охорона документів....................................................................................... 262

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання......................................................................... 263

10.3. Захист за допомогою технічних засобів..................................................................... 265

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ
ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ
ДЕРЖАВИ................................................................................................................................. 267

11.1. Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до
державної таємниці................................................................................................................ 267

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю 272

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави.............................. 279

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну

інформацію, що є власністю держави.................................................................................. 280

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності............................... 291

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ....296

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій....................................................... 296

12.2. Системи електронного документообігу............................................................. 304

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу
................................................................................................................................................. 330

Термінологічний словник........................................................................................................ 335

Список літератури:.................................................................................................................... 346

Додатки...................................................................................................................................... 350

Дата добавления: 2015-07-18